Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По общему правилу она хранится у работодателя, и выдача ее на руки строго регламентирована законодательством. В нашей консультации мы подробно разберем, в каких случаях можно запросить оригинал, как правильно составить заявление о выдаче трудовой книжки и какие сроки должен соблюдать работодатель.
Когда выдается оригинал трудовой книжки?
Работодатель вправе выдать работнику оригинал бланка на руки только в строго определенных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ:
- При увольнении, в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
- Для целей обязательного социального страхования — например, для оформления страховой пенсии в Социальном фонде России (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
- Впервые поступающему на работу, если сотрудник устраивается впервые и бланк оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Во всех остальных случаях, когда работнику нужно подтвердить стаж, опыт или место работы (например, для получения кредита или визы), выдаеться копия трудовой книжки или выписка из нее; Оригинал на руки в таких ситуациях не выдается.
Сроки выдачи документа
Срок предоставления документа зависит от цели запроса:
- При увольнении: выдается строго в день увольнения.
- Для предоставления в Социальный фонд (для назначения пенсии): оригинал должен быть выдан в течение 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
- Для получения копии или выписки: также выдается в течение 3 рабочих дней с даты поступления письменной просьбы работника (на основании ст. 62 ТК РФ).
Как составить заявление о выдаче трудовой книжки
Заявление всегда составляется в письменной форме. Унифицированного бланка не существует, поэтому документ оформляется в произвольной форме, однако должен содержать ряд обязательных реквизитов.
Структура заявления:
- Шапка: должность руководителя организации, наименование организации, ФИО руководителя, а также должность и ФИО заявителя.
- Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки».
- Суть просьбы: четко сформулированная просьба выдать оригинал или копию документа.
- Обоснование: причина запроса (например, в связи с оформлением страховой пенсии, в связи с увольнением и т.д.).
- Правовое основание: ссылка на статью ТК РФ (например, ст. 62 ТК РФ).
- Дата составления и личная подпись работника;
Образцы заявлений для разных ситуаций
Образец заявления о выдаче оригинала (для оформления пенсии)
Этот вариант используется, если сотруднику нужно предоставить оригинал в Социальный фонд. Обязательно укажите цель — назначение пенсии.
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от инженера Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с оформлением страховой пенсии и на основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на руки. Обязуюсь вернуть указанный документ в установленный законом срок.
______________ / Петров П.П. /
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Используется для подтверждения стажа и места работы в банках, консульствах и других учреждениях.
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера Сидоровой А.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в банк в течение 3 рабочих дней на основании ст. 62 ТК РФ.
______________ / Сидорова А.В. /
Что делать кадровику при получении заявления?
Порядок действий кадрового работника при выдаче документа пошагово выглядит следующим образом:
- Получить письменное заявление работника на выдачу трудовой книжки.
- Оформить выдачу соответствующей записью в книге учета движения трудовых книжек.
- В самой трудовой книжке (в разделе сведений о работе):
- В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
- В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки;
- В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- В графе 4 указывается реквизит заявления работника (с указанием даты и номера его регистрации).
Важные нюансы и ответственность
Очень важно соблюдать документальный порядок передачи бланка. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.
Если работник, получивший оригинал для предоставления в Социальный фонд, не возвращает его обратно в течение 3 рабочих дней после его возврата из фонда, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
Заявление о выдаче трудовой книжки — это важный документ, позволяющий работодателю на законных основаниях передать бланк сотруднику. Помните, что оригинал выдается только для оформления пенсии или при увольнении, а для всех остальных нужд достаточно копии. Срок выдачи в любом случае не должен превышать 3 рабочих дней. Вы всегда можете скачать актуальный бланк в формате Word (doc) и адаптировать его под свою ситуацию.