Когда в трудовой книжке заканчиваются страницы, где фиксируются сведения о работе, возникает вопрос: как правильно продолжить ведение документа, сохранив его юридическую силу. Ниже подробно рассматриваются все варианты решения этой ситуации, а также практические рекомендации для работодателей и сотрудников.
Почему появляется проблема
Согласно практике кадровых отделов, у многих сотрудников заканчиваются страницы в трудовой книжке уже через несколько лет работы. Это связано с тем, что в документе предусмотрено ограниченное количество строк и страниц для записи:
- одна запись – одна строка;
- одна страница – несколько записей;
- при активной карьере количество записей растёт быстро.
В результате, когда остаются незаполненные страницы (например, два разворота), возникает необходимость в продолжении записи.
Как правильно оформить вкладыш
Если страницы закончились, но сотрудник продолжает работать, необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку. Вкладыш – это отдельный лист, который вшивается в книгу и оформляется в том же порядке, что и основной документ.
Пошаговая инструкция по вшиванию вкладыша
- Приобрести новый лист (вкладыш) одинакового формата.
- Вшить его в текущую страницу книги, используя обычный шов или клей.
- Заполнить вкладыш данными о текущей работе: место работы, должность, даты, сведения о наградах и т.д.
- Поставить печать (если она есть) или подпись руководителя.
- Сохранить копию записи в электронных системах (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД и др.).
Что делать, если вкладыш уже используется
Если в книжке уже есть вкладыш, но он заполнен полностью, необходимо:
- Оформить новый вкладыш и вшить его в книгу;
- Указать на ьном листе, что это вкладыш к трудовой книжке;
- Продолжать заполнять новые страницы.
Как вести учёт, если в книжке закончились страницы
В случае, когда в книжке полностью исчерпаны все страницы, работодатель обязан оформить новый документ и зафиксировать переход на него.
Переход на электронную форму
Согласно современным требованиям, можно перейти на электронную трудовую книжку. При этом:
- Сотрудник получает уведомление о переходе;
- Работодатель вносит запись в ЕФС‑1 о выборе электронного формата;
- Все последующие записи делаются в электронном виде, но сохраняется возможность вывести печатный экземпляр при необходимости.
Оформление нового бумажного документа
Если электронный вариант не используется, то оформляют новый бумажный экземпляр:
- На ьном листе указывается, что это вторая (третья и т.д.) трудовая книжка;
- В первой записи указывается ссылка на предыдущую книжку (номер, дата, место работы);
- Продолжают заполнять сведения о работе, начиная с последней даты, зафиксированной в старой книжке.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли уведомлять сотрудника о вшивании вкладыша? – Да, рекомендуется оформить соответствующее служебное уведомление и получить подпись сотрудника.
- Можно ли просто продолжить запись на следующей пустой странице? – Нет, если страницы закончились, необходимо вшить вкладыш; иначе запись будет считаться недействительной.
- Что делать, если в книжке уже есть несколько вкладышей? – Каждый новый вкладыш оформляется аналогично предыдущим, а на ьном листе указывается количество вшитых листов.
- Как вести учёт в случае потери оригинальной книги? – При утере оформляют дубликат, в который вносят сведения из старой книги и продолжают запись в новом документе.
Практические рекомендации для кадровых специалистов
Для того чтобы процесс оформления вкладышей проходил без ошибок, следуйте этим простым правилам:
- Заведите реестр вкладышей, где фиксируются даты вшивания, номер листа и сведения о сотруднике.
- При вшивании вкладыша используйте официальный штамп организации, если он предусмотрен.
- Если штампа нет, подпишите запись ручкой руководителя и укажите дату.
- Сохраняйте копию каждой записи в электронных системах (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1) для контроля и аудита.
- При переходе на электронную форму обязательно уведомьте сотрудника и получите его подпись на согласии.
Завершение страниц в трудовой книжке – не кризис, а обычная часть работы с документом. Главное – правильно оформить вкладыш или новый документ, соблюсти все нормы законодательства и вести учёт в соответствии с требованиями ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД. При правильном подходе процесс оформления будет прозрачным, а трудовая деятельность сотрудника будет подтверждена без пробелов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратится в кадровый отдел или к специалисту по трудовому праву.