Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное заполнение её страниц регламентируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами Пенсионного фонда и других ведомств. В статье подробно рассматриваются какие именно записи должны быть внесены в трудовую книжку, как их оформлять в бумажном и электронном виде, а также какие особенности следует учитывать при переходе на электронную форму.

Основные сведения, обязательные к внесению

В соответствии с п. 3 Порядка заполнения трудовых книжек, в каждую запись вносятся следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения (число, месяц, год);
• Место рождения;
• Графа 1 – порядковый номер записи;
• Графа 2 – дата выдачи бумажной трудовой книжки;
• Графа 3 – сведения о месте и дате начала работы;
• Графа 4 – сведения о месте и дате окончания работы;
• Графа 5 – основной труд (должность, место работы);
• Графа 6 – сведения о переводах, изменении условий труда;
• Графа 7 – сведения о премиях, надбавках, надбавках за выслугу лет;
• Графа 8 – сведения о награждениях, благодарностях, поощрениях;
• Графа 9 – сведения о профсоюзном членстве;
• Графа 10 – сведения о профсоюзных отчётах и выплатах;
• Графа 11 – сведения о страховом стаже;
• Графа 12 – сведения о выплатах, произведённых в связи с увольнением;
• Графа 13 – сведения о переходе на электронную форму трудовой книжки;
• Графа 14 – подпись работодателя (или уполномоченного лица).

Все даты вносятся арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначным (например, ).

Записи о переходе на электронную трудовую книжку

С года работодатели обязаны оформить переход на электронную форму. В этом случае в соответствующую графу (обычно Графа 13) вносятся:

1. Дата перехода;
2. Номер электронного документа;
3. Ссылка на электронный ресурс, где размещена запись;
4. Подпись работодателя (или уполномоченного лица).

Эти сведения позволяют в дальнейшем быстро проверить, что у сотрудника действительно есть электронная трудовая книжка.

Как оформлять записи в бумажной форме

Если трудовая книжка была заведена до , в неё вносятся записи только в свободные строки раздела Сведения о работе. При отсутствии свободного места оформляется вкладка (дополнительный лист), который пришивается к книжке.

При заполнении:

• Записи делаются чётким почерком;
• Ошибки не стираются, а зачеркиваются одной чертой, после чего рядом указывается правильная информация;
• Все изменения фиксируются в журнале учёта трудовых книжек;
• В конце каждой страницы ставится подпись ответственного лица.

Сканрование и электронное хранение

С 2026 года Пенсионный фонд рекомендует сканировать всю запись, включая сведения, датируемые периодом до . При сканировании следует соблюдать:

• Разрешение – минимум 300 dpi;
• Формат – JPG или PDF;
• Размер файла – не более 1 Мб;
• Цветное сканирование;
• Страницы упорядочены хронологически и должны быть читабельными.

Полученные файлы загружаются в личный кабинет на Госуслуги, где работник может запросить справку/выписку о своей трудовой деятельности.

Как убедиться в наличии электронной трудовой книжки у кандидата

Работодатель, выбирающий электронную форму, обязан выдать сотруднику бумажную копию, в которую вносится запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66 ТК РФ). Эта запись подтверждает, что у сотрудника есть электронный документ, а также служит доказательством того, что он получил бумажную копию для личного пользования.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вносить записи в уже заполненную страницу? – Да, но только в случае, когда в книжке ещё есть свободные строки. При их отсутствии используется вкладыш.
2. Какие документы подтверждают перевод сотрудника в основные работники? – Официальное распоряжение организации, приказ о переводе, а также копия трудового договора, где указаны новые условия.
3. Как оформить запись о премировании? – В соответствующую графу (обычно Графа 7) указывается дата, размер премии, цель выплаты и ссылка на внутренний документ (приказ, решение).
4. Что делать, если запись была допущена ошибочно? – Ошибку следует зачеркнуть одной чертой, после чего рядом указать правильные данные и подписать запись ответственным лицом.

Правильное заполнение трудовой книжки – обязательный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Записи, которые должны быть внесены, охватывают всю информацию о трудовой деятельности: от личных данных до сведений о переходе на электронную форму. Соблюдение требований Порядка заполнения, а также правил сканирования и хранения электронных копий, позволяет избежать проблем при проверках со стороны контролирующих органов и при оформлении пенсионных выплат.

Для более удобного контроля рекомендуется пользоваться специализированными сервисами (например, Ozon или Контур), где можно загрузить скан-копии, сформировать образцы записей и получить консультацию по конкретным случаям.