Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Утрата этого документа всегда вызывает стресс, но ситуация становиться особенно неприятной, когда трудовую книжку теряет работодатель. Кто несет ответственность? Нужно ли работнику самому бегать по бывшим местам службы? Как оформить дубликат? В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, права сотрудника и обязанности работодателя при утере трудовой книжки.
Кто виноват и что делать?
Согласно законодательству РФ, работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек своих сотрудников. Если утрата произошла по вине компании (документ был утерян, испорчен, сгорел при пожаре и т.д.), самому работнику ничего не нужно делать самостоятельно — ему не нужно писать заявление о восстановлении или обращаться к предыдущим работодателям.
Даже бланк новой трудовой книжки работнику обязаны предоставить за счет той организации, где документ был утерян. Эта обязанность закреплена в п. 31 и 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225.
Обязанности работодателя при утере
Если работодатель потерял трудовую книжку, он обязан:
- Оформить дубликат трудовой книжки взамен утерянной.
- Предоставить бланк для дубликата за свой счет.
- Самостоятельно собрать документы, подтверждающие стаж работника у предыдущих работодателей.
- Оказать содействие работнику в получении подтверждающих документов (направлять официальные письменные запросы в другие организации).
Роль работника в процессе восстановления
Несмотря на то, что основная нагрузка ложится на плечи работодателя, работник не должен оставаться в стороне. Законодательство устанавливает, что работник лишь должен помочь работодателю, по возможности предоставив информацию о предыдущих местах работы. Это необходимо для ускорения процесса оформления дубликата.
Как работник может помочь:
- Вспомнить и сообщить названия, адреса и периоды работы в предыдущих организациях.
- Предоставить имеющиеся на руках копии приказов о приеме на работу и увольнении, трудовых договоров и справок.
Важное замечание о персональных данных
Бывшие работодатели не имеют права просто так выдавать сведения о стаже третьим лицам. Выписки из документов по личному составу оформляются только по письменному запросу, поступившему от бывшего сотрудника или его нового работодателя. При этом, прежде чем предоставить информацию, предыдущий работодатель обязан убедиться, что сам работник согласен на передачу его персональных данных.
Пошаговый алгоритм восстановления
Чтобы восстановить хронологию событий и в кратчайшие сроки оформить новую трудовую книжку взамен утерянной, необходимо придерживаться следующего порядка:
- Обращение к работодателю. Работнику следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.
- Направление запросов. Каждому предыдущему работодателю текущий (или последний) работодатель направляет письменный запрос с просьбой подтвердить стаж.
- Сбор ответов. На основе полученных официальных ответов (справок, выписок из приказов) вносится запись в дубликат.
- Выдача дубликата. Работодатель оформляет и выдает работнику готовый документ.
Особенности при трудоустройстве на новую работу
Часто бывает так, что работник узнает об утере трудовой книжки уже после увольнения, придя устраиваться на новое место. Как действовать в этом случае?
Вариант 1: Оформление дубликата у предыдущего работодателя
Новый работодатель может отправить сотрудника за дубликатом к предыдущему работодателю, по вине которого документ был утерян. Это самый правильный путь, позволяющий сохранить весь стаж.
Вариант 2: Оформление новой трудовой книжки
Если восстановить старые записи сложно или работник не хочет тратить время, по заявлению работника новый работодатель может оформить новую книжку без записей о работе у других работодателей. В этом случае предыдущий стаж будет утерян (если его не восстановить отдельно), но документ будет действующим.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не имеет значения, отказался работник от бумажной трудовой книжки на действующем месте работы или на прежнем месте. Если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК, впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена бумажная трудовая книжка. Если же бумажная книжка была утеряна до трудоустройства на новое место, и сотрудник не перешел на ЭТК, ему следует оформить новую бумажную трудовую книжку.
Можно ли восстановить стаж через Госуслуги, Социальный фонд или МФЦ?
Многие работники задаются вопросом: можно ли упростить процедуру и восстановить трудовой стаж через Госуслуги, Социальный фонд (ранее Пенсионный фонд) или МФЦ?
Действительно, данные о стаже после 2020 года хранятся в электронном виде в Социальном фонде. Однако восстановить саму бумажную трудовую книжку через эти инстанции нельзя. Сведения из СФР могут служить лишь подтверждением стажа для работодателя, который занимается оформлением дубликата; Сама процедура выдачи и оформления дубликата регламентирована Правилами и проходит именно через работодателя.
Ответственность работодателя
Утеря трудовой книжки — это не просто досадная случайность, а нарушение трудового законодательства. Если работодатель отказывается оформлять дубликат, заставляет работника самостоятельно собирать справки или требовать оплату за бланк, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд.
В случае массовой утери трудовых книжек (например, в результате ЧС), порядок восстановления стажа также ложится на работодателя, хотя и может потребовать участия государственных органов для подтверждения периодов работы.
Если ваш работодатель утерял вашу трудовую книжку, помните главное: восстановление документа — это обязанность организации, допустившей утрату. Вы имеете право требовать оформления дубликата за счет компании. Ваша задача — лишь содействовать процессу, предоставив известные вам сведения о прошлых местах работы. Не позволяйте перекладывать на вас чужую ответственность и отстаивайте свои права в рамках закона!