Трудовая книжка – основной документ, в котором фиксируются все важные сведения о трудовой деятельности сотрудника: приём на работу, переводы, повышения, а также записи об увольнении. Правильное оформление этих записей – гарантия отсутствия спорных вопросов при расчёте компенсаций, подтверждении стажа и т.д.
Общие принципы заполнения трудовых книжек
Согласно КонсультантПлюс, каждый документ, вносимый в трудовую книжку, должен быть подтверждён подписью работника и зафиксирован в его личной карточке (форма N Т‑2). Это обеспечивает:
- прозрачность ввода данных;
- возможность проверки при инспекции;
- защиту от ошибок и искажений.
Порядок внесения записи о приеме на работу
- В графу 1 – ставится порядковый номер записи.
- В графу 2 – указывается дата приёма.
- В графу 3 – указывается основание (приказ, распоряжение) и его номер.
- В графу 4 – указывается должность, подразделение и тарифная ставка.
- Подпись работника и печать организации (при наличии).
Особенности записи при совместительстве и переводе
Записи могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками после завершения отношений с предыдущей организацией. При этом в книжке указываются:
- наименование организации‑работодателя;
- дату начала и (при необходимости) окончания совмещения;
- основание (приказ/распоряжение) и номер документа.
Запись об увольнении (прекращении трудового договора)
Увольнение фиксируется в соответствии с п. 5.1. Трудового кодекса РФ и рекомендациями ПФР. Ниже – пошаговый алгоритм.
Что требуется внести в графы
- Графа 1. – порядковый номер записи.
- Графа 2; – дата увольнения (дата прекращения трудового договора).
- Графа 3. – причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
- Графа 4. – наименование документа, на основании которого произведено увольнение (приказ, распоряжение, соглашение), его дата и номер.
Запись об увольнении по собственному желанию
Если сотрудник уходит по причинам, дающим ему определённые льготы (например, пенсионный возраст, медицинские выплаты), причина должна быть указана в книжке. Это особенно важно, когда такие причины влияют на расчёт компенсаций и пособий.
Примеры готовых записей
Графа 1: 12 Графа 2: Графа 3: По собственному желанию Графа 4: Приказ № 156 от
В примерах выше указаны все обязательные элементы, а также подпись работника и печать организации.
Частые вопросы и рекомендации
- Вопрос: Что делать, если в книжке нет записи об увольнении со старой работы?
- Ответ: Сначала оформить запись в текущей книжке, указав дату увольнения, причину и основной документ. Затем в новой книжке добавить запись о приёме, сославшись на соответствующий документ.
Для более удобного оформления в 2025‑2026 годах появилось множество готовых образцов заполнения трудовых книжек. Их можно скачать в специализированных системах (например, Система Кадры) и использовать как шаблоны.
Практический чек‑лист при оформлении
- Убедиться, что все графы заполнены точно и соответствуют требованиям законодательства.
- Проверить даты: они должны быть последовательными и соответствовать документам.
- Получить подпись работника и, при необходимости, печать организации.
- Сделать копию записи и передать её в кадровый отдел.
- Сохранить оригинал в личном деле сотрудника.
Правильное оформление записей о приёме и увольнении в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный юридический инструмент. Он позволяет:
- однозначно фиксировать условия труда;
- защищать интересы как работодателя, так и сотрудника;
- упростить расчёт стажа и выплаты при увольнении.
Применяя описанные выше правила и используя готовые образцы, вы сможете без проблем пройти проверку контролирующих органов и избежать ошибок в кадровой документации.
Автор: кадровый специалист, 2026 год.