Трудовая книжка, основной документ о трудовой деятельности работника. Её правильное ведение критически важно для подтверждения страхового стажа и трудового опыта. Ошибки при заполнении могут привести к проблемам при назначении пенсии или оформлении новых мест работы. В этой статье разберем, как должны выглядеть образцы записей в трудовой книжке при ключевых кадровых событиях: приеме, переводе и увольнении.
Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе» (часто называемый «трудовой») заполняется на основании приказа (распоряжения) работодателя. Запись должна быть:
- Полной: указаны все реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН), дата и номер приказа.
- Точной: формулировки должны соответствовать основаниям, указанным в приказе и трудовом договоре.
- Без исправлений и помарок. При ошибке запись зачеркивается одной чертой, а сверху делается правильная, с подписью должностного лица и датой.
- Заверенной: подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или руководителя) и печатью организации.
Важно: Заполнять трудовую книжку и заверять запии уполномочено только лицо, на которое возложены эти функции (например, специалист отдела кадров).
Запись о приеме на работу
Это самая частая операция. Запись фиксирует начало трудовых отношений.
Образец записи о приеме на работу (первичное устройство)
Принят(а) на работу
«___» __________ 20__ г.
№ ___
На должность ___________________________
Условия труда: ________________________ (если есть особые условия)
Подпись ___________________________
Печать
Пример заполнения:
Принят(а) на работу
«15» января 2024 г.
№ 25-к
На должность инженера-программиста
Условия труда: вредный производственный фактор (ст. 219 ТК РФ)
Подпись _______________ /Иванова А.П./
Печать ООО «ТехноПрограмм»
Запись о переводе
Перевод — это изменение существенных условий трудового договора: смена профессии, должности, структуры подразделения, а также переход в другую местность. Перевод оформляется отдельным приказом. Главное правило: при переводе НЕ должно быть записи об увольнении с предыдущей должности! Запись делаеться одна — о приеме на новую должность/в новое подразделение с указанием, что это перевод.
Образец записи о переводе в пределах одной организации
Переведен(а) на должность ___________________________
«___» __________ 20__ г.
№ ___
Подпись ___________________________
Печать
Пример заполнения:
Переведен(а) на должность старшего инженера-программиста
«01» марта 2025 г.
№ 67-к
Подпись _______________ /Сидоров В.М./
Печать ООО «ТехноПрограмм»
Особый случай: перевод к другому работодателю (в порядке перевода)
Это сложная ситуация, регулируемая ст. 72.1 ТК РФ. Здесь обязательно две записи:
- В старом месте работы: запись об увольнении в связи с переводом к другому работодателю (с согласия работника или по инициативе работодателя).
- В новом месте работы: запись о приеме в порядке перевода.
Ключевой нюанс: При таком переводе на нового работодателя нельзя устанавливать испытательный срок (ст. 70 ТК РФ). Если это условие прописать, оно будет ничтожным.
Образец записи об увольнении в связи с переводом (старый работодатель)
Уволен(а) в связи с переводом к другому работодателю
«___» __________ 20__ г.
№ ___
Подпись ___________________________
Печать
Если перевод по инициативе работника, можно уточнить: «Уволен(а) в связи с переводом по просьбе работника».
Образец записи о приеме в порядке перевода (новый работодатель)
Принят(а) на работу в порядке перевода
«___» __________ 20__ г.
№ ___
На должность ___________________________
Подпись ___________________________
Печать
Важно: в графе 3 (Сведения о работе) при таком приеме делается именно такая запись, как указано в новом Порядке ведения трудовых книжек.
Запись об увольнении
Запись об увольнении должна точно отражать основание, указанное в приказе об увольнении и трудовом договоре. Формулировки строго регламентированы Трудовым кодексом РФ.
Образцы записей об увольнении по основным основаниям
Уволен(а) по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
«___» __________ 20__ г.
№ ___
Подпись ___________________________
Печать
Уволен(а) по истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)
«___» __________ 20__ г.
№ ___
Подпись ___________________________
Печать
Уволен(а) за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ)
«___» __________ 20__ г.
№ ___
Подпись ___________________________
Печать
Критические ошибки и последствия
Самая опасная ошибка при переводе: сделать две отдельные записи — «Уволен(а)» и «Принят(а) на работу». Это разрывает непрерывность трудового стажа! Правильно, одна запись «Переведен(а)» (внутри организации) или связка «Уволен(а) в связи с переводом» + «Принят(а) в порядке перевода» (при смене работодателя).
Другие частые ошибки:
- Неточное указание основания увольнения (например, просто «Уволен(а)» без ссылки на статью ТК РФ).
- Отсутствие даты или номера приказа.
- Исправления, не оговоренные как указано выше.
- Заполнение раздела «Сведения о работе» карандашом.
6>Практическая памятка для работника и работодателя
- Работник: При приеме на работу всегда проверяйте, правильно ли заполнена трудовая книжка. При переводе — убедитесь, что в старом месте сделана запись об увольнении в связи с переводом, а не просто об увольнении.
- Работодатель (отдел кадров):
- Используйте актуальные бланки трудовых книжек.
- Заполняйте раздел «Сведения о работе» на основании подписанного приказа, ссылаясь на его номер и дату.
- При переводе между организациями одной группы компаний строго соблюдайте формулировки «в порядке перевода».
- Храните трудовые книжки в условиях, обеспечивающих их сохранность.
- При исправлении ошибки: Зачеркните ошибочную запись одной чертой, сделайте правильную, укажите дату исправления, подпишитесь и поставьте печать. Старую запись должно быть видно.
Правильное оформление записей в трудовой книжке — это юридическая гарантия для работника и защита от претензий для работодателя. При переводе, особенно между разными юрлицами, действует особый порядок, цель которого — сохранить непрерывный стаж. Всегда сверяйте формулировки с текстом приказа и требованиями Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ). В спорных случаях консультируйтесь с юристом по трудовому праву.
Дата актуализации информации по материалам: 22 мая 2026 г. (на основе анализа данных от 2024-2026 гг.).