Трудовая книжка — неотъемлемый документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника‚ его стаж и права. Вопрос о том‚ когда и кому необходимо предоставить этот документ‚ часто вызывает недоразумения как у сотрудников‚ так и у работодателей. Ниже приведена подробная информация‚ основанная на законодательстве РФ и практических рекомендациях‚ а также учитывающая переход к электронным трудовым книжкам в Украине.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84.1)‚ работодатели обязаны вести трудовые книжки только для тех сотрудников‚ которые:

• работали у них более пяти календарных дней;
• выполняют основную работу (не совместительство‚ не временные работы‚ если иное не предусмотрено законом);
• не являются физическими лицами‑предпринимателями.

Если работник отработал менее пяти дней‚ запись о приёме в трудовой книжке не ведётся‚ однако в случае увольнения такой сотрудник всё равно имеет право на получение справки о трудовой деятельности.

Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?

При увольнении

Статья 84.1 ТК РФ гласит‚ что работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (последний день работы) с внесённой в неё записью об увольнении. Запись должна быть сделана в течение одного рабочего дня после прекращения трудового договора.

По письменному заявлению работника

Если работник обращается с письменным заявлением‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. В случае отказа от выдачи в указанный срок работодатель может быть привлечён к ответственности.

Для оформления пенсии и социальных выплат

При оформлении трудовой пенсии‚ субсидий‚ пособий и компенсаций‚ зависящих от продолжительности трудовой деятельности‚ работник может потребовать от работодателя копию трудовой книжки (или её сведения). В таком случае работодатель обязан предоставить оригинал или копию в течение трёх рабочих дней.

Сроки внесения записей и выдачи

1. Запись о приёме в трудовую книжку должна быть внесена в течение одного рабочего дня после начала работы.
2. Запись об увольнении — в течение одного рабочего дня после прекращения трудового договора.
3. Выдача трудовой книжки по заявлению — не позднее трёх рабочих дней.
4. В случае оформления пенсионных и социальных выплат — в течение трёх рабочих дней после запроса.

Переход к электронным трудовым книжкам (Украина)

С 10 июня 2021 г. в Украине введён электронный формат трудовых книжек. Все сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в электронном реестре‚ который доступен через Социальный фонд. Ключевые моменты:

• Сотрудники‚ у которых была бумажная трудовая книжка до 1 января 2004 г.‚ могут оформить её перевод в электронный формат.
• До 10 июня 2026 г. все граждане обязаны перевести данные в электронную трудовую книжку.
• Работодатели обязаны до 30 июня уведомить сотрудников о возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.
• В случае отказа от бумажной версии‚ работник получает электронный документ‚ который можно использовать для всех целей‚ включая оформление паспортов‚ социальных выплат и пенсионных прав.

Как оформить электронную трудовую книжку

Процесс прост:

1. Сотрудник заполняет онлайн‑заявление на сайте Социального фонда.
2. Работодатель подтверждает данные и подписывает электронный документ.
3. Система автоматически обновляет реестр и отправляет подтверждение сотруднику.

После перехода в электронный формат бумажную трудовую книжку можно хранить в архиве‚ но она больше не требуется для официальных процедур.

Важно помнить

• Работодатель не может задерживать выдачу трудовой книжки более трёх рабочих дней после обращения.
• Записи о приёме и увольнении должны быть внесены в течение одного рабочего дня.
• При увольнении работник имеет право получить копию трудовой книжки‚ если оригинал не требуется.
• Для оформления пенсии и социальных выплат необходимо предоставить сведения о трудовой деятельности‚ которые можно получить из трудовой книжки.
• В Украине электронная трудовая книжка становится обязательной к 10 июня 2026 г.; до этого срока работники могут выбирать бумажную или электронную версию.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом‚ подтверждающим трудовой стаж и права работника. В России она ведётся только для сотрудников‚ отработавших более пяти дней‚ и должна выдаваться в день увольнения или по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. В Украине переход к электронным трудовым книжкам уже в процессе‚ и к 2026 году все данные будут храниться в электронном реестре. Соблюдение сроков и правил выдачи поможет избежать конфликтов и обеспечит правильное оформление всех правовых и социальных документов.