Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовые книжки, приведем примеры записей, а также расскажем о нововведениях в правилах учета, хранения и заверения копий․
Новые правила и бланки: что изменилось?
Работодателям крайне важно следить за актуальностью нормативной базы․ С 1 сентября действует новый порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Минтрудом․ Данные изменения затронули сразу несколько аспектов:
- Новые бланки: Минтруд утвердил новые формы трудовых книжек и вкладышей в них․
- Правила заполнения: обновлены требования к внесению записей, исправлению ошибок и формулировкам при увольнении․
- Хранение: изменены сроки и порядок хранения документов в организации․
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) бумажный формат не отменен, однако теперь работник имеет право выбрать, вести ли ему только электронный вариант или сохранять бумажный․
Пример заполнения трудовой книжки
Правильное заполнение ьного листа и раздела сведений о работе, залог того, что у сотрудника не возникнет проблем с подтверждением стажа в Пенсионном фонде или на новой работе․
ьный лист
На ьном листе указываются персональные данные работника․ Они вносятся на основании паспорта и документа об образовании․
Пример заполнения ьного листа:
- Фамилия: ИВАНОВ
- Имя: ПЕТР
- Отчество: СЕРГЕЕВИЧ
- Дата рождения:
- Образование: Высшее
- Профессия, специальность: Юрист
- Дата заполнения:
Ниже ставится подпись работника, подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации (при наличии)․
Сведения о работе
В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под этим заголовком вносятся записи о приеме, переводах и увольнении․
Пример записи о приеме на работу:
- Графа 1 (№ записи): 5
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о работе): Принят в юридический отдел на должность юрисконсульта․
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 12-к
Пример записи об увольнении:
- Графа 1 (№ записи): 6
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о работе): Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 25-к
Учет и хранение трудовых книжек
Организация несет строгую ответственность за сохранность бланков и заполненных трудовых книжек сотрудников․ Для этого наниматель обязан вести специальную документацию․
Книга учёта движения трудовых книжек
Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них наниматель обязан вести для учета перемещения трудовых книжек внутри организации․ В нее вносятся данные о всех принятых от сотрудников трудовых книжках (при приеме на работу) и о выданных (при увольнении)․ Также в книге отражаются сведения о newly оформленных бланках․
Приходно-расходная книга
Эта книга предназначена для учета бланков трудовых книжек и вкладышей, которые организация закупает для собственных нужд․
Важно: как учитывать и хранить трудовые книжки, как вести книги по учету трудовых книжек, как заверить книги учета трудовых книжек — все эти процедуры строго регламентированы новыми правилами Минтруда․ Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и скреплены сургучной печатью или опломбированы․
Как правильно заверять копии трудовых книжек
Часто сотрудникам требуются копии трудовых книжек для предоставления в различные инстанции․ Копии трудовых книжек нужно заверять по-новому, в зависимости от того, куда именно предоставляется документ․
Правила заверения с 1 июля 2018 г․
Как заверять трудовые книжки с 1 июля 2018 г․? Главным нововведением стало разделение правил заверения в зависимости от цели:
- Для внутреннего использования (в самой компании): на последней странице копии ставится надпись «Верно», должность заверяющего лица, подпись и расшифровка подписи, а также дата заверения․
- Для внешних организаций (банк, ПФР, МФЦ и др․): к стандартному блоку добавляется фраза «Подлинник документа находится в (наименование организации)» и указывается место хранения трудовой книжки (например, номер сейфа или кабинета)․ Без этой фразы копия будет считаться недействительной для предоставления вне компании․
Пример заверительной надписи для банка или МФЦ:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А․Б․ Иванова
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка», дело № 45․
Трудовая книжка требует к себе максимально внимательного отношения как со стороны работника, так и со стороны работодателя․ Ошибки в заполнении, неправильный учет или нарушение правил заверения копий могут привести к серьезным юридическим и финансовым последствиям․ Обязательно учитывайте новые стандарты ведения и хранения, актуальные на текущий момент, чтобы документ всегда имел юридическую силу․