Трудовая книжка (в т․ч․ в электронном виде) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Правильная и своевременная её выдача — обязанность работодателя, нарушение которой влечёт административную ответственность․ В этой статье подробно разберём, в каких случаях и когда необходимо выдать трудовую книжку․
Первое трудоустройство (приём на работу)
Это самый частый случай․ Работодатель обязан выдать трудовую книжку новому сотруднику в первый рабочий день, но не позднее трёх дней с даты его приёма на работу․
- Если у работника уже есть трудовая книжка (например, от предыдущего работодателя), он должен её предъявить при заключении трудового договора․ Новый работодатель делает в ней первую запись․
- Если у работника нет трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу или утерял её), работодатель обязан её оформить и выдать․ Для этого необходимо:
- Принять заявление от работника о выдаче новой трудовой книжки․
- Оформить обложку (присвоить номер)․
- Сделать первую запись о приёме на работу с указанием наименования организации, даты заключения трудового договора, основания (например, ст․ 69 ТК РФ) и подписей сторон․
Важно: Запись о приёме на работу должна быть сделана не позднее дня подписания трудового договора․
При утере или порче трудовой книжки
Если работник потерял или повредил свою трудовую книжку, он должен письменно заявить об этом работодателю․ Работодатель, в свою очередь, обязан:
- Принять заявление․
- Оформить новую трудовую книжку (присвоить новый номер)․
- Внести в неё записи, исходя из имеющихся в архивных копиях или из личных дел работника․ Если точные данные восстановить невозможно, делается запись: «Трудовая книжка утеряна (повреждена)․ Предыдущие записи восстановить не удалось»․
- Выдать новую книжку работнику в течение трёх рабочих дней с даты подачи заявления․
Затраты на изготовление новой трудовой книжки несёт работодатель․
При увольнении работника
В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан вернуть трудовую книжку работнику․ В книжке должна быть сделана запись об увольнении с указанием даты увольнения, основания (статья Трудового кодекса РФ) и подписи должностного лица и работника (или отметки об отказе от подписания)․
Исключение: Если в день увольнения работник не явился за книжкой (например, находится в отпуске или больнице), работодатель должен направить ей почтовое отправление с уведомлением о вручении․ Срок выдачи в этом случае считается с даты вручения отправления․
Переход на работу в другую организацию
При смене работодателя работник сам доставляет свою трудовую книжку в новую организацию․ Новый работодатель не выдает новую книжку, а делает в уже существующей первую запись о приёме на работу у него․ Выдача новой книжки в этом случае не требуется․
Электронная трудовая книжка (с 2021 года)
С 1 января 2021 года в России параллельно с бумажной вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)․
- Если работник не против ЭТК, работодатель не выдает бумажную книжку, а формирует электронную․ Информация о трудовой деятельности заносится в реестр СЗВ-ТД․
- Если работник настаивает на бумажном варианте, работодатель обязан выдать ему традиционную бумажную трудовую книжку․
- При увольнении работник может получить выписку из ЭТК или бумажную книжку (если она у него была)․
Сроки выдачи: общий итог
| Ситуация | Срок выдачи/оформления |
|---|---|
| Первое трудоустройство (при наличии своей книжки) | В первый рабочий день (запись в существующую книжку) |
| Первое трудоустройство (без своей книжки) | Не позднее 3 дней с даты приёма на работу |
| Утеря/повреждение книги | Не позднее 3 рабочих дней с даты заявления |
| Увольнение | В день увольнения (последний рабочий день) |
Ответственность за нарушение сроков выдачи
Невыдача или несвоевременная выдача трудовой книжки является административным правонарушением․ По ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
Кроме того, работник может обратиться в суд с требованием о взыскании компенсации за задержку выдачи (до 50% среднего заработка за время задержки)․
Ключевой принцип: трудовая книжка (бумажная или электронная) должна быть у работника с первого дня его работы в организации и возвращаться ему в день увольнения․ Работодатель должен чётко отслеживать эти моменты, чтобы избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками․ При любых сомнениях следует обращаться к тексту Трудового кодекса РФ (ст․ 67, 69, 84․1) или консультироваться с юристом․