Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. Любая недостающая запись, особенно о переводе, может создать проблемы при проверке стажа, начислении пенсии или при переходе к новому работодателю. В этой статье мы разберём, как правильно внести пропущенную запись, какие документы нужны, какие правила соблюдать и как действовать, если запись о переводе была пропущена после увольнения.

Правовые основания

В соответствии с Порядком оформления трудовой книжки (Постановление Правительства РФ № 1632 от ) и Правилами и инструкцией по ведению трудовой книжки (Постановление Минтруда РФ № 173 от ), каждая запись в разделе «Сведения о работе» должна:

• быть внесена в хронологическом порядке;
• содержать реквизиты документа, служащего основанием (приказ, распоряжение, договор);
• указанную фактическую дату перевода, с которой работник был переведен на новую должность.

Новый Порядок допускает нарушение хронологии записей в случае внесения сведений о работе по совместительству (п. 11). Однако для обычного перевода в рамках одного работодателя порядок остаётся строгим.

Когда можно внести пропущенную запись?

Если в трудовой книжке отсутствует запись о переводе, но у работника есть документ, подтверждающий факт перевода, то:

1. Если запись о переводе была пропущена до увольнения, её можно внести после последней записи о работе и до даты увольнения.
2. Если запись о переводе пропущена после увольнения, её можно внести после записи об увольнении, но при этом необходимо указать, что это «пропущенная запись» и приложить копию приказа о переводе.
3. Если работник сменил работодателя, но в новой трудовой книжке пропущена запись о переводе в предыдущем месте работы, её можно внести в предыдущую трудовую книжку (перед отправкой сотрудника в новый трудовой книжке) и в новую после записи о приёме.

Как правильно внести пропущенную запись

Ниже приведён пошаговый алгоритм действий;

1. Соберите документы: приказ о переводе, распоряжение, договор о переводе, копию предыдущей записи (если есть).
2. Определите порядковый номер: если в разделе «Сведения о работе» уже есть записи, назначьте следующую свободную позицию (номер + 1). Если запись о переводе пропущена после увольнения, номер будет после последней записи об увольнении.
3. Заполните запись: в графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите полное название работодателя, а в графе 4 – фактическую дату перевода. В графе 5 укажите реквизиты приказа (номер, дата, наименование).
4. Укажите фактическую дату внесения записи: это дата, когда вы подали запрос работодателю и он внес запись.
5. Подпишите запись: работодатель подписывает запись, а работник ставит свою подпись (если требуется).
6. Сохраните копию: сделайте копию заполненной страницы и храните её в личном деле работника.

Пример заполнения пропущенной записи

Вставьте в таблицу ниже реальные данные, заменив «…» на конкретные значения.

После внесения такой записи в трудовую книжку работника, она будет выглядеть как обычная запись о переводе, но с уточнением «пропущенная» в комментарии (если это требуется по внутренним правилам организации).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России действует электронный сервис трудовой книжки. Если ваш работодатель использует ЭТК, то:

• отправьте электронный запрос о внесении пропущенной записи через портал ПФУ (Платформа Фонда Участников Пенсионного Фонда).
• Прикрепите сканы приказа о переводе и подтверждение даты перевода.
• После проверки документа работодатель внесёт запись в ЭТК. Работник получит уведомление о внесении.

Если работник не имеет доступа к ЭТК, можно воспользоваться услугами специалиста: https://rosco.su/kadry/kadrovoe-deloproizvodstvo/01:00.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли внести пропущенную запись в трудовую книжку после увольнения? Да, но запись должна быть внесена после записи об увольнении и сопровождаться копией приказа о переводе.
• Что делать, если прежний работодатель отказался внести запись? В таком случае необходимо обратиться к бывшему работодателю с официальным запросом и копией приказа. Если работодатель не реагирует, можно обратиться в суд с иском о внесении записи.
• Нужно ли обновлять электронную трудовую книжку после внесения пропущенной записи? Да, если вы используете ЭТК, обязательно обновите данные через портал ПФУ.
• Какие штрафы могут быть за пропущенную запись? В соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях, за нарушение порядка ведения трудовой книжки работодателю может быть назначен штраф до 10 000 ₽.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку – это важный процесс, требующий точности и соблюдения законодательства. Главное – иметь все необходимые документы, правильно определить порядковый номер и дату внесения, а также убедиться, что запись соответствует фактическому факту перевода. При соблюдении всех правил вы избежите конфликтов с работодателем, пенсионными фондами и приёмными организациями.

Если у вас возникли трудности с внесением пропущенной записи, обратитесь к кадровому специалисту или юристу, специализирующемуся на трудовом праве. Помните: правильная трудовая книжка – это ваша защита и гарантия справедливого расчёта стажа.