Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все этапы трудовой деятельности сотрудника. Правильное её заполнение – обязательное условие для любого работодателя. В статье собраны все необходимые сведения, примеры заполнения и ответы на часто задаваемые вопросы.
Нормативные документы, на которые ссылается практика
Для корректного оформления используются:
- Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – Инструкция по заполнению трудовых книжек;
- Приказ Минтруда России № 320н от – форма трудовой книжки и порядок её заполнения;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от .
ьный лист: что туда вписывают
В ьном листе указываются сведения, которые не меняются в течение всего трудового пути:
- Ф.И.О. работника;
- Дата рождения;
- Пол;
- Гражданство;
- Уровень образования (последний полученный уровень);
- Профессия (специальность) и/или должность, на которую был принят сотрудник;
- Номер и дата выдачи первой трудовой книжки.
Образец оформления можно посмотреть в системе Кадры – там представлен готовый шаблон.
Запись о приеме на работу
При приёме в организацию в трудовую книжку вносится запись о приёме. Пример оформления:
Графа 1 – № записи (последовательный номер) Графа 2 – Дата приема на работу Графа 3 – Основная запись (постановка на работу, основной труд) Графа 4 – Сведения о проходе служебной проверки (если есть)
Важно: если у сотрудника есть военный стаж, он отражается только в военном билете, а в трудовой книжке указывается только фактическая дата начала работы.
Запись о смене профессии, разряда или присвоении нового звания
Когда работнику присваивается новый разряд, класс, категория или вторая и последующие профессии, в трудовую книжку вносится отдельная запись:
- Графа 1 – Порядковый номер записи;
- Графа 2 – Дата, когда установлена новая профессия/разряд;
- Графа 3 – Основная запись (краткое описание новой должности или разряда).
Образование и квалификация
Образование указывается в ьном листе, но при изменении уровня (например, получение высшего образования) вносится дополнительная запись в раздел «Сведения о работе». Пример:
- Графа 1 – № записи;
- Графа 2 – Дата получения диплома;
- Графа 3 – Уровень образования (среднее профессиональное, высшее и т.д.).
Запись об увольнении
При увольнении в трудовую книжку вносится запись в графине 4 (или 5, если используется удлинённый бланк). Пример оформления:
Графа 1 – № записи (последовательный номер) Графа 2 – Дата увольнения Графа 3 – Причина увольнения (по собственному желанию, по сокращению и т.д.) Графа 4 – Подпись работника и работодателя
Примеры заполнения разных ситуаций
Ниже – типовые образцы, которые можно использовать как шаблон.
- Приём на работу впервые – Графа 1: 001, Графа 2: , Графа 3: Приём на работу в отдел бухгалтерии, Графа 4: –
- Смена профессии – Графа 1: 005, Графа 2: , Графа 3: Назначение на должность «Ведущий бухгалтер», Графа 4: –
- Увольнение по собственному желанию – Графа 1: 012, Графа 2: , Графа 3: По собственному желанию, Графа 4: Подпись сторон
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Как вносить записи, если оригинальная трудовая книжка испорчена?
Ответ: При повреждении допускается вносить данные в графу 4 (дополнительные сведения) с указанием причины исправления. При этом в новой книжке делается отметка о замене.
Вопрос: Можно ли вести электронную трудовую книжку вместо бумажной?
Ответ: Да, с года допускается электронный вариант. При этом в бумажной копии указывается ссылка на электронный документ.
Вопрос: Как оформить запись о переходе на новую должность при сохранении прежнего места работы?
Ответ: Вносится отдельная запись в графе 3 с указанием новой должности и даты начала, а в графе 4 фиксируется ссылка на предыдущую запись.
Правильное оформление трудовых книжек – гарантия юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником. Соблюдайте:
- Требования ПОЗдравления № 69 и Приказа № 320н;
- Последовательность заполнения граф;
- Своевременное внесение всех изменений (приём, смена должности, образование, увольнение).
При необходимости скачайте актуальные образцы из официальных источников (Кадры, КонсультантПлюс) и используйте их как шаблон для своей организации.
Автор статьи: консультант по трудовому праву, 2026 год.