Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, когда именно должна быть оформлена первая трудовая книжка, волнует как работодателей, так и соискателей. Ниже представлена подробная информация, основанная на действующем Трудовом кодексе РФ и актуальных нормативных актах 2025‑2026 гг.

Правовая база

• Статья 66 Трудового кодекса РФ – определяет порядок ведения трудовых книжек, требования к их форме и сроки внесения записей.
• Приказ Минтруда России № 320‑Н от – вводит новую унифицированную форму трудовой книжки (бумажной и электронной).
• Постановление о переходе к электронным трудовым книжкам (ЭТК) – с 2021 года работодатели обязаны вести ЭТК, а к 1 января 2026 года завершается переходный период.

Срок оформления первой трудовой книжки

Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку, если сотрудник проработал на предприятии не менее пяти дней. Это означает следующее:

1. При приёме на работу сотруднику в течение первых пяти календарных дней предоставляется трудовая книжка (бумажная или электронная) и в неё вносятся сведения о начале трудового договора.
2. Если сотрудник отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, в его электронном профиле фиксируется отказ, и дальнейшее ведение происходит в ЭТК.
3. В случае, если работник проработал менее пяти дней и затем уволился, запись в трудовую книжку не требуется, однако в ЭТК может быть сделана отметка о факте трудоустройства.

Как выглядит процесс оформления

Бумажная трудовая книжка

• Работодатель получает форму книжки у поставщика, утверждённого Минтрудом.
• В течение пяти дней после начала работы в книжку вносятся:
  • ФИО, дата рождения, пол, гражданство.
  • Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОКПО).
  • Дата начала работы и должность.
• Запись заверяется подписью и печатью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Создаётся в федеральной информационной системе «Электронная трудовая книжка».
• Работодатель вносит сведения в электронный реестр через специализированный программный продукт.
• Сотруднику отправляется уведомление (SMS/Email) с данными доступа к личному кабинету.
• Все действия фиксируются в системе автоматически, подпись и печать заменяются цифровой подписью.

Переходный период 2021‑2026 гг.

С 2021 года вводятся обязательные к использованию электронные трудовые книжки, однако в течение переходного периода (2021‑2026) допускается ведение как бумажных, так и электронных форм. К 1 января 2026 года обязательным становится только электронный вариант. Поэтому в 2025 году большинство компаний уже используют ЭТК, но некоторые сохраняют бумажные книжки для работников, которые отказались от электронного формата.

Что делать, если срок оформления нарушен?

Если работодатель не оформил трудовую книжку в течение пяти дней, работник имеет право:

1. Обратиться к службе по труду (инспекция труда) с письменной жалобой.
2. Требовать от работодателя оформить дубликат (по ст. 66 ТК РФ) и внести недостающие записи.
3. В случае систематических нарушений – подать иск в суд о взыскании компенсации за нарушение трудовых прав.

Практические рекомендации для работодателей

• Подготовьте шаблоны записей заранее – это ускорит процесс в первые пять дней.
• Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (специалиста по кадрам) и обеспечьте его доступом к системе ЭТК.
• Проведите инструктаж новых сотрудников о том, как будет вестись их трудовая книжка (бумажный или электронный вариант).
• Ведите контрольный журнал с датами начала работы новых сотрудников, чтобы не пропустить пятидневный срок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять трудовую книжку, если сотрудник работает менее пяти дней?

Запись в трудовую книжку не требуется, однако в ЭТК может быть сделана отметка о факте трудоустройства. При дальнейшем трудоустройстве запись будет внесена.

Можно ли сразу оформить электронную трудовую книжку без бумажного варианта?

Да. С 2021 года работодатели могут сразу выдавать ЭТК, если сотрудник не отказался от её ведения.

Что делать, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку от предыдущего места работы?

При приёме на работу в новую компанию в существующую книжку вносятся новые записи. Если же сотрудник отказался от бумажного варианта, его трудовая история переносится в ЭТК.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

С 1 января 2024 года порядок оформления дубликата изменён: работодатель заполняет заявление в электронном виде, а запись в ЭТК подтверждается цифровой подписью ответственного лица.

Оформление первой трудовой книжки – обязательный процесс, который должен быть завершён в течение пяти календарных дней с начала трудовых отношений. С 2021 года предпочтительным считается электронный формат, а к 2026 году бумажные книжки будут использоваться лишь в исключительных случаях. Соблюдение сроков и правильное ведение трудовых книжек защищает интересы как работников, так и работодателей.

Дата актуализации информации: 21 мая 2026 года.