Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное заполнение её отделов, особенно раздела «Сведения о работе», гарантирует соответствие Трудовому кодексу РФ и избавит от проблем при оформлении переводов, увольнений и иных кадровых процедур.
Что именно входит в раздел «Сведения о работе»
В эту ячейку вносятся данные, которые характеризуют:
- Должность (рабочее место)
- Специальность, профессия, квалификация
- Дата приема на работу
- Номер и дата приказа (или иного документа), на основании которого произошло приём
- Сведения о переводе, совместительстве, переходе на другую работу
Если в трудовом договоре нет какой‑либо из этих сведений, их в книжку не заносят.
Пошаговая инструкция по заполнению
Подготовка документа
- Убедитесь, что у сотрудника есть паспорт, диплом (или иные документы, подтверждающие образование и квалификацию) и приказ о приёме на работу (или приказ о переводе, увольнении и т.п.).
- Проверьте, что в книжке есть свободный лист (или вкладыш), предназначенный для новой записи.
Заполнение полей
| Поле 1 | Порядковый номер записи (указывается вручную). |
| Поле 2 | Дата приема на работу (в формате ДД.ММ.ГГГГ). |
| Поле 3 | Наименование документа, на основании которого сделан приём (например, «Приказ № 15 от »). |
| Поле 4 | Наименование должности (рабочего места); |
| Поле 5 | Специальность, профессия, квалификация (по справочнику ОКПД2/ОКСУД). |
Пример заполнения:
1 | | Приказ № 15 от | Инженер‑технолог | Специальность 2211 – «Механический инженер», квалификация 3
Оформление подписи
В конце записи ставят подпись ответственного лица (например, начальника отдела кадров) и, при необходимости, печать организации.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный порядок номеров. Номера записей должны идти последовательно. При добавлении новой записи нумеруйте её следующим свободным номером.
- Неуказание даты приказа. Дата и номер приказа обязательны – без них запись считается недействительной.
- Омиссивное указание квалификации. Если в паспорте указана только специальность, но не квалификация, уточните её в справочнике или в приказе.
- Заполнение без подписи. Отсутствие подписи ответственного лица делает запись неофициальной.
Что делать, если места в книжке закончились
Если на основном листе не осталось места для новой записи, используйте вкладыш (дополнительный лист), который обычно прилагается к каждой книжке. Вкладку оформляйте так же, как и основной лист, но укажите, что это вкладка № X.
Примеры заполнения разных ситуаций
Приём на работу
1 | | Приказ № 34 от | Старший аналитик | Специальность 0801 – «Бухгалтер‑экономист», квалификация 2
Перевод на другую должность
2 | | Приказ № 57 от | Руководитель отдела маркетинга | Специальность 0103 – «Маркетинг», квалификация 4
Перевод на другую организацию (увольнение)
3 | | Приказ № 102 от | — (увольнение) — | — (специальность не указана),
Сроки внесения сведений
Согласно Постановлению Минтруда России от № 69, сведения о приёме на работу необходимо внести в течение 7 календарных дней с даты издания приказа.
Краткое резюме
- Соберите все необходимые документы (паспорт, диплом, приказ).
- Найдите свободный лист (или вкладыш) в книжке.
- Заполните поля в следующем порядке: номер записи, дата приёма, документ, должность, специальность/квалификация.
- Укажите номер и дату приказа, а также поставьте подпись и печать.
- Убедитесь, что все записи нумеруються последовательно и подписаны.
- Сохраняйте копию записи в кадровом деле.
Соблюдая эти правила, вы гарантируете корректность оформления трудовой книжки и избежите проблем при кадровых проверках.
Автор статьи: кадровый консультант, 23 мая 2026 г.