Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина․ Правильное её заполнение при приеме на работу критически важно как для работодателя, так и для сотрудника․ В статье разберем, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, как и когда вносить запись о приеме, а также особенности перехода на электронную форму (ЭТК)․

Виды бланков трудовой книжки

В 2026 году действуют два вида бланков:

• Бумажный бланк установленного образца — утвержден Приказом Минтруда России․ Имеет ьный лист и 10 разворотов (20 страниц) для записей․ При необходимости используется вкладыш․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — информация хранится в базе СЗВ-ТД и формируется в форме ЕФС-1․ Работник может получить выписку из ЭТК в бумажном виде․

Главное правило: бланк ТК (бумажный) должен быть оформлен на дату приема на работу․ Заполнять его задним числом запрещено, так как бланки регистрируются в журнале учета, а на ьном листе ставится дата его заполнения․

Когда выдается трудовая книжка новому сотруднику?

Если сотрудник предоставляет свою старую бумажную ТК, работодатель обязан:

1. Принять её у сотрудника и оформить акт приема-передачи (можно оформить комиссией, если записей много)․
2. Внести запись о приеме на работу в предоставленную книжку․

Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, она утеряна или он работает впервые), работодатель обязан:

1. Выдать новый бланк ТК․
2. Срок: не позднее шестого дня работы сотрудника (п․ 2 Приказа Минтруда № 320н)․

Как правильно заполнить запись о приеме на работу?

Запись вносится в Раздел I «Сведения о работе» на первое свободное место․

Образец записи в бумажную трудовую книжку

Особые случаи заполнения

• Прием в обособленное структурное подразделение: В графе 3 указывается полное наименование организации и подразделения (например, «Принят(а) на работу в обособленное структурное подразделение «Филиал «Северный» ООО «Ромашка» в качестве․․․»)․
• Прием у индивидуального предпринимателя (ИП): В графе 3 указывается: «Принят(а) на работу к индивидуальному предпринимателю [ФИО ИП]»․ Реквизиты документа — номер и дата трудового договора․
• Прием на неполную ставку: В графе 3 указывается «Принят(а) на работу на 0,5 ставки (неполное время)»․
• Прием по срочному трудовому договору: Указывается «Принят(а) на работу по срочному трудовому договору № ․․․ от ․․․ на срок до ․․․»․
• Прием совместителя: Указывается «Принят(а) на работу по совместительству в качестве․․․»․

Запись о приеме при переходе на Электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если сотрудник в день приема на работу (или позже) подает заявление о переходе на ЭТК, порядок действий следующий:

1. Шаг 1: Принять от сотрудника письменное заявление (образец можно скачать)․
2. Шаг 2:
3. Шаг 3: Информация о приеме на работу вносится в ЭТК (форму ЕФС-1) в соответствии с Приказом Минтруда № 320н․

Важно: Если бумажная ТК не была оформлена вовремя (например, сотрудник проработал больше 5 дней без записи), её нельзя оформить задним числом․ В этом случае работодатель обязан оформить только ЭТК․

ьный лист: что указывать?

При выдаче новой бумажной ТК (при утере или первом трудоустройстве) ьный лист заполняется с особой тщательностью․ Ошибки делают бланк недействительным․

Ответственность за нарушения

Несоблюдение правил оформления ТК влечет ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб․
• За невыдачу ТК в срок — штраф от 5 000 до 10 000 руб․ (или дисквалификация)․

Что должен проверять работник?

Получив трудовую книжку (бумажную или выписку из ЭТК), сотрудник должен:

1. Проверить правильность всех реквизитов (ФИО, дата рождения, СНИЛС)․
2. Убедиться, что запись о приеме содержит точную должность, дату и реквизиты документа (приказ/договор)․
3. Проверить, что в графе «Подпись работника» стоит его подпись․

При обнаружении ошибок или неточностей необходимо сразу же обратиться в отдел кадров для их исправления․

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ (Приказ Минтруда № 320н, ТК РФ) и актуальных разъяснений контролирующих органов по состоянию на 2026 год․