Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. Именно записи в этом документе формируют будущую пенсию, поэтому любые неточности могут привести к уменьшению ее размера, отсрочке назначения или даже отказу в признании стажа. В этой статье мы подробно разберем, как правильно делать записи в трудовой книжке, приведем наглядные примеры и расскажем, как исправлять ошибки.
Общие правила ведения трудовой книжки
Независимо от того, ведет ли работодатель бумажную или электронную трудовую книжку (ЭТК), существуют строгие правила заполнения:
- Соблюдение хронологии: Все записи должны вноситься последовательно.
- Заполнение граф: В разделе «Сведения о работе» есть 4 графы, каждая из которых имеет свое назначение.
- Запрет на произвол: Сведения о работе нельзя вносить в раздел «Сведения о награждениях». Законом такая возможность не предусмотрена.
- Ссылка на документ: Любая запись (прием, перевод, увольнение) делается строго на основании приказа или иного решения работодателя.
Структура раздела «Сведения о работе»
Каждый блок записей в трудовой книжке имеет четкую структуру. Разберем назначение каждой графы:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата события (принятия на работу, перевода, увольнения) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3: Суть записи (наименование работодателя, информация о приеме, переводе, увольнении и причинах увольнения).
- Графа 4: Реквизиты документа, на основании которого внесена запись (наименование, дата и номер приказа).
Примеры правильных записей
Чтобы не совершить ошибок, кадровику всегда нужен образец для подражания (как подать пример). Ниже приведены самые частые варианты записей.
Пример 1: Прием на работу
Запись о приеме на работу включает в себя с названием организации и саму суть записи.
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Пример 2: Перевод на другую должность
Перевод оформляется без нового заголовка организации, если сотрудник остается работать у того же работодателя.
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен в отдел маркетинга на должность старшего маркетолога.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Пример 3: Увольнение работника
Запись об увольнении обязательно должна содержать ссылку на статью Трудового кодекса РФ.
- Графа 1: 13
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 67-к
После записи об увольнении работник кадровой службы ставит свою подпись, подпись работника и печать организации (при наличии).
Исправление ошибок в трудовой книжке
Даже самые незначительные на первый взгляд неточности, как в электронной, так и в бумажной трудовой книжке, могут привести к отказу в признании стажа. Ошибки в трудовой книжке могут привести к уменьшению размера пенсии. Если запись выполнена с ошибками или исправлениями, которые не были заверены, время работы в этой организации для пенсионного стажа может быть не учтено.
Что делать, если неверная дата или должность?
Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено! Изменения производятся путем признания записи недействительной.
Пример исправления неверной должности:
- Графа 1: 14
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 11 недействительна. Принят в отдел продаж на должность старшего менеджера по продажам.
- Графа 4: Приказ от № 12-к (или новый приказ, если ошибка была выявлена позже).
Если организация ликвидирована
Часто возникает проблема: в трудовой книжке работника была неверно указана его должность, но организация уже ликвидирована. В таком случае сотруднику необходимо обратиться в государственный архив, где хранятся документы ликвидированного предприятия, или к правопреемнику организации. Исправление вносится текущим работодателем на основании полученных из архива справок. В графе 4 при этом указываются реквизиты архивной справки, на основании которой вносится исправление.
Специфика электронных трудовых книжек (ЭТК)
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок в электронном формате это не исключает. Как правило, специальный стаж автоматически учитывается Социальным фондом России (СФР) при оформлении страховых пенсий. Тем не менее, если в ЭТК внесена неверная дата приема на работу у предыдущего работодателя, эту информацию также нужно актуализировать через текущего работодателя или напрямую через СФР.
Трудовая книжка требует предельно внимательного отношения. Каждый частный случай записи или исправления должен строго соответствовать законодательству. Приведенные выше примеры помогут избежать распространенных ошибок, которые могут стоить работнику части его пенсионного стажа. Помните: вовремя исправленная и правильно заверенная запись — это гарантия спокойствия работника при оформлении пенсии в будущем.