Дата публикации: 21 мая 2026 г.

Трудовая книжка (или её электронный аналог) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. В неё вносятся сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, а также о поощрениях и награждениях. Однако законодательство чётко регламентирует, какие именно сведения могут быть отражены в разделе «Награды и поощрения». В данной статье подробно рассмотрим, почему в трудовую книжку заносятся только награждения, а какие виды поощрений остаются за её пределами.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 185.1) – определяет порядок ведения трудовых книжек и электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – устанавливает форму и содержание записей.
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «Об электронной трудовой книжке» – регламентирует переход на ЭТК с .
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки» – детализирует поля, доступные для заполнения.

Что считается наградой в контексте трудовой книжки?

Согласно пункту 2.1.1 Постановления № 225, в трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые имеют статус государственных, ведомственных или корпоративных наград, официально утверждённых нормативными актами и сопровождающихся вручением знака, медали, ордена, благодарности, грамоты или иного документа, имеющего официальный бланк и печать.

Примеры наград, которые заносятся:

• Ордена и медали РФ (например, Орден «За заслуги перед Отечеством»).
• Ведомственные награды (например, знак отличия МЧС России).
• Корпоративные награды, утверждённые локальными нормативными актами организации (например, почётная грамота «Лучший сотрудник года»).
• Благодарности Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств.
• Знаки отличия за выслугу лет, если они установлены соответствующим положением и имеют официальный бланк.

Что не считается наградой и поэтому не вносится?

Многие формы поощрения, несмотря на их мотивационную ценность, не имеют статуса награды и поэтому не отражаются в трудовой книжке:

• Премии (денежные выплаты, бонусы).
• Подарки и сувениры (например, часы, техника).
• Похвальные листы, если они не оформлены как официальная грамота с печатью организации.
• Объявление благодарности в устной форме или внутрикорпоративной рассылке без документа.
• Сертификаты о прохождении обучения, если они не связаны с присвоением звания или награды.
• Повышение квалификации или присвоение разряда (это отражается в разделе «Образование, квалификация», а не в наградах).

Порядок внесения записи о награде в трудовую книжку ( бумажную и электронную)

1. Получение документа о награде. Наградной лист, грамота, приказ о награждении должны быть оформлены на официальном бланке с подписью уполномоченного лица и печатью организации.
2. Подготовка записи. В трудовой книжке указывается:
   • Дата награждения (число, месяц, год).
   • Наименование награды (полное, как в документе).
   • Кем награждена (название организации, ведомства).
   • Серия и номер документа (если есть).
   • Подпись уполномоченного лица и печать организации.
3. Внесение в бумажную ТК. Запись делается чернилами синего или чёрного цвета в разделе «Награды и поощрения». После записи ставится подпись ответственного за ведение ТК и печать организации.
4. Внесение в ЭТК. В личном кабинете работника на портале «Работа в России» (или аналогичном) выбирается раздел «Награды», заполняются поля согласно шаблону, загружается скан документа о награде (при наличии). После подтверждения запись считается внесённой.
5. Контроль. Отдел кадров проверяет соответствие записи требованиям нормативных актов и сохраняет копию награждающего документа в личном деле сотрудника.

Особенности ведения электронных трудовых книжек с 2021 года

С года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде для всех newly hired сотрудников. Однако:

• Сотрудники, принятые до этой даты, могут продолжать использовать бумажную ТК по своему выбору.
• В ЭТК доступны те же поля, что и в бумажной версии, включая раздел «Награды и поощрения».
• При переходе с бумажной на электронную форму все ранее внесённые награды переносятся в ЭТК на основании копий документов.
• Важно: в ЭТК нельзя вносить информацию о премиях, подарках и иных поощрениях, не имеющих статуса награды – система не примет такие записи без соответствующего документа.

Частые ошибки при оформлении наград в трудовой книжке

• Отсутствие печати. Без печати организации запись считается недействительной.
• Неправильное указание наименования награды. Нужно использовать полное официальное название, как в награждающем документе.
• Внесение премий. Часто кадровики ошибочно заносят денежные премии как награду, что приводит к необходимости исправления записи.
• Отсутствие даты. Дата награждения обязательна; без неё запись не может быть принята.
• Несоответствие документа. Если награждающий документ не содержит реквизитов организации (ИНН, КПП, юридический адрес), запись может быть отклонена при проверке.

Практический пример записи

Пример для бумажной ТК:

2025 г. марта 12 г. – Награждён благодарностью Президента Российской Федерации

«За выдающийся вклад в развитие отечественной науки и технологий»,

№ АБ-123456/2025, подпись: ____________, печать организации.

Пример для ЭТК (заполнение полей):

Дата награждения: 
Наименование награды: Благодарность Президента Российской Федерации
Основание: Указ Президента РФ № 123 от 
Номер документа: АБ-123456/2025
Кем награждена: Администрация Президента РФ
Скан документа: [загружен файл PDF]

Таким образом, в трудовую книжку работника заносятся исключительно те поощрения, которые имеют официальный статус награды и подтверждаются соответствующим документом. Все остальные формы поощрения (премии, подарки, благодарности в устной форме и т.д.) отражаются в других разделах личного дела или не фиксируются вовсе. Соблюдение установленного порядка ведения записей обеспечивает юридическую значимость трудовой книжки, упрощает подтверждение трудового стажа и повышает прозрачность кадрового учета как в бумажном, так и в электронном виде.
Следует помнить, что актуальное законодательство и внутренние нормативные акты организации являются основополагающими при определении того, что именно может быть внесено в раздел «Награды и поощрения». Регулярное обучение сотрудников кадровой службы и периодический аудит трудовых книжек помогут избежать ошибок и обеспечат корректность ведения этого важного документа.