Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника; Несмотря на глобальную цифровизацию, ведение этого документа остается одной из важнейших обязанностей работодателя. В этой статье мы максимально подробно разберем, как правильно заполнять бумажную и электронную трудовые книжки при работе по трудовому договору, когда вносить записи и как оформить увольнение.

Общие правила заполнения бумажной трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо строго соблюдать Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцию по заполнению. Вот базовые принципы:

• Сроки: Запись о работе по трудовому договору вносится не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу.
• Язык: Все записи ведутся на государственном языке РФ (русском).
• Оформление: Записи производятся аккуратно, без помарок и сокращений. Слова вроде «приказ», «распоряжение», «переведен», «уволен» пишутся полностью.
• Нумерация: В разделе «Сведения о работе» графа 1 (№ записи) должна иметь сквозную нумерацию.
• Документ-основание: Каждая запись должна опираться на приказ (распоряжение) работодателя.

Как заполнить бумажную трудовую книжку при приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации или ИП. Под этим заголовком вносятся данные:

1. Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи.
2. Графа 2 (Дата): Ставится дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
3. Графа 3 (Сведения о работе): Вносится запись о приеме. Например: «Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера». Если трудовой договор предусматривает особые условия, это указывается здесь же (например, «Принят(а) на работу по совместительству» или «Принят(а) на работу с испытательным сроком 3 месяца»).
4. Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ или распоряжение работодателя, его дата и номер. Например: «Приказ от № 12-к».

Электронная трудовая книжка (ЭТК): максимальная информация

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка. Работодатель обязан вести ЭТК на всех сотрудников, подавших соответствующее заявление, а также на тех, кто впервые устроился на работу с 2021 года. Вся информация хранится на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) в Социальном фонде России (СФР).

Как заполнить электронную трудовую книжку?

В отличие от бумажной версии, работодатель не вписывает данные от руки. Заполнение ЭТК происходит путем отправки отчетов в СФР. Вам необходимо сформировать и сдать:

• ЕФС-1 (Единая форма сведений) — именно она заменила отдельные отчеты СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ.

В отчете ЕФС-1 (подраздел 1 «Сведения о трудовой деятельности») указываются:

• СНИЛС работника;
• ФИО;
• Должность, профессия, специальность с указанием квалификации;
• Структурное подразделение (если работник принят в конкретный отдел);
• Вид выполняемой работы (основная или по совместительству);
• Код выполняемой функции (при наличии);
• Основание для кадрового мероприятия (дата и номер приказа, договора).

Когда заполнять (сдавать отчеты) по ЭТК?

Сроки предоставления сведений в СФР строго регламентированы:

1. Приеме на работу и увольнении: Отчет ЕФС-1 необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после дня издания соответствующего приказа.
2. При переводе на другую должность или повышении квалификации: Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.

Как оформить увольнение в электронной трудовой книжке?

При увольнении сотрудника с ЭТК алгоритм действий работодателя следующий:

1. Издать приказ об увольнении на основании соглашения сторон, собственного желания работника или иных причин (ст. 77 ТК РФ).
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку (если сотрудник не перешел полностью на ЭТК и сохранил бумажный вариант). В графе 3 пишется: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 — реквизиты приказа.
3. Сдать отчет ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В отчете указывается код мероприятия «УВОЛ» и причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
4. Выдать документы: В день увольнения работнику на руки выдается бумажная трудовая книжка (если она велась), а также по его запросу — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выписка из ЭТК). Если работник перешел на ЭТК и сдал бумажную книжку, выдается только СТД-Р или справка о стаже.

Как оформить увольнение в бумажной трудовой книжке

Процесс увольнения в бумажном варианте требует особой внимательности:

1. Графа 1: Порядковый номер записи.
2. Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
3. Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ. Важно: формулировки должны строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. Графа 4: Дата и номер приказа об увольнении.

После внесения записи об увольнении все записи за период работы у данного работодателя заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии) и подписью самого работника (кроме случаев, когда работник отказывается или не может расписаться).

Частые ошибки и как их избежать

• Сокращения: Недопустимо писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».
• Неверные даты: В графе 2 всегда должна стоять дата фактического начала работы (приема) или прекращения работы (увольнения), а не дата издания приказа.
• Опоздание с отчетом ЕФС-1: За несвоевременную сдачу сведений в СФР работодатель может быть привлечен к административной ответственности и штрафам.
• Исправление ошибок: В бумажной трудовой книжке зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Изменения вносятся путем признания записи недействительной (пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»), а затем вносится правильная запись.

Заполнение трудовой книжки по трудовому договору — процесс, требующий высокой точности и знания актуального законодательства. Сегодня работодателю приходится вести двойной учет: аккуратно вносить записи в бумажный бланк (если работник от него не отказался) и своевременно дублировать информацию в электронном виде через отправку отчетов ЕФС-1 в СФР. Главное правило — всегда опираться на приказы, не использовать сокращений и строго соблюдать сроки как для записей в бумаге, так и для отправки цифровых данных.