Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Помимо сведений о работе, в ней обязательно отражаются достижения сотрудника. Внесение записей о поощрениях и награждениях строго регламентировано законодательством. В этой статье мы подробно разберем, какие именно поощрения подлежат занесению, как их правильно оформлять и на какие нюансы стоит обратить внимание кадровикам в 2026 году.

Какие поощрения подлежат внесению в трудовую книжку?

Вопрос о том, какие именно премии и награды нужно фиксировать в документе, часто вызывает споры. Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержденного Приказом Минтруда России), в трудовую книжку вносятся сведения о поощрении за трудовые заслуги.

Виды поощрений, которые обязательно вносятся:

• Государственные награды и присвоение почетных званий;
• Награждение почетной грамотой, нагрудным знаком, значком, дипломом;
• Иные виды поощрений, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или уставом организации;
• Премии-поощрения, выплачиваемые за добросовестный труд на основании статьи 191 ТК РФ (по отдельному приказу работодателя).

Нужно ли вносить все премии?

Здесь существует важное разграничение. Сложившаяся практика и разъяснения экспертов (включая консультации ГАРАНТ.РУ и КонсультантПлюс) сходятся во мнении:

1. Премии как часть системы оплаты труда (ежемесячные, квартальные, годовые, предусмотренные окладной системой) — не вносятся в трудовую книжку. Они являются частью заработной платы.
2. Разовые премии-поощрения, выплачиваемые на основании индивидуального приказа руководителя за конкретные трудовые заслуги (например, за успешное выполнение важного проекта) — вносятся в раздел о награждениях и поощрениях.

Таким образом, фиксируются только те выплаты и награды, которые подчеркивают выдающийся труд работника, а не регулярную оплату его труда.

Порядок внесения записи о поощрении

Любая запись о поощрении должна быть произведена на основании приказа (распоряжения) работодателя. При этом сведения о поощрениях должны быть внесены независимо от того, говорится ли об этом прямо в тексте наградного акта (приказа). Запись в трудовой книжке должна быть оформлена в точном соответствии с этим приказом (п. 10 Правил).

Пошаговая инструкция заполнения раздела «Сведения о награждении»:

1. . Изначально в графе 3 соответствующего раздела в виде заголовка указывается полное наименование предприятия (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)). Под этим заголовком будут идти все записи о наградах от данного работодателя.
2. Графа 1. Ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация для раздела награждений).
3. Графа 2. Указывается дата внесения записи (дата приказа о поощрении).
4. Графа 3. Вписывается, кем поощрен работник и за какие заслуги, а также указывается вид поощрения. Например: «Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и высокий профессионализм».
5. Графа 4. Указывается документ, на основании которого внесена запись — наименование, дата и номер приказа (распоряжения) работодателя. Например: «Приказ от № 45-к».

Особенности и важные нюансы

• Бумажный формат. Запись о награждении нужно вносить, если работодатель еще ведет трудовую книжку в бумажном формате. Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЕФС-1), сведения о поощрениях в бумажный бланк не вносятся.
• Соответствие приказу. Формулировка в трудовой книжке должна дословно совпадать с формулировкой приказа работодателя.
• Государственные награды. Если работник получает государственную награду, запись вносится со ссылкой на указ Президента РФ или иной нормативный акт высшего органа власти.
• Локальные акты. Если в вашей организации предусмотрены уникальные виды поощрений (например, присвоение звания «Лучший по профессии» с выплатой денежной премии), они обязательно должны быть прописаны в ПВТР или коллективном договоре, иначе их внесение в трудовую книжку может быть признано некорректным.

Примеры распространенных записей

Для наглядности приведем примеры того, как должны выглядеть записи в графе 3:

• «Награжден почетной грамотой за большой вклад в развитие компании»
• «Объявлена благодарность за успешное выполнение срочного задания»
• «Присвоено звание «Ветеран труда ООО „СтройПром“» с выплатой единовременной премии»
• «Награжден знаком «Отличник качества»

Внесение записей о поощрениях в трудовую книжку — это не просто бюрократическая формальность, а важный фактор мотивации сотрудника. Правильно и своевременно сделанная запись остается с работником на протяжении всей его карьеры, подчеркивая его профессионализм и ценность для будущих работодателей. Главное правило для кадровика, четко отличать регулярные производственные премии (относящиеся к оплате труда) от разовых поощрений за трудовые заслуги и всегда оформлять записи в строгом соответствии с приказом руководителя.