Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина РФ. Правильное и своевременное её ведение, не просто формальность, а юридическая обязанность работодателя и гарантия прав работника. В этой статье подробно разберем, когда и как обязательно вносить записи, с учетом последних изменений законодательства.

Основное правило: когда запись обязательна?

Согласно действующему Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Роструда, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего по трудовому договору более 5 рабочих дней.

Особенности для индивидуального предпринимателя (ИП)

Правила для ИП аналогичны, но с важным нюансом:

• Запись вносится, если сотрудник проработал у ИП более 5 рабочих дней.
• Если человек впервые устраивается на работу (трудовую книжку не имеет), ИП обязан оформить ему новую трудовую книжку. Бланк приобретает за свой счет сам работник.

Первое место работы: что делать, если книжки нет?

Если у сотрудника отсутствует трудовая книжка (первое трудоустройство), работодатель (включая ИП) обязан:

1. Приобрести пустой бланк трудовой книжки.
2. Заполнить его после 7 дней работы сотрудника (этот срок установлен для оформления первого документа).
3. Все расходы на приобретение бланка несет работодатель.

Как правильно заполнять и вносить записи?

Процедура регламентирована строгими правилами:

Общие требования к записи

• Запись делается неразборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.
• Указываются: дата заключения трудового договора, наименование организации (для ИП — ФИО и статус), ФИО работника, должность, структурное подразделение, основание для приема (приказ, номер и дата).
• Запись заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы, если печать есть).

Изменение данных (смена фамилии, имени, отчества)

При изменении персональных данных:

• Старую запись (ФИО, дата рождения) зачеркивается одной чертой.
• Рядом вписываются новые данные.
• Делается ссылка на документ-основание (например, свидетельство о браке или паспорт) на внутренней стороне обложки, с подписью и печатью.

Запись о совместительстве

Если сотрудник работает по совместительству, в запись вносится обязательная отметка «Совместитель».

Важные исключения и особые случаи

• Гражданско-правовые договоры (ГПД): Работа по ГПД не требует внесения записи в трудовую книжку. Это не трудовые отношения.
• Приказ о приеме: С 22 ноября 2021 года приказ о приеме на работу не является обязательным документом для внесения записи. Достаточно факта заключения трудового договора.
• Трудовые книжки, заведенные до : Записи продолжают вноситься в них, пока есть свободные строки. После — оформляется вкладыш.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2020 года работодатели вправе вести ЭТК. Важные моменты:

• Если работник ранее трудился до и отказался от перехода на ЭТК, запись вносится в его бумажную книжку.
• При переходе на ЭТК в бумажную книжку вносится специальная запись с указанием, что сведения ведутся в электронном виде, и реквизиты организации-работодателя.
• Запись о приеме на работу в ЭТК также вносится в течение 5 рабочих дней.

Ответственность за нарушение правил

Несоблюдение обязанности по ведению трудовых книжек влечет для работодателя (ИП, организации) административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штрафы от 5 000 до 50 000 рублей (для юрлиц, до 1 000 000 руб.).

Краткий итог: что нужно помнить

1. 5 дней — основной срок для внесения записи о приеме.
2. 7 дней — срок для оформления трудовой книжки при первом трудоустройстве.
3. ИП следует тем же правилам, но бланк для первого места работы покупает работник.
4. Запись должна быть полной, четкой, с подписью и печатью.
5. ГПД — не требует записи. Приказ с 2021 года не обязателен.
6. Учитывайте возможность электронного документооборота.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли не делать запись, если человек проработал 3 дня?

Нет. Обязанность возникает только при проработе более 5 дней. Если сотрудник уволился раньше, запись не вносится.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Работодатель обязан по заявлению работника оформить дубликат на основании имеющихся у него сведений (приказы, личные карточки).

Обязательно ли ставить печать на каждую запись?

Да. Каждая запись о приеме, увольнении, переводе должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации. Отсутствие печати может сделать запись недействительной.

Статья составлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и официальных разъяснений Роструда на 2026 год. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом.