Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Внесение в неё информации происходит на основании Трудового кодекса РФ и подзаконных актов; За последние годы в правилах ведения этого документа произошли существенные изменения, которые важно знать как работникам, так и работодателям.
Ключевые изменения в законодательстве
Основные нововведения касаются:
- Перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2021 года работодатели обязаны открывать и вести ЭТК для вновь принимаемых сотрудников. Бумажная трудовая книжка выдается по заявлению работника, но её ношение необязательно.
- Новых сведений, подлежащих внесению. В записи теперь должны отражаться не только дата и основание приема/увольнения, но и наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы) и ФИО руководителя, подписавшего приказ.
- Порядка исправления ошибок. Исправления в трудовой книжке (как электронной, так и бумажной) теперь должны быть подписаны руководителем организации и скреплены печатью с четким указанием даты исправления. Зачеркивание старой записи недопустимо.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности
С 2026 года процесс цифровизации продолжается. Работодатель обязан:
- Вести ЭТК в государственной информационной системе труда (ГИС «Труд»).
- Предоставлять работнику защищенный доступ к своей ЭТК через портал «Госуслуги» или специальное мобильное приложение.
- При увольнении или изменении условий трудового договора незамедлительно вносить соответствующие сведения в ЭТК.
Важно: Если у работника на руках осталась бумажная трудовая книжка, все новые записи после 2021 года вносятся только в электронный вариант. Бумажная книжка больше не актуализируется.
Что делать работнику?
Если вы трудитесь с 2021 года или позже:
- Убедитесь, что у вас есть доступ к ЭТК на портале «Госуслуги».
- Регулярно проверяйте корректность записей (даты, названия организаций, подписи).
- При обнаружении ошибки немедленно обратитесь к работодателю (отделу кадров) с заявлением об исправлении.
- Если у вас есть старая бумажная трудовая книжка, храните её бережно. Она остается юридически значимым документом с записями, сделанными до перехода на ЭТК.
Обязанности работодателя
Компании и ИП должны:
- Открывать ЭТК каждому новому сотруднику в день приема на работу.
- Не требовать от работника предоставления бумажной трудовой книжки (если он не заявил о желании её получить).
- Вносить записи точно и своевременно. За несоблюдение сроков или внесение заведомо ложных сведений предусмотрена административная ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
- Обеспечивать конфиденциальность данных в ЭТК.
Практические советы и частые вопросы
Могу ли я получить бумажную трудовую книжку, если работаю с 2022 года?
Да, по письменному заявлению. Но все записи после выдачи будут вноситься только в электронный вариант. Бумажная книжка останется «замороженной» на дату её получения.
Что делать, если запись в ЭТК не совпадает с реальностью?
Немедленно подайте работодателю заявление об исправлении с приложением подтверждающих документов (приказ, договор). Если работодатель отказывается — обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Как подтверждать стаж при оформлении пенсии?
Пенсионный фонд (ПФР) получает данные о стаже напрямую из ГИС «Труд». Достаточно иметь доступ к своей ЭТК. Бумажная книжка также принимается, но её данные должны соответствовать электронным.
Изменения в ведении трудовой книжки направлены на упрощение процедур, борьбу с «серыми» зарплатами и защиту прав работников. Основной тренд — полный переход на электронный документ. Главное для сотрудника, активно контролировать свою карьерную историю в цифровом формате и не допускать халатности со стороны работодателя при внесении записей. В спорных ситуациях стоит помнить, что электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу с бумажной.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных юридических вопросов рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.