Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовых отношениях․ Она фиксирует все этапы трудовой деятельности сотрудника, а также основания прекращения трудового договора․ Вопрос о том, когда и как вносить записи в трудовую книжку, часто вызывает сомнения как у работодателей, так и у самих работников․ Ниже разберёмся, какие случаи требуют внесения записей, какие нет, и какие нюансы стоит учитывать при работе с этим документом․
Когда обязательно вносить записи?
Первый день работы в новом месте
При приёме на работу в новом предприятии работодатель обязан оформить запись о трудоустройстве в трудовой книжке․ Это делается на основании приказа (распоряжения) о приёме на работу и должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа․
Утеря или порча трудовой книжки
Если книжка потеряна, уничтожена или сильно порчена, работодатель обязан оформить новый бланк трудовой книжки и внести в него все предыдущие записи․ В таком случае необходимо получить копию старой книжки (если она есть) и перенести все сведения в новый документ․
Перевод на другую постоянную работу
При переводе сотрудника внутри организации на другую должность, где меняются обязанности, необходимо внести запись о переводе․ Это делается на основании приказа о переводе и также должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней․
Увольнение
Запись об увольнении вносится в день увольнения․ В ней указываются основания увольнения (например, «Уволен по собственному желанию» – пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ) и дата увольнения․ Внутренняя сторона обложки должна содержать информацию об изменении фамилии, если она произошла в результате изменения паспорта․
Награждения и квалификация
Все награды, премии и повышенные квалификации фиксируются в трудовой книжке․ Запись делается на основании приказа о награждении или об повышении квалификации и должна быть внесена в течение 5 рабочих дней․
Работа по совместительству
Если работник желает, чтобы сведения о работе по совместительству были внесены в трудовую книжку, он должен предоставить документ, подтверждающий эту работу (статья 66 ТК РФ)․ Запись вносится в трудовую книжку по месту основной работы․
Когда запись в трудовой книжке не требуется?
Договоры гражданско-правового характера
Трудовое законодательство не распространяется на сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера (ч․ 8 ст․ 11 ТК РФ)․ В таком случае ведение трудовой книжки не требуется․
Приостановление трудового договора (мобилизация)
Вопрос о записи мобилизованного работника в трудовую книжку остаётся спорным․ Некоторые специалисты утверждают, что запись не нужна, так как трудовой договор приостановлен․ Другие же считают, что запись о приостановлении и восстановлении должна быть внесена․ В большинстве практик принято не вносить запись о приостановлении, но при восстановлении – вносить запись о возобновлении работы․
Смена подразделения без изменения должности и обязанностей
Если работник переводится в другое подразделение внутри организации, но его должность и обязанности остаются прежними, запись в трудовой книжке не требуется․ Однако, если в результате перевода меняется должность, необходимо внести запись․
Как правильно вносить записи?
Сроки внесения
- Запись о трудоустройстве, переводе, повышении квалификации – не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа․
- Запись об увольнении – в день увольнения․
Текст записи
Запись должна точно соответствовать тексту приказа и требованиям Трудового кодекса․ Например:
Уволен по собственному желанию – пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ․
Изменение ФИО
При смене фамилии работника запись вносится на ьном листе․ При этом допускается только дополнение существующей записи, без зачеркивания․
Вшивание вкладыша
Если свободного места в книжке недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш․ Вшиваемый вкладка должна содержать все необходимые сведения и быть оформлена в соответствии с требованиями․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки в пользу ЭТК, работодатель обязан вести обе версии – бумажную и электронную․ На ьном листе обеих версий указываются личные данные работника и информация о его образовании․
Практические рекомендации
- Всегда сохраняйте копию всех приказов, которые являются основанием для внесения записи․
- Проверяйте, что запись в трудовой книжке соответствует ТК РФ и внутренним регламентам организации․
- В случае сомнений – консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам․
- Если в книжке нет места, вшивайте вкладыш, но не удаляйте старые записи․
- При работе с мобилизованными работниками уточняйте у работодателя политику компании․
Запись в трудовой книжке – это обязательный элемент трудовых отношений, но не всегда требуется․ Важно знать, какие случаи требуют внесения записей, а какие – нет, и соблюдать сроки и требования к оформлению․ Правильное ведение трудовой книжки обеспечивает юридическую защиту как работодателя, так и работника, а также упрощает процесс оформления трудовых документов в дальнейшем․