Дата актуализации: 22 мая 2026 г.
Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий стаж работы и трудовую деятельность сотрудника. В зависимости от обстоятельств работодатель может быть обязан завести новую трудовую книжку. Ниже рассмотрены все основные случаи, порядок оформления и практические рекомендации.
Когда требуется завести новую трудовую книжку
- Утеря или повреждение существующей ТК (бумажной или электронной).
- Первое трудоустройство после 1 января 2026 г., когда бумажная ТК не требуется, но работник может попросить оформить её добровольно.
- Трудовая книжка украинского образца и наличие стажа на г. – по заявлению работника необходимо завести новую российскую ТК.
- Заполнение всех листов старой ТК (закончилось место для записей).
- Переход с электронной трудовой книжки (ЭТК) на бумажный носитель по инициативе сотрудника или требованиям внешних организаций (например, посольства, консульства).
- Сотрудник впервые устраивается на работу и ранее никогда не имел ТК (в т.ч. после 1 января 2026 г., когда ЭТК ведётся автоматически).
Когда новую трудовую книжку заводить не нужно
- ТК оформлена в СССР и до сих пор действительна (советский образец).
- Сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 г. и работник согласен вести исключительно электронную трудовую книжку.
- У сотрудника уже есть действующая электронная трудовая книжка, и он не просит бумажный дубликат.
Порядок оформления новой трудовой книжки
Подготовка документов
Для заведения новой ТК потребуется:
- Заявление работника о необходимости завести новую трудовую книжку (в свободной форме, но с указанием причины: утеря, повреждение, заполнение листов и т.д.).
- Документ, подтверждающий личность (паспорт).
- Сведения о предыдущем трудовом стаже:
- Выписка из прежней ТК (если она сохранилась частично).
- Справки от предыдущих работников о периодах работы.
- Выписка из ПФР о стаже (если требуется подтверждение для пенсии).
- При наличии украинского образца ТК – копия старой книжки и подтверждение стажа на г.
Выбор формата ТК
С 2021 г. в России действуют два формата:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, выдаётся на бланке установленного образца.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – ведётся в системе ПФР, доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Если работник просит бумажную ТК, оформляем её на бланке, утверждённом Приказом Минтруда России № XXX от XX.XX.XXXX.
Заполнение первой страницы
На первой (ьной) странице новой ТК указываются:
- ФИО сотрудника.
- Дата и место рождения.
- Дата приёма на работу в текущей организации.
- Наименование организации, её ИНН и КПП.
- Дата заведения новой ТК.
- Подпись работника и печать организации (если требуется).
Внесение информации о стаже
Если у сотрудника есть подтверждённый стаж до поступления в текущую организацию, его необходимо внести в раздел «Сведения о предыдущей работе»:
- Указать периоды работы (месяц и год).
- Наименование предыдущих работодателей.
- Должность, род занятий.
- Основание для записи (трудовой договор, приказ, справка).
При отсутствии документов, подтверждающих стаж, можно сделать запись на основании заявления работника, но такая запись считается презумптивной и может потребовать последующего подтверждения.
Завершение оформления
После заполнения всех необходимых разделов:
- Подписывает ТК работник и уполномоченное лицо организации (кадровик, руководитель).
- Ставится печать организации (если предусмотрено внутренними нормативными актами).
- Выдаётся сотруднику на руки под расписку.
- Внутренний журнал учёта трудовых книжек обновляется (номер новой ТК, дата выдачи, ФИО сотрудника).
Особенности оформления при утере или повреждении
Если ТК утеряна или повреждена, процедура аналогична вышеописанной, но с дополнительными шагами:
- Сотрудник пишет заявление о утере/повреждении ТК.
- Организация направляет запрос в архив бывшего работодателя (если известен) для получения дубликата сведений о стаже.
- При невозможности получить подтверждающие документы стаж вносится на основании заявления и может быть позже уточнён.
Электронная трудовая книжка: когда она заменяет бумажную
С 1 января 2021 г. ведение ЭТК стало обязательным для всех работодателей. Однако:
- Если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2026 г. и не требует бумажную ТК, достаточно оформить только ЭТК.
- При наличии обеих форм (бумажная + электронная) данные должны быть синхронны; расхождения недопустимы.
Права и обязанности сторон
Обязанности работодателя
- Завести новую ТК в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления сотрудника (при утере, повреждении, заполнении листов и т.п.).
- Обеспечить достоверность внесённых сведений о стаже.
- Выдать сотруднику новую ТК под расписку.
- При переходе на ЭТК – своевременно передавать сведения в ПФР.
Права сотрудника
- Требовать выдачи новой ТК при законных основаниях.
- Получать копию своей ТК (или выписку из неё) по первому требованию.
- Оспаривать неправильные записи в ТК через суд или комиссию по трудовым спорам.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вносить суммарный стаж в новую ТК, если стаж подтверждён документами?
- Да, все подтверждённые периоды работы должны быть отражены в разделе «Сведения о предыдущей работе».
- Можно ли завести новую ТК, если у сотрудника есть только электронная трудовая книжка?
- Да, по заявлению сотрудника можно оформить бумажный дубликат ЭТК. При этом данные в обеих формах должны совпадать.
- Что делать, если у сотрудника нет никаких документов о стаже?
- Стаж вносится на основании заявления работника. Такая запись считается презумптивной и может быть позже подтверждена при получении соответствующих справок.
- Нужно ли нотариально заверять новую ТК?
- Нет, трудовая книжка заверяется подписью уполномоченного лица организации и печатью работодателя (если так предусмотрено внутренними нормативными актами).
Заведение новой трудовой книжки – стандартная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Основные причины для её оформления: утеря/повреждение, заполнение всех листов, переход с украинского образца на российский, первое трудоустройство после определённой даты, а также запрос сотрудника на бумажный дубликат электронной ТК. Следуя представленному алгоритму, работодатель обеспечит соблюдение законодательства, защитит права сотрудников и избежит возможных споров, связанных с подтверждением трудового стажа.
Если у вас остались вопросы или требуется помощь в оформлении конкретного случая – обращайтесь к своему юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.