Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Вопрос о том, когда именно работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику, регулируется Трудовым кодексом РФ, а также рядом подзаконных актов и разъяснений контролирующих органов. Ниже представлен подробный обзор актуальных норм (с учётом изменений, действующих на 2026 год) и практических советов для кадровых служб.

Нормативная база

• ТК РФ ст. 84.1 – порядок выдачи трудовой книжки при увольнении (или прекращении трудового договора).
• ТК РФ ст. 62 – obligation работодателя ознакомить работника с локальными нормативными актами, в т.ч. с правилами ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от  № 225 (с изменениями) – «Правила ведения трудовых книжек».
• Разъяснения Минтруда и Соцзащиты РФ (например, письма от , ) – о выдаче в последний рабочий день и о хранении документа у работодателя.
• Информация КонсультантПлюс и Гарант (2023‑2025 гг.) – о необходимости выдачи СТД‑Р при отсутствии бумажной трудовой книжки, о сроках выдачи после получения заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) и т.д.

Основные случаи выдачи трудовой книжки

При увольнении (прекращении трудового договора)

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и пункту 10 Порядка заполнения СТД‑Р:

• Трудовая книжка выдаётся в последний рабочий день (день увольнения).
• Если работник не явился за документом в этот день, работодатель обязан хранить книжку у себя и выдать её по первому требованию сотрудника (или по его письменному согласию на отправку почтой).
• Заявление от работника о выдаче трудовой книжки не требуется; документ оформляется автоматически при расчёте.

При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершён переходный период на ЭТК. Однако многие работники всё ещё используют бумажные варианты.

• Если сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня получения такого заявления (п. 6 ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, разъяснения Соцфонда).
• После получения заявления работник может продолжать пользоваться бумажной книжкой до момента её фактической сдачи в архив работодателя.

Для предоставления в сторонние органы (СФР, налоговая, суд и т.п.)

Трудовая книжка может быть выдана работнику до увольнения, если ему необходимо предоставить документ:

• в Социальный фонд РФ (для подтверждения стажа при назначении пенсии, пособий и т.д.);
• в налоговые органы (при получении вычетов, субсидий);
• в суд или иные государственные структуры (по требованию).

В таких случаях выдача оформляется на основании письменного заявления работника (или его устного согласия, фиксируемого в приказе). После использования документ возвращается работодателю для дальнейшего хранения.

При переводе внутри организации

Если работник переводится на другую должность внутри того же юридического лица, трудовая книжка остаётся у работодателя; выдача не требуется. Однако при переводе в другую организацию (включая филиалы, если они являются отдельными юрлицами) действуют правила, аналогичные увольнению: книжка выдаётся в последний день работы в текущем подразделении.

При отпуске без сохранения зарплаты с последующим увольнением

Если работник оформляет отпуск без сохранения зарплаты, а затем увольняется по собственному желанию, трудовая книжка выдаётся в последний день фактической работы (день, предшествующий началу отпуска) или в день увольнения, если отпуск не прерывает трудовой договор. Важно учесть, что период отпуска не включается в расчёт срока хранения документа у работодателя.

Практический порядок действий работодателя

1. Подготовка документов за день до планируемого увольнения: расчётный лист, справка о доходах (2‑НДФЛ), копия приказа об увольнении, трудовая книжка (или СТД‑Р при отсутствии бумажного варианта).
2. Вручение трудовой книжки в последний рабочий день под роспись в личной карточке сотрудника (журнал выдачи трудовых книжек). Если сотрудник отсутствует – сделать пометку о невозможности вручения и организовать хранение.
3. Хранение трудовой книжки у работодателя не более пяти лет** (по ст. 66 ТК РФ) после увольнения, если работник не востребовал документ. По истечении этого срока книжка подлежит уничтожению с составлением акта.
4. Выдача по заявлению (если сотрудник явился позже): оформить заявление, сделать копию книжки (при необходимости), выдать оригинал под роспись.
5. Информирование сотрудника о возможности получения СТД‑Р, если бумажная книжка отсутствует (ст. 84.1 ТК РФ, п. 10 Порядка заполнения СТД‑Р).

Ответственность за нарушение сроков выдачи

Нарушение установленных сроков может повлечь:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций);
• возможность взыскания компенсации морального вреда через суд (по ст. 237 ТК РФ).

Особенности 2026 года

С 1 января 2026 года:

• Электронная трудовая книжка является основным формой учёта трудовой деятельности; бумажная книжка выдаётся только по заявлению сотрудника или в случаях, предусмотренных законом (например, для предоставления в органы, требующие оригинал).
• Работодатели обязаны обеспечивать доступ сотрудников к их ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через Социальный фонд.
• При переходе на ЭТК срок выдачи бумажной копии составляет не более трёх рабочих дней с даты получения заявления (см. пункт 2.2).

Трудовая книжка выдаётся:

• в последний рабочий день при увольнении;
• не позднее трёх рабочих дней после получения заявления о переходе на электронную трудовую книжку;
• по требованию сотрудника для предоставления в государственные органы (с последующим возвратом);
• в случае отсутствия работника в последний день – хранится у работодателя и выдаётся по первому требованию.

Соблюдение этих правил не только защищает права работников, но и минимизирует риски административных штрафов для организации. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние нормативные акты, проводить инструктаж кадровых специалистов и вести чёткий журнал выдачи и хранения трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы ТК РФ, разъяснений Минтруда, Соцфонда и судебной практики на 2026 год.