Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её выдача регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и другими нормативными актами. Нарушение сроков или порядка выдачи трудовой книжки влечёт за собой административную ответственность работодателя. В этой статье мы подробно разберём: когда, как и почему работнику должны выдать трудовую книжку, какие документы нужны, и какие ошибки чаще всего допускают работодатели.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?
Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день его работы. Это, обязательное и неотъемлемое право работника, а также юридическая обязанность работодателя.
Основные случаи выдачи трудовой книжки:
- При увольнении — в последний рабочий день (даже если это выходной или праздник, выдача должна быть произведена в этот день).
- По письменному заявлению работника — если работник просит получить трудовую книжку на руки для предоставления в Пенсионный фонд, при устройстве на новую работу или для сверки данных.
- При переводе на другую работу — если работник увольняется с одной должности и сразу же поступает на другую, трудовая книжка выдаётся в день увольнения.
- При прекращении трудового договора — по любым основаниям: по инициативе работника, работодателя, по соглашению сторон, по истечении срока договора и т.д.
Важно!
Нельзя удерживать трудовую книжку даже если работник не сдал служебное имущество, не прошёл инвентаризацию или не оплатил обучение. Эти вопросы решаются отдельно, через претензии, суд или иные механизмы, но не через удержание трудовой книжки.
Как правильно выдать трудовую книжку?
Процедура выдачи строго регламентирована. Нарушение порядка может привести к штрафам от Роструда.
Шаг 1: Внесение записи об увольнении
В день увольнения работодатель обязан внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием:
- основания увольнения (например, «уволен по собственному желанию» — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- номер и дата приказа об увольнении;
- подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
Шаг 2: Оформление расписки
Выдача трудовой книжки производится только под расписку. Работник должен лично подписать документ, в котором указано:
- ФИО работника;
- дата выдачи;
- наименование документа («Трудовая книжка»);
- серия и номер книжки;
- подпись работника с расшифровкой.
Пример расписки:
«Я, Иванов Иван Иванович, получил(а) от ООО «Пример» трудовую книжку № 123456, серия АА, в день увольнения г. Записи о трудовой деятельности внесены правильно. Претензий к содержанию документа не имею. Подпись: ___________ /И.И. Иванов/»
Шаг 3: Выдача по запросу (не при увольнении)
С 2015 года работники имеют право запросить трудовую книжку на руки даже при сохранении трудовых отношений — например, для предоставления в Пенсионный фонд, банк или при оформлении загранпаспорта.
Для этого работник должен написать заявление в свободной форме. В нём указывается:
- наименование организации;
- ФИО и должность работника;
- причина запроса (например, «для предоставления в ПФР»);
- просьба выдать трудовую книжку на руки;
- дата и подпись.
Работодатель обязан выдать книжку в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления (ст. 66.1 ТК РФ).
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?
Если работник не пришёл за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан:
- Направить письменное уведомление — по почте или электронной почте (если есть согласие на электронный документооборот).
- Предложить два варианта:
, явиться за трудовой книжкой в офис;
— дать согласие на отправку книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. - Сохранить копию уведомления и доказательства его вручения (например, почтовый штамп или уведомление о прочтении электронного письма).
Если работник не отвечает в течение 3 рабочих дней, трудовая книжка хранится у работодателя до востребования. Но ответственность за задержку несёт работодатель — даже если работник «забыл» прийти.
Цифровая трудовая книжка: что изменилось?
С 2020 года в России введена цифровая трудовая книжка. Однако это не отменяет бумажную книжку!
- Работник может выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на цифровую.
- Если работник выбрал цифровую — бумажная книжка остаётся у него, и работодатель вносит в неё записи до конца трудовых отношений.
- Работник имеет право запросить выписку из цифровой трудовой книжки — работодатель обязан предоставить её в течение 3 рабочих дней по форме СТД-Р.
- Выдача бумажной книжки при увольнении остаётся обязательной, даже если работник использует цифровую версию.
Что будет, если не выдать трудовую книжку?
Нарушение сроков выдачи трудовой книжки, это административное правонарушение. Согласно статье 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей для организации и дисквалификация до 3 лет для руководителя.
Кроме того, работник может требовать компенсацию за вынужденный простой, например, если из-за отсутствия трудовой книжки он не смог устроиться на новую работу.
Частые ошибки работодателей
- Удерживают книжку до сдачи служебного имущества — это незаконно.
- Не вносят запись об увольнении — книжка считается неправильно оформленной.
- Выдают книжку без расписки — в случае спора работодатель не сможет доказать факт выдачи.
- Отказывают в выдаче по запросу — даже если работник не увольняется.
- Не отправляют уведомление — если работник не явился за книжкой.
Самое главное помнить:
- Трудовую книжку обязательно выдают в последний день работы — без исключений.
- Выдача только под расписку — это не формаality, а требование закона.
- Работник имеет право запросить книжку в любой момент — даже если он ещё работает.
- Цифровая книжка не отменяет бумажную, обе формы действуют параллельно.
- Задержка выдачи — это не просто ошибка, а нарушение трудового права с финансовыми и репутационными последствиями.
Работодатель, который выдаёт трудовую книжку вовремя и правильно, не только соблюдает закон — он демонстрирует уважение к сотруднику и строит доверительные отношения.
Если вы — кадровик, бухгалтер или руководитель — сохраните эту статью как памятку. Лучше один раз сделать всё правильно, чем потом платить штрафы и отвечать перед судом.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.