Дата актуализации: 17:10:56 ().

Трудовая книжка традиционно являлась основным документом‚ подтверждающим стаж и опыт работы сотрудника. Однако с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и изменений в законодательстве ситуация меняется. Работодатель может оформить трудовые отношения без бумажной книжки‚ но при этом обязан соблюдать ряд требований ТК РФ и других нормативных актов.

Когда допустимо оформление трудового договора без трудовой книжки?

Общие случаи‚ предусмотренные законом

• Первое трудоустройство – если у соискателя нет трудовой книжки‚ работодатель обязан оформить новую (см. информация от 2026-04-02T00:00:00).
• Отказ работника предоставлять бумажную трудовую книжку при наличии электронных сведений о трудовой деятельности – работодатель должен оформить новую книжку по письменному заявлению сотрудника (см. судебная практика от 2025-12-24T10:35:08 и акты КонсультантПлюс от 2026‑2025‑2024 гг.).
• Совместительство – если основное место работы сотрудника не одно‚ запись в трудовой книжке по совместительству может быть не требуется‚ но только при условии‚ что основное место работы уже оформлено (см. Белокалитвинский многопрофильный техникум‚ 2023-04-29T16:12:06).
• Использование электронной трудовой книжки (ЭТК) – с 1 января 2026 года завершается переходный период внедрения ЭТК‚ после чего бумажная книжка может не оформляться (см. информация о завершении переходного периода).

Когда оформление без трудовой книжки незаконно

• Если работодатель просто не оформляет трудовой договор и не ведет никакой учет трудовых отношений – это нарушение ст. 67 ТК РФ.
• Отсутствие записи в трудовой книжке при первом приеме на работу без оформления новой книжки – нарушение требований о выдаче трудовой книжки (ч. 8 ст. 2 Закона N 439‑ФЗ).
• Использование гражданско‑правовых договоров (подряда‚ оказания услуг) вместо трудового договора с целью обхода обязательств по страховым взносам – незаконно‚ так как фактически возникают трудовые отношения (см. материалы о рисках найма без официального трудоустройства).

Обязанности работодателя при приеме на работу без трудовой книжки

1. Получить письменное заявление от сотрудника об отсутствии трудовой книжки с указанием причины (утеря‚ первое трудоустройство‚ переход на ЭТК и т.д.).
2. Оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней с даты приема на работу.
3. Сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке (или в ЭТК) и выдать сотруднику копию записи.
4. Уведомить органы местного самоуправления о найме и последующем увольнении работника (обязательно при отсутствии трудовой книжки).
5. Оплачивать обязательные взносы в ФОМС‚ ФСС и ПФР за работника‚ как при обычном трудоустройстве.
6. Оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования для впервые принимаемых на работу сотрудников.

Несоблюдение этих требований влечет административную ответственность.

Последствия нарушения порядка оформления

Для работодателя

• Штраф от 30 000 руб. до 50 000 руб. (или более) за каждый факт незаконного найма без трудовой книжки (см. информация от 2024-02-08T14:04:30).
• Обязанность уплатить недоимку по страховым взносам‚ пени и штрафы.
• Риск признания отношений трудовыми в суде с последующей выплатой заработной платы‚ отпускных‚ компенсаций и т.д.
• Возможное привлечение к уголовной ответственности при систематическом уклонении от уплаты налогов и взносов.

Для работника

• Потеря возможности подтвердить трудовой стаж для получения пенсии‚ пособий по безработице и других социальных гарантий.
• Сложности при последующем трудоустройстве из‑за отсутствия записи в трудовой книжке.
• Право обратиться в трудовую инспекцию или суд для установления факта трудовых отношений и взыскания причитающихся выплат.

Практический алгоритм оформления сотрудника без трудовой книжки (2026 год)

1. Прием заявления от кандидата об отсутствии трудовой книжки (указать причину).
2. Проверка наличия электронной трудовой книжки через портал «Работа в России» или личный кабинет сотрудника.
3. Оформление трудового договора (включая условия оплаты‚ режим работы‚ испытательный срок и т.д.).
4. Создание новой трудовой книжки:
   • Если у сотрудника нет ЭТК – завести бумажную трудовую книжку и сделать первую запись о приеме на работу.
   • Если у сотрудника есть ЭТК – внести запись в электронный формат через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг.
5. Выдача копии записи сотруднику (под роспись).
6. Уведомление органов местного самоуправления о приеме (форма № П-4) и последующем увольнении.
7. Начисление и уплата страховых взносов в ФОМС‚ ФСС и ПФР.
8. Хранение документов (трудовой договор‚ приказ о приеме‚ заявление сотрудника‚ копия трудовой книжки) в течение 50 лет.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 1 января 2026 года переходный период завершен‚ и все новые трудовые отношения должны оформляться в ЭТК‚ если сотрудник не против paper‑варианта. Работодатель обязан:

• Получить согласие сотрудника на ведение ЭТК (можно оформить в заявлении о приеме).
• Внести записи о приеме‚ переводах‚ отпусках и увольнении в электронный формат через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы (например‚ Контур.Экстерн‚ 1С:ЗУП).
• Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных сотрудника.

Наем работника без трудовой книжки возможен‚ но только при строгом соблюдении законодательных требований:

• Получение письменного объяснения от сотрудника о причине отсутствия книжки.
• Оформление новой трудовой книжки (бумажной или электронной) в установленные сроки.
• Выполнение всех обязательных страховых и налоговых платежей.
• Уведомление соответствующих органов о найме и увольнении.

Нарушение этих правил приводит к значительным штрафам‚ рискам признания отношений трудовыми и возможным репутационным потерям для компании. Поэтому перед принятием решения о найме без трудовой книжки рекомендуется тщательно проверить документы сотрудника‚ оформить все необходимые бумаги и проконсультироваться с юристом или специалистом по кадровому учету.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников‚ актуальной на .