Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина․ Её правильное ведение критически важно для расчёта пенсии, получение пособий и подтверждения опыта работы․ С 1 января 2024 года вступили в силу важные изменения в порядке ведения и заполнения этого документа; Данная статья представляет собой подробное пошаговое руководство․

Основные правила и ответственные лица

Согласно действующей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России):

• Работодатель обязан вести трудовую книжку по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор․
• Заполнение должно быть аккуратным, разборчивым, без исправлений, помарок и сокращений (кроме устоявшихся)․
• Все записи завершаются подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (штамп «ОТДЕЛ КАДРОВ» или аналогичный)․
• Работодатель бесплатно выдаёт работнику новую трудовую книжку (или вкладыш) при первом трудоустройстве, а также при утрате или заполнении всех страниц․

Что вносится в трудовую книжку: ключевые записи

В книжку обязаны вноситься следующие сведения (п․ 2․2 Инструкции):

1. ФИО, дата и место рождения работника (на титульном листе)․
2. Сведения о работодателе (наименование, ОГРН, адрес) на момент приёма․
3. Дата и основание приёма на работу (приказ, договор)․
4. Все переводы на другую работу (в ту же или другую организацию), совместительство․
5. Увольнение с указанием даты и основания (статья Трудового кодекса)․
6. Иные сведения, связанные с трудовыми отношениями (например, о прохождении военной службы, если она включается в стаж)․

Запись о приёме на работу (первая запись)

Формулировка: «Принят(а) на работу [должность, специальность, профессия] с [дата]»․ Указывается основание: «На основании приказа №․․․ от ․․․» или «На основании трудового договора от ․․․»․

Пример: «Принят на работу инженером-программистом с ․ На основании приказа № 45-к от »․

Запись об увольнении (последняя запись)

Формулировка: «Уволен(а) с [дата] в связи с [конкретное основание из ст․ 77, 78, 81 ТК РФ]»․

Пример: «Уволен с в связи с истечением срока трудового договора (п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)»․

Важно! В случае увольнения по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ) запись должна содержать точную формулировку: «Уволен по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)»․

Пошаговая инструкция для разных ситуаций

Шаг 1: Приём на работу (оформление новой книжки)

• Работодатель приобретает новый бланк установленной формы (с 2024 года действует обновлённый образец)․
• Заполняет титульный лист: ФИО, дата рождения, СНИЛС (при наличии), образование, специальность․
• На первой странице в разделе «Сведения о работе» делает первую запись о приёме․
• Сотрудник знакомится с записями и расписывается в «Отметке о ознакомлении»․

Шаг 2: Перевод, повышение, совместительство

• Совершается новая запись на следующей свободной странице․
• Указывается дата и основание перевода (приказ)․
• Проставляется новая должность/специальность․
• Пример: «Переведён на должность старшего инженера с ․ На основании приказа № 112-к от »․

Шаг 3: Увольнение

• Запись об увольнении вносится на следующей свободной странице после последней записи о работе․
• Указывается точная дата последнего рабочего дня и номер и дата приказа об увольнении․
• Формулировка основания должна полностью соответствовать тексту статьи ТК РФ․

Шаг 4: Заполнение всех страниц

Если все страницы заполнены, но требуется новая запись (например, новое трудоустройство), работодатель обязан оформить вкладыш․

• Вкладыш выдаётся бесплатно․
• На первом листе вкладыша делается отметка: «Выдан вкладыш к трудовой книжке серии ․․․ № ․․․»․
• Все последующие записи вносятся только во вкладыше․
• В самой старой книжке на последней странице ставится отметка: «Записи о дальнейшей трудовой деятельности вести во вкладыше»․

Важные нововведения с

С 2024 года изменились ключевые моменты:

1. Дубликат трудовой книжки․ При утрате оригинального документа работодатель может оформить дубликат:
   • На старом бланке (если такие чистые бланки были приобретены до 2024 года)․
   • На новом бланке установленной формы (с 2024 года)․
2. Содействие в подтверждении стажа․ Работодатель теперь обязан помогать работнику в получении документов, подтверждающих стаж, предшествующий работе у данного нанимателя (например, справок с предыдущих мест работы)․
3. Отчётность․ С 2023 года для отчётности в ПФР вместо формы СЗВ-ТД используется форма ЕФС-1 (раздел 1, подраздел 1․1), куда вносятся сведения о трудовой деятельности․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует система Электронной трудовой книжки․ С 1 января 2024 года работодатели обязаны:

• Вносить сведения о трудовой деятельности в Единую государственную систему (ЕГИС ТК) в течение 5 рабочих дней с даты приёма/увольнения․
• При наличии у работника бумажной книжки — сделать в ней соответствующую запись о переходе на ЭТК․
• Запись в бумажной книжке при переходе на ЭТК: «Сведения о трудовой деятельности внесены в электронную трудовую книжку․ С [дата]»․

Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК или оформить бумажный дубликат на основе электронных данных․

Типичные ошибки и как их избежать

• Исправления и помарки․ Нельзя исправлять записи․ При ошибке её необходимо зачеркнуть одну сплошную линию, оставив читаемым исходный текст, и рядом сделать новую запись с указанием даты исправления и подписью․
• Сокращения․ Нельзя сокращать слова (т․д․, т․п․, г․)․ Пишите полностью: «государственное», «учреждение»․
• Неточное указание основания увольнения․ Обязательно указывайте номер пункта части статьи 77 ТК РФ или другую конкретную норму․
• Отсутствие печати или подписи․ Каждая запись должна быть завершена подписью ответственного лица и печатью организации․
• Заполнение «лишних» страниц․ Не заполняйте пустые страницы между записями․ Оставляйте их чистыми․

Ответственность за нарушение порядка ведения

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц по ст․ 5․27 КоАП РФ (штрафы)․ Для работника это может привести к сложностям при подтверждении стажа․

Правильное заполнение трудовой книжки — это залог вашей уверенности в завтрашнем дне․ Работодатель должен строго следовать Инструкции, а работник — внимательно проверять каждую внесённую запись․ При наличии любых неясностей или ошибок требуйте их немедленного исправления․ Помните, что с 2024 года акцент сделан на электронный учёт, но бумажный документ продолжает оставаться главным доказательством вашего трудового стажа․

Дата актуализации информации: май 2026 года․ Перед применением рекомендуется свериться с действующей редакцией Инструкции, утверждённой Приказом Минтруда России․