Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Правильность её оформления, включая наличие обязательных реквизитов, напрямую влияет на расчёт пенсии, получение льгот и трудоустройство. Одним из ключевых требований является заверение печатью организации определённых записей; В этой статье разберём, какие именно записи требуют печати, как правильно её поставить и какие нюансы важно знать в 2026 году.

Заверение печатью записей в подлиннике трудовой книжки

Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек), каждая запись, вносимая в подлинник трудовой книжки, должна быть заверена печатью организации-работодателя. Это касается:

• Первоначальной записи о приёме на работу (дата, наименование организации, должность, условия труда).
• Записей об увольнении (дата, основание, наименование организации).
• Записей о переводе на другую работу в той же или иной организации.
• Записей об изменениях (например, о смене фамилии, о присвоении квалификации, о введении сокращённого рабочего времени).
• Записи «Работает по настоящее время» на последнем месте работы (ставится при увольнении или при выдаче копии).

Важно: Печать (штамп) ставится на каждую запись отдельно, обычно в правом нижнем углу записи, перекрывая часть текста и подпись должностного лица (начальника отдела кадров, директора). Без печати запись считается недействительной и не учитывается при подтверждении стажа.

Заверение копии трудовой книжки

Когда работнику требуется предоставить документ в другую организацию (например, при трудоустройстве), ему выдаётся заверенная копия трудовой книжки. Требования к её оформлению строже, чем к подлиннику.

Обязательные элементы заверения копии

На первом листе копии (или на отдельном листе-сопровождении) должна быть сделана следующая отметка:

«Копия верна.
Подлинник трудовой книжки находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год.
_________________ (подпись)
_________________ (расшифровка подписи)
«___» __________ 20__ г.
Печать организации»

Ключевой момент: Печать должна быть наклеена так, чтобы её оттиск частично перекрывал подпись ответственного лица. Это подтверждает, что заверение произведено уполномоченным лицом.

Требования к самой копии

• Прошивка и нумерация. Если копия состоит из нескольких листов, все листы должны быть пронумерованы (например, «Лист 1 из 3»), прошиты (обычно в правом верхнем углу) и скреплены печатью организации на последнем листе.
• Запись о прошивке. На последнем листе копии делается отметка: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов». Подпись и печать ставятся ниже;
• Качество копии. Копия должна быть чёткой, читаемой, без искажений, исправлений и помарок. Использование копировальной техники должно обеспечивать полную идентичность подлинника.

Типичные ошибки и недействительные отметки

Заверение считается неправильным, если:

• Печать поставлена только на тексте записи или вне её, не перекрывая подпись.
• Используется изношенная, слабо читаемая печать.
• Заверение осуществляет лицо, не имеющее на это полномочий (например, бухгалтер вместо начальника отдела кадров, если это не предусмотрено локальными актами).
• В копии есть исправления, подчистки, дописки.
• Отсутствует запись о месте хранения подлинника («Подлинник находится в…»).
• Не проставлена дата заверения.

Что делать, если запись в подлиннике не заверена печатью?

Если в вашей трудовой книжке (особенно старых образцов) обнаружена запись без печати, это серьёзный недостаток. Для подтверждения стажа такая запись может не учесться. Необходимо:

1. Обратиться к предыдущему работодателю (организации, где была сделана незаверённая запись).
2. Написать заявление с просьбой поставить недостающую печать на соответствующую запись в вашей трудовой книжке.
3. Если организация ликвидирована, обратиться в архив или в Пенсионный фонд с заявлением о подтверждении стажа по иным документам (приказы, личные карточки, справки).

Специальный штамп для заверения копий

Для удобства многие организации используют специальный штамп (отметку) для заверения копий. Он может содержать все необходимые поля: «Копия верна», место для подписи, даты, а также строку о месте хранения подлинника. Использование такого штампа полностью оправдано и соответствует требованиям, если он заполняется корректно.

6>Краткая памятка: что нужно для правильного заверения

Чтобы запись или копия были заверены надлежащим образом, помните ПЯТЬ главных правил:

1. Печать (оттиск чёткий, не изношенный).
2. Подпись уполномоченного лица (начальник ОК, директор).
3. Расшифровка подписи (ФИО полностью).
4. Дата заверения.
5. Для копии — обязательная фраза о месте хранения подлинника.

Для копии из нескольких листов: прошивка, нумерация, скрепление печатью на последнем листе и отметка о количестве листов.

Заверение печатью, не формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее достоверность информации в трудовой книжке. Каждая запись в подлиннике и заверённая копия должны соответствовать строгим требованиям. При получении трудовой книжки или её копии внимательно проверяйте наличие и правильность расположения печати. В случае сомнений — требуйте исправления у работодателя. Это сэкономит вам время и нервы в будущем при взаимодействии с Пенсионным фондом или новым работодателем.