Трудовая книжка (ТК) — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина․ В 2026 году правила её ведения и выдачи регулируются Трудовым кодексом РФ (ст․ 66, 84․1) и постановлениями Правительства․ Важно понимать, что работодатель обязан выдавать документ не только при увольнении, но и в других случаях по письменному заявлению работника․ Рассмотрим детально․
Основные случаи, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку
Выдача ТК регламентирована строгими сроками и основаниями․ Вот основные ситуации:
При увольнении (прекращении трудового договора)
Это основное и самое распространённое основание․ Согласно ч․ 1 ст․ 84․1 ТК РФ:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (последний день работы)․
- В книжку должна быть внесена запись об увольнении с указанием причины и даты․
- Если в день увольнения работник не явился, документ всё равно должен быть ему готов к выдаче․ Работодатель может отправить её почтой за свой счёт по указанному работником адресу․
По письменному заявлению работника в период работы
Работник имеет право запросить оригинал своей трудовой книжки даже не увольняясь․ Наиболее частые причины:
- Для предоставления в Пенсионный фонд (ПФР) или другие органы для уточнения или подтверждения стажа․
- Для оформления пенсии, пособий или других документов․
- Для сверки данных с информацией в СФР (бывший ПФР)․
Ключевое правило: Работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (п․ 36 Порядка ведения ТК)․
Бумажная vs․ Электронная трудовая книжка: что выдавать?
С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ У работника есть выбор․
Если выбрана бумажная трудовая книжка
- Работодатель ведёт традиционный физический документ (обложка с внутренними страницами)․
- Хранение — на предприятии (в отделе кадров или бухгалтерии)․
- Выдаётся на руки только по основаниям, указанным выше (увольнение или заявление)․
- При увольнении в книжку вносится последняя запись, и она возвращается работнику․
Если выбрана электронная трудовая книжка (ЭТК)
В этом случае оригинал бумажного документа не ведётся․ Вся информация хранится в базе Социального фонда России (СФР)․
- Работодатель формирует и передаёт в СФР сведения о трудовой деятельности по утверждённой форме․
- Работнику для предъявления при устройстве на новую работу или в органы выдаётся выписка из ЭТК:
- Форма СТД-Р, если выдает работодатель (с электронной подписью организации)․
- Форма СТД-СФР — если работник получает выписку самостоятельно через Госуслуги или отделение СФР․
- Важно: Если у работника уже есть бумажная ТК, а он переходит на ЭТК, в бумажную книжку вносится специальная запись о переходе, после чего она выдаётся ему на руки․
Порядок действий: как получить свою трудовую книжку
Для работника:
- Напишите письменное заявление․ Укажите ФИО, паспортные данные, дату, просительную часть (например: «Прошу выдать мою трудовую книжку для предоставления в ПФР»)․
- Подайте заявление работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) лично под расписку или иным способом, фиксирующим факт получения (например, заказным письмом с уведомлением)․
- Дождитесь ответа․ По закону у работодателя есть 3 рабочих дня на исполнение․
- Получите документ․ При получении проверьте, правильно ли внесены все записи, нет ли исправлений․
Для работодателя:
- Получите и зарегистрируйте заявление․
- Найдите трудовую книжку в архиве/отделе кадров․
- Проверьте актуальность записей․ При необходимости внесите последнюю запись об увольнении (если заявление подано в день увольнения) или сверьте данные․
- Выдайте книжку работнику под расписку в журнале учёта выдачи документов․ Расписка должна содержать дату, ФИО работника, подпись и расшифровку․
- При электронной книжке: сформируйте и напечатайте выписку по форме СТД-Р, подпишите её ЭЦП организации и выдайте работнику․
Ответственность работодателя за нарушение правил выдачи
Если работодатель не выдал трудовую книжку в установленный срок (день увольнения или в течение 3 рабочих дней по заявлению), это влечёт административную ответственность․
- Штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб․ (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб․
- Кроме того, работник может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принудительного восстановления своих прав и взыскания компенсации за задержку․
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли выдать трудовую книжку на время для сверки?
Да, можно․ Это один из случаев выдачи по заявлению в период работы․ Работник пишет заявление, например, «для сверки данных с ПФР», получает книжку на несколько дней и возвращает её обратно․ Рекомендуется фиксировать факт временной выдачи распиской․
Что делать, если при увольнении книжку не выдали?
- Немедленно написать заявление на выдачу (если не писали ранее)․
- Обратиться с жалобой в ГИТ․
- Подать исковое заявление в суд о принудительном выдачи и компенсации за задержку (ст․ 236 ТК РФ)․
Где хранится электронная трудовая книжка?
Все сведения об электронной трудовой книжке хранятся в Социальном фонде России (СФР)․ Работодатель лишь направляет туда информацию․ Работник в любой момент может получить актуальную выписку через личный кабинет на Госуслугах или в отделении СФР․
Выдача трудовой книжки, строго регламентированная обязанность работодателя․ В 2026 году важно помнить:
- Выдача обязательна при увольнении в день увольнения․
- Выдача по заявлению в период работы возможна, срок, 3 рабочих дня․
- Форма документа зависит от выбора работника: бумажная (выдаётся оригинал) или электронная (выдаётся выписка СТД-Р/СТД-СФР)․
- Задержка выдачи влечёт штрафы и судебные иски․
Работнику следует настаивать на соблюдении своих прав, а работодателю, вести учёт и выдавать документы оперативно и правильно․