Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ С 2021 года в России введены электронные трудовые книжки, однако бумажные аналоги продолжают использоваться в некоторых случаях․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу, предоставим образец заполнения и разъясним все нюансы;

Нормативная база и актуальные изменения

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней․ С 1 января 2023 года введены в обращение трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним․

Что изменилось в 2023-2026 годах:

• Введены трудовые книжки нового образца с улучшенной защитой от подделок;
• Упрощена процедура внесения изменений в записи;
• Расширены возможности для дистанционной работы с документами;
• Установлены новые требования к оформлению вкладышей․

Подготовка к заполнению трудовой книжки

Необходимые документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. Трудовая книжка работника (если она уже имеется);
3. Документы об образовании (при необходимости);
4. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
5. Приказ о приеме на работу (№Т-1 или Т-1а)․

Что нужно подготовить работодателю:

• Бланк трудовой книжки установленного образца;
• Чернила (паста) черного, синего или фиолетового цвета;
• Штамп организации с полным наименованием;
• Печать организации (если применяется);
• Образец подписи руководителя или уполномоченного лица․

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1․ Проверка трудовой книжки

Перед заполнением необходимо убедиться, что:

• Трудовая книжка не содержит подчисток, помарок или неоговоренных исправлений;
• Все предыдущие записи соответствуют требованиям законодательства;
• В наличии есть свободные страницы для внесения новой записи;
• Трудовая книжка не повреждена (нет надрывов, потертостей)․

Шаг 2․ Внесение записи о приеме на работу

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» на первой странице трудовой книжки․ Пример заполнения:

Шаг 3․ Оформление ьного листа

ьный лист заполняется в следующем порядке:

1. Фамилия, имя, отчество работника — полностью, без сокращений;
2. Дата рождения — число, месяц, год;
3. Образование — указывается полное наименование учебного заведения и полученная специальность;
4. Профессия, специальность — в соответствии с документом об образовании;
5. Дата заполнения — число, месяц, год;
6. Подпись владельца — работник ставит подпись в присутствии работодателя;
7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки — обычно это руководитель отдела кадров или генеральный директор․

Шаг 4․ Проставление печатей и штампов

После внесения записи необходимо:

• Проставить оттиск печати организации (если применяется);
• Поставить штамп организации с полным наименованием;
• Заверить запись подписью ответственного лица с расшифровкой;
• Указать должность ответственного лица․

Образец заполненной трудовой книжки

Ниже представлен пример заполнения трудовой книжки при приеме на работу:

Раздел «Сведения о работе»:

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при заполнении:

• Отсутствие даты — все записи должны быть датированы;
• Неполные наименования — нельзя сокращать названия должностей и организаций;
• Исправления без оговорки — все исправления должны быть заверены подписью и печатью;
• Несоответствие приказу — запись должна полностью соответствовать тексту приказа;
• Отсутствие подписей — обязательно наличие подписи работника и ответственного лица;
• Использование неправильных чернил — только черные, синие или фиолетовые чернила;
• Заполнение не в день издания приказа — максимальный срок — 7 дней с момента издания приказа․

Электронная трудовая книжка: особенности оформления

С 2021 года основной формой является электронная трудовая книжка․ При приеме на работу необходимо:

1. Зарегистрировать работника в системе СФР (Сведения о фактах трудовой деятельности);
2. Внести сведения о приеме на работу в личный кабинет работника на портале Госуслуг;
3. Уведомить работника о возможности перехода на электронную трудовую книжку;
4. При необходимости предоставить бумажную трудовую книжку для внесения записи (по заявлению работника)․

Сведения об электронной трудовой книжке вносяться в форму ЕФС-1, которая включает:

• Срок действия трудового договора;
• Информацию о дистанционной работе;
• Сведения о неполном рабочем времени;
• Данные о совместительстве;
• Информацию о профессиональном обучении․

Сроки и ответственность

Сроки внесения записи:

• При приеме на работу, не позднее 7 дней со дня издания приказа;
• При переводе — в день издания приказа о переводе;
• При увольнении — в день издания приказа об увольнении;
• При изменении наименования организации — в течение 15 дней со дня изменения․

Ответственность работодателя:

• За неправильное ведение трудовой книжки — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• За несохранение трудовой книжки, штраф до 200 000 рублей;
• За внесение неправильных сведений — административная ответственность;
• В случае ущерба работнику — материальная ответственность․

Полезные ресурсы и шаблоны

Для удобства мы собрали полезные ссылки на ресурсы, где можно скачать:

• Образец заполнения трудовой книжки в формате Word;
• Инструкцию по заполнению от КонсультантПлюс;
• Шаблон приказа о приеме на работу (Т-1);
• Образец трудовой книжки нового образца;
• Форму ЕФС-1 для электронной трудовой книжки․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет, все записи должны вноситься в день издания соответствующего приказа․ Исключение составляют случаи, когда работник не предъявил трудовую книжку при приеме на работу — тогда запись вносится в день предъявления․

Вопрос 2: Что делать, если работник отказывается предъявлять трудовую книжку?

Ответ: В этом случае работодатель обязан сделать соответствующую запись в журнале учета трудовых книжек и оформить дубликат․ При последующем предъявлении трудовой книжки все записи переносятся в нее․

Вопрос 3: Можно ли использовать трудовую книжку старого образца?

Ответ: Да, трудовые книжки старого образца действительны до полного заполнения․ Однако при необходимости можно оформить новый бланк․

Вопрос 4: Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ответ: Для исправления ошибки необходимо:

1. Зачеркнуть неправильную запись одной чертой;
2. Написать правильную запись;
3. Сделать надпись «Исправленному верить» с указанием должности, подписи и даты;
4. Поставить печать организации․

Вопрос 5: Нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки?

Ответ: Да, все сведения об электронных трудовых книжках должны быть зарегистрированы в системе СФР и переданы в Пенсионный фонд РФ․

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это не только требование закона, но и важный элемент кадрового делопроизводства․ Следуя нашей инструкции и используя предоставленные образцы, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации․

Помните, что:

• Все записи должны быть точными и полными;
• Сроки внесения записей строго регламентированы;
• Ответственность за правильное ведение трудовой книжки лежит на работодателе;
• Электронные трудовые книжки постепенно вытесняют бумажные аналоги;
• Регулярное обновление знаний в этой области поможет избежать проблем․

Сохраните эту статью в закладки, чтобы всегда иметь под рукой актуальную информацию по заполнению трудовых книжек!