Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В неё работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его поощрениях. С 1 января 2020 года в России произошли существенные изменения в правилах ведения этого документа: появился новый, цифровой формат. В этой статье мы подробно разберем, как заказать новую трудовую книжку, в каких случаях это необходимо и как правильно работать с электронной версией.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно знать
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной. Она не предполагает физического носителя и реализована исключительно в цифровом формате. Переход на ЭТК был запущен в 2020 году и является добровольным: вы можете сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
В электронной трудовой книжке отражается история вашей трудовой деятельности начиная с 2020 года. Однако она также может пригодиться, чтобы подтвердить трудовой стаж за периоды до перехода на ЭТК, так как данные о предыдущем стаже также переносится в цифровую систему.
Как посмотреть данные ЭТК?
Посмотреть свою электронную трудовую книжку можно абсолютно бесплатно в нескольких местах:
- В личном кабинете на портале Пенсионного фонда (ныне — Социального фонда России);
- На портале Госуслуг;
- В МФЦ.
Как заказать и передать ЭТК новому работодателю?
Вопрос о том, где получить электронную трудовую книжку, решается автоматически: для этого нужен только подтвержденный аккаунт на Госуслугах. Подтверждённый аккаунт открывает доступ к сервису заказа электронной трудовой книжки, позволяет заполнять необходимые формы и отслеживать статус заявки без дополнительных проверок.
Если вы устраиваетесь на новую работу, вам нужно предоставить работодателю выписку из ЭТК. Сделать это можно самостоятельно через портал Госуслуг. Важно помнить: передавать трудовую книжку (или данные из неё) через бывших коллег работника категорически нельзя. Это подтвердил Минтруд в письме от г. № 14-2/ООГ-7143.
Как оформить трудовую книжку впервые
Если вы устраиваетесь на работу впервые (до этого нигде не работали), закономерно возникает вопрос: как сделать трудовую книжку?
Для оформления бумажной трудовой книжки: вам ничего не нужно делать самостоятельно. После того как вас приняли на работу, работодатель сам закажет и оформит вам новый бланк трудовой книжки. От вас потребуется только предоставить необходимые для трудоустройства документы (паспорт, СНИЛС и т.д.).
Для оформления электронной трудовой книжки (при первом трудоустройстве): работнику также ничего делать не нужно. Всё, что требуется от соискателя, это ознакомиться с приказом нанимателя о вашем приеме на работу и подписать трудовой договор. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения.
Как восстановить или заказать новую бумажную трудовую книжку при утере
Жизненные ситуации бывают разные: документ можно потерять или испортить. Если человек перед трудоустройством на новое место обнаружил, что трудовой книжки нет, он имеет право подать заявление на оформление новой бумажной трудовой книжки.
Порядок действий:
- Обратиться к новому работодателю. По закону работодатель обязан оформить новую трудовую книжку, если вы поступаете на работу и у вас нет на руках старого бланка (он утерян или испорчен).
- Написать заявление. Вам нужно будет написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку в связи с её утратой.
- Предоставление данных о стаже. Чтобы в новую книжку внесли записи о вашем предыдущем стаже, вам нужно будет предоставить подтверждающие документы: справки от прежних работодателей, выписки из архивов, трудовые договоры и т.д.
Особые случаи: иностранные граждане
На практике часто возникают вопросы с ведением трудовых книжек иностранных граждан. Например: вы приняли на работу гражданина РФ, который получил российское гражданство в 2018 году, а до этого был гражданином Республики Армения. Можно ли продолжать вести его трудовую книжку?
По данному вопросу эксперты по трудовому праву придерживаются следующей позиции: если трудовая книжка гражданина отвечает форме, признаваемой на территории Российской Федерации, то её можно продолжать вести. Если форма документа не соответствует российским стандартам, работодатель должен оформить на такого сотрудника новую трудовую книжку российского образца, не указывая при этом, что это дубликат.
Процесс заказа и оформления трудовой книжки сегодня стал значительно проще благодаря цифровизации. Если вы теряете документ, новый работодатель поможет вам заказать новую бумажную трудовую книжку. Если же вы впервые устраиваетесь на работу или переходите на электронный формат, ваши данные будут вестись в цифровом виде в Социальном фонде России. Самое главное — следить за сохранностью бумажного документа и своевременно получать выписки из электронной трудовой книжки на портале Госуслуг.