Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. Правильное её заполнение – гарантия юридической защиты работодателя и ясности прав работников. В этом материале мы разберём, как правильно вносить записи в трудовую книжку, какие изменения произошли в 2026 году и какие типичные ошибки следует избегать.
Общие требования к оформлению трудовой книжки
С 1 января 2023 г. действует новый образец трудовой книжки, утверждённым Приказом Минтруда России от № 1250. Ключевые изменения:
- Упрощённая структура разделов.
- Обязательное указание полного и сокращённого названия работодателя в графе 3.
- Возможность вести электронные записи при наличии согласия сотрудника.
Записи в книжке вносятся в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу (п. 320н. Минтруда).
Структура трудовой книжки
- ьный лист – ФИО, дата рождения, паспортные данные.
- Раздел «Сведения о работе» – графы 1‑5.
- Раздел «Сведения о воинской службе» (при наличии).
- Раздел «Сведения о наградах и поощрениях».
- Раздел «Примечания» – дополнительные сведения.
Как правильно заполнять графу 2 (дата записи)
Часто задаваемый вопрос: какой датой заполнять графу 2, если приказ об устройстве издан , а фактическая дата приёма – ? Ответ:
- В графе 2 указывается дата приёма на работу, а не дата издания приказа.
- Если приказ подписан , но сотрудник начал работать только , то в книжку записывается .
Таким образом, дата в графе 2 отражает момент начала фактической деятельности.
Примеры записей в разных ситуациях
Приём на работу
Образец записи (графа 3‑4):
Графа 3: ООО «Контур» (срок действия лицензии – до ) Графа 4: Приказ № 15 от «Об устройении в отдел продаж»
В графе 5 указывается должность, в которую переводится сотрудник, и дата перевода.
Перевод в другой отдел
Пример:
Графа 3: ООО «Контур», отдел логистики Графа 4: Приказ № 27 от «О переводе в отдел логистики»
Награждение
Запись о премировании вносится на основании приказа:
Графа 6 (примечание): Приказ № 45 от «О премировании за 2023 год», премия 15 000 ₽
Что входит в раздел «Сведения о работе»
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | ФИО |
| 2 | Дата приёма на работу |
| 3 | Наименование работодателя и должность |
| 4 | Номер и дата приказа (или другого документа) |
| 5 | Сведения о переводе, увольнении, прекращении трудовых отношений |
Особенности заполнения в 2026 году
В 2026 году вступили в силу новые методические рекомендации, опубликованные в материалах ibuhgalter.net и КонсультантПлюс. Главное:
- Указание полного названия работодателя в графе 3 обязательно.
- Сокращённое название может быть указано в скобках после полного.
- Для работников, занятых по вахтовому методу, в графе 5 указываются периоды работы по вахтам и их продолжительность.
- Записи о совместительстве теперь оформляются отдельным пунктом в графе 5, если они предусмотрены договором.
Электронные трудовые книжки
С 2023 года допускается ведение электронных записей при наличии согласия сотрудника. При этом:
- Электронный документ должен быть защищён от изменения (ЭЦП).
- В книжке указывается ссылка на электронный файл.
- Все изменения фиксируются в журнале доступа.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата – заполняют дату приказа, а не дату начала работы.
- Отсутствие ссылки на документ – без указания номера и даты приказа запись считается недействительной.
- Неучёт переводов – каждый перевод требует отдельной записи в графе 5.
- Пропуск графа 4 – без указания приказа возможна проверка нарушения трудового законодательства.
Как хранить и архивировать трудовые книжки
Работодатель обязан хранить оригиналы трудовых книжек в течение 75 лет с момента увольнения сотрудника. При переходе к электронному формату:
- Оригиналы сохраняются в архиве до окончания срока хранения.
- Электронные копии размещаются в защищённой системе доступа.
- Периодически проводится проверка соответствия записей документам.
Краткое резюме
Заполнение трудовой книжки – процесс, требующий внимания к деталям. Главное правило: в графе 2 указывается дата начала работы, а не дата приказа. В графу 3 необходимо вводить полное название работодателя, а в графу 4 – номер и дату приказа, который подтверждает устройство или перевод. С 2026 года усилились требования к полноте и ясности сведений, а также допускается электронное ведение книжки при согласии сотрудника.
Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите юридическую надёжность документа и избежите возможных проблем при проверках трудовой инспекции.
Автор: HR‑консультант, специалист по трудовому праву.