Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Однако не все сведения о работе и личных качествах сотрудника должны находиться в ней. Ниже подробно рассмотрены категории информации, которые законодательно запрещено вносить в трудовую книжку, а также приведены практические рекомендации для работодателей и сотрудников.
Нормативная база
Основные положения о ведении трудовых книжек содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66);
- Приказе Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (ред. от );
- Разъяснениям КонсультантПлюс и ГАРАНТ.РУ.
Сведения, которые не вносятся в трудовую книжку
Личные и профессиональные характеристики
- Квалификация, разряд, уровень образования – сведения о квалификации работника не вносятся в трудовую книжку (см. новость ГАРАНТ.РУ от ).
- Профессиональные навыки, умения, сертификаты – отражаются в отдельных документах (аттестаты, diplomas, сертификаты) и не являются частью трудовой книжки.
- Личные качества (ответственность, коммуникабельность и т.п;) – не относятся к трудовой деятельности и не фиксируются.
Поощрения и награды, не связанные с трудовыми достижениями
- Поощрения, присуждаемые за успехи в общественной, спортивной, культурной деятельности, если они не предусмотрены локальными нормативными актами организации как трудовые поощрения.
- Награды, полученные вне рамок трудового договора (например, государственные награды за гражданские заслуги) – в трудовую книжку не вносятся, если не связаны с выполнением трудовых функций.
Взыскания и дисциплинарные меры
- Согласно ст. 66 ТК РФ и разъяснениям КонсультантПлюс, сведения о взысканиях (выговор, замечание, увольнение по статье) не вносятся в трудовую книжку, за исключением случаев, когда такое увольнение связано с нарушением трудовой дисциплины и оформляется как запись об увольнении по статье.
- Однако запись об увольнении по статье допустима только в том случае, если основание прямо указано в трудовом договоре или внутренних локальных актах организации.
Сведения о периодах, не засчитывающихся в стаж
- Время, проведённое в исправительных работах без лишения свободы, не включается в непрерывный трудовой стаж, но в трудовую книжку делаеться отметка о том, что данный период не засчитывается (см. раздел «Ведение трудовых книжек» КонсультантПлюс).
- Периоды отпусков по уходу за ребёнком, отпусков без сохранения заработка и другие нерабочие периоды, если они не связаны с исполнением трудовых обязанностей, также не отражаются как трудовая деятельность.
Сокращения и неофициальные обозначения
- По пункту 11 правил и пункту 1.1 Инструкции ЕИСОТ, в трудовой книжке не допускаются сокращения. Все наименования должностей, подразделений, организаций должны быть записаны полностью.
Информация о электронной трудовой книжке (ЭТК)
- Если работник оформлен после , у него отсутствует бумажная трудовая книжка; все сведения хранятся в электронном виде. В бумажном экземпляре (если он выдаётся как дубликат) не делаются записи о периодах, которые уже отражены в ЭТК.
- Сведения о переходе с бумажной на электронную форму также не вносятся в саму трудовую книжку.
Практические рекомендации для работодателей
- Проверяйте каждый пункт перед внесением. Убедитесь, что информация относится к трудовой деятельности и разрешена к записи.
- Избегайте сокращений. Пишите полные названия организаций, должностей, структурных подразделений.
- Разделяйте поощрения. Только те награды и благодарности, которые предусмотрены локальными нормативными актами как трудовые поощрения, могут быть занесены в трудовую книжку.
- Не фиксируйте взыскания. Если необходимо оформить дисциплинарное взыскание, оформите его отдельным актом, а не записью в трудовую книжку.
- Учитывайте переход на ЭТК. Для сотрудников, принятых после , ведите электронную трудовую книжку и не дублируйте сведения в бумажный вариант, если он не требуется.
- Храните подтверждающие документы. Квалификация, сертификаты, награды и взыскания должны храниться в личном деле работника или в отдельном кадровом деле, а не в трудовой книжке.
Трудовая книжка служит официальным подтверждением трудового стажа и истории занятости. Однако законодательство чётко определяет, какие сведения в неё не вносятся: личные и профессиональные характеристики, определённые поощрения и награды, дисциплинарные взыскания, периоды, не засчитывающиеся в стаж, сокращения и информация, связанная исключительно с электронной формой ведения. Соблюдение этих правил обеспечивает достоверность документа, защищает права работника и упрощает взаимодействие с государственными органами (ПФР, налоговые службы и т.д.).
Следуя приведённым рекомендациям, работодатели смогут избежать типичных ошибок при ведении трудовых книжек, а сотрудники будут уверены, что их трудовая история отражена корректно и в полном соответствии с действующим законодательством.