Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. С 1 января 2023 года применяются исключительно новые бланки образца 2021 года, утвержденные Приказом Минтруда России. В 2026 году действуют те же правила, установленные с сентября 2021 года. Данная статья содержит подробные инструкции и наглядные примеры корректного заполнения.
🚨 Важно знать в 2026 году:
- Для впервые поступивших на работу бумажная трудовая книжка не выдается (статья 2 Федерального закона № 439-ФЗ). Сведения о стаже формируются в электронном виде через СЗВ-ТД.
- Работодатель обязан обеспечивать всех сотрудников (включая принятых до 2020 года) новыми бланками при первом заполнении или замене.
- Ответственность за корректность и своевременность записей лежит на работодателе (кадровике, бухгалтере, руководителе).
- Записи производятся черными чернилами или шариковой ручкой, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.
Структура новой трудовой книжки (образец 2023-2026 гг.)
Бланк состоит из:
- Титульного листа — заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша.
- Раздела «Сведения о трудовой деятельности» — основная часть, где фиксируются все периоды работы.
- Раздела «Сведения о награждениях» — для поощрений, благодарностей, званий.
- Вкладышей — при необходимости расширения раздела «Сведения о трудовой деятельности».
Как правильно заполнить титульный лист (образец)
Титульный лист заполняется ТОЛЬКО в двух случаях:
- При оформлении дубликата трудовой книжки (если оригинал утерян или испорчен).
- При выдаче вкладыша (если в основной книжке закончились страницы).
Для сотрудников, получивших книжку до 2023 года, титульный лист старого образца не заполняется.
Образец заполнения титульного листа (дубликат):
Фамилия: ИВАНОВ
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения:
Серия и номер паспорта: 45 12 678901 (копировать без пробелов и дефисов)
Выдан: УФМС России по г. Москве
Дата выдачи:
Код подразделения: 770-001
Наименование документа, выдавшего дубликат: Трудовая книжка
Номер дубликата: № 123456
Дата выдачи дубликата:
Подпись руководителя организации: _________________
Расшифровка подписи: Петров А.В.
Печать организации
Ошибки при заполнении титульного листа: использование инициалов (Иванов П.С.), сокращений («г.», «ул.»), исправлений, зачеркиваний. Все данные берутся строго из паспорта.
Примеры записей в разделе «Сведения о трудовой деятельности»
Каждая запись состоит из четырех граф:
- Дата записи (день, месяц, год).
- Наименование организации (полное официальное название по Уставу/свидетельству).
- Подразделение (структурное подразделение) (если есть).
- Основание для записи (номер и дата приказа, договора, иное).
Запись при приеме на работу (первичное оформление)
2. Общество с ограниченной ответственностью «Вектор Технологий»
3. Отдел маркетинга
4. Приказ о приеме на работу № 45-к от
Запись об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
2. Общество с ограниченной ответственностью «Вектор Технологий»
3. Отдел маркетинга
4. Заявление работника от . Приказ об увольнении № 120-к от . Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Запись при переводе внутри организации
2. Общество с ограниченной ответственностью «Вектор Технологий»
3. Отдел продаж (с )
4. Приказ о переводе № 201-к от
Запись о временном отпуске (без сохранения заработной платы)
2. Общество с ограниченной ответственностью «Вектор Технологий»
3. Отдел маркетинга
4. Заявление работника от . Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы № 180-к от . Период: с по
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки
При оформлении дубликата:
- В графе 2 (наименование организации) указывается название организации, выдавшей дубликат.
- В графе 4 (основание) делается запись: «Выдан дубликат взамен утерянной (испорченной) трудовой книжки № … от …».
- Все записи о предыдущих местах работы переносятся в дубликат в том же порядке, что и в оригинале, с указанием точных дат и номеров приказов.
- В конце раздела «Сведения о трудовой деятельности» делается запись о суммарном трудовом стаже на дату выдачи дубликата.
Пример записи о стаже в дубликате:
2. Общество с ограниченной ответственностью «Вектор Технологий»
3. —
4. Выдан дубликат взамен утерянной трудовой книжки № 123456. Общий трудовой стаж на составляет 5 лет 2 месяца.
Заполнение раздела «Сведения о награждениях»
Указываются только государственные и ведомственные награждения (ордена, медали, знаки отличия, почетные звания). Благодарственные письма, грамоты, сертификаты не вносятся.
2. Медаль «За заслуги перед городом Москвой»
3. Постановление Правительства Москвы № 345-ПП от
4. —
Работа с вкладышами
Когда страницы в основной книжке заканчиваются, оформляется вкладыш.
- Вкладыш имеет свой номер и привязывается к основной книжке.
- Первая запись на вкладыше повторяет последнюю запись с последней страницы основной книжки (для непрерывности).
- Все последующие записи ведут на вкладыше.
- При увольнении запись делается на вкладыше, а на последней странице основной книжки делается отметка: «Все записи о трудовой деятельности продолжены на вкладыше № …».
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
С 2020 года внедряется ЭТК. В 2026 году:
- Работник может выбрать бумажный или электронный формат (заявление в СЗВ-ТД).
- При выборе ЭТК бумажная книжка не выдается.
- Все сведения формируются в информационной системе Пенсионного фонда.
- Работодатель обязан передавать сведения в ПФР в электронном виде через СЗВ-ТД.
📥 Где скачать актуальные бланки (2026 год)?
Официальные бланки трудовая книжка и вкладыш утверждены Приказом Минтруда России. Скачать их можно:
- На официальном сайте Минтруда России в разделе «Документы».
- Через портал Госуслуг (для ЭТК).
- У проверенных поставщиков канцелярских товаров, имеющих право на печать защитных элементов.
Важно: Бланки должны иметь степень защиты (водяные знаки, микротекст, голограмма). Использование неофициальных бланков недопустимо.
Кто отвечает за заполнение?
Прямого закона, назначающего конкретного должностного лица, нет. Ответственность лежит на работодателе (юридическом лице). На практике эту работу выполняют:
- Кадровый специалист (главный исполнитель).
- Бухгалтер (часто совмещает обязанности).
- Руководитель организации (несет ultimate ответственность).
За неправильное заполнение (искажение стажа, отсутствие записей) предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и организаций).
Заполнение трудовой книжки в 2026 году строго регламентировано. Ключевые правила:
- Используйте только новые бланки (с ).
- Заполняйте разборчиво, без исправлений, черными чернилами.
- Указывайте полное наименование организации и точные основания (номер и дата приказа).
- При увольнении обязательно указывайте статью Трудового кодекса (если увольнение по инициативе работодателя).
- Для впервые устраивающихся — оформляйте электронную трудовую книжку.
Соблюдение этих простых правил защитит и работника, и работодателя от проблем при подтверждении стажа и оформлении пенсии.
Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, Приказ Минтруда № 722н, ФЗ № 439-ФЗ) и актуальен на 21 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется свериться с официальными источниками.