Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему играют важную роль, и их ведение требует строгого соблюдения законодательства. Ошибка в заполнении может привести к серьезным проблемам для сотрудника при оформлении пенсии или на новом месте работы.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнить трудовую книжку, на что обратить внимание в 2026 году и как избежать типичных ошибок.

Нормативная база

Основными документами, регламентирующими порядок ведения трудовых книжек, являются:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными Постановлением Правительства РФ).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от г. № 69.

В 2026 году важно учитывать актуальные изменения в законодательстве, которые могут касаться как совмещения бумажного и электронного формата, так и специфики записей о совместительстве или вахтовом методе работы.

Оформление титульного листа

Титульный лист — это «лицо» документа. Ошибки на нем недопустимы и могут стоить сотруднику стажа.

Основные правила заполнения титульника:

1. ФИО сотрудника. Данные необходимо скопировать из паспорта. Категорически запрещается использовать инициалы или сокращения (например, нельзя писать «Иванов И.И.», нужно писать «Иванов Иван Иванович»).
2. Дата рождения. При написании даты на титульном листе месяц указывается прописью, а день и год — цифрами.
3. Образование и профессия. Указываются на основании диплома или аттестата. Если сотрудник получает вторую специальность или новый квалификационный класс, это вносится дополнительно.
4. Дата заполнения. Проставляется арабскими цифрами.

Что делать, если допущена ошибка на титульном листе?

Исправления на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее при их первичном заполнении недопустимы. Если кадровик допустил помарку или неточность, испорченный бланк необходимо уничтожить (составив акт) и заполнить новый, уже без ошибок.

Заполнение сведений о работе

Раздел «Сведения о работе» заполняется в хронологическом порядке. Важно соблюдать строгую структуру граф:

Графа 1: Порядковый номер записи

Каждая новая запись получает свой уникальный порядковый номер, следующий за предыдущим.

Графа 2: Дата

Указывается дата приема на работу, перевода, увольнения или иного события. При написании даты в книжке нужно указать дату и месяц, используя по две цифры (например, «05» для мая), а затем год, используя четыре цифры (например, «2026»). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 3: Сведения о работе

В этой графе в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя. Под этим заголовком вносится информация:

• О приеме на работу с указанием структурного подразделения.
• О выполняемой работе.
• О переводе на другую постоянную работу.
• Об увольнении с указанием причин и ссылкой на статью ТК РФ.

Далее, в этой же строчке (где указывается прием или перевод), указывается название должности (работы), специальности, профессии и (или) квалификация. Важное правило: если трудовой договор подобную информацию не содержит (например, о структурном подразделении), вносить подобные сведения в книжку не нужно.

Графа 4: Основание для записи

Сюда заносятся сведения о документе, на основании которого работник принят на работу, переведен или уволен, с обязательным указанием его даты и номера (например, «Приказ от № 34-к»).

Записи о совместительстве и вахте

Работники часто задают вопросы о том, нужно ли вносить записи о работе по совместительству или вахтовым методом.

• Совместительство: Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы на основании справки от работодателя по совместительству.
• Вахтовый метод: Записи о вахтовом методе работы вносятся в стандартном порядке, с указанием особенностей работы в графе 3, если это прямо предусмотрено приказом и трудовым договором.

Оформление вкладыша

Если раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончился, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Нужно заполнить титульник вкладыша таким же образом, же как и у основной трудовой книжки. В нём проставляется дата заполнения и актуальные персональные данные сотрудника. На титульном листе основной книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Правильное заполнение трудовой книжки — это юридическая ответственность работодателя. Аккуратность, знание Инструкции № 69 и актуальных Правил, а также внимание к деталям (таким как форматы дат или полнота указания ФИО) позволят избежать исправлений и обеспечат сотруднику беспроблемный учет его трудового стажа.