Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Вопрос о том, можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику, пока он продолжает работать в компании, является одним из самых частых как у кадровиков, так и у самих работников.
В этой статье мы подробно разберем, что говорит закон, в каких случаях выдача документа обязательна, а когда, строго запрещена, и какие существуют легальные альтернативы.
Общее правило: трудовая книжка остается у работодателя
Согласно действующему законодательству (в частности, Правилам ведения и хранения трудовых книжек), трудовая книжка находится у работодателя на протяжении всего времени, пока работник состоит с ним в трудовых отношениях. Выдача документа на руки в период работы не допускается.
Это правило существует для защиты самого работника и работодателя:
- Сохранность: Документ строгой отчетности может быть утерян, испорчен или украден.
- Достоверность: Находясь у работодателя, документ защищен от незаконных внесений записей другим лицом.
- Ответственность: В случае утери работодатель несет административную ответственность и обязан восстанавливать документ за свой счет.
Когда выдача трудовой книжки ОБЯЗАТЕЛЬНА
Закон предусматривает только один случай, когда работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки работнику на руки — это увольнение.
При увольнении
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет. Факт выдачи подтверждается подписью работника:
- В личной карточке формы Т-2;
- В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- В приходно-расходной книге по учету бланков (если выдавался новый бланк).
Если работник отказывается забирать документ, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Исключение из правил: оформление пенсии
С 2021 года в России действует важное исключение. В связи с тем, что для назначения пенсии (в т.ч. досрочной) Пенсионный фонд может потребовать оригинал трудовой книжки, работодатель обязан выдать документ на руки по письменному заявлению работника.
Как происходит выдача для ПФР:
- Работник пишет заявление с просьбой выдать трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд.
- Работодатель обязан выдать оригинал не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
- В Книге учета движения трудовых книжек делается соответствующая отметка о временной выдаче.
- Работник обязан вернуть трудовую книжку не позднее трех рабочих дней с момента ее возврата органом Пенсионного фонда.
Важно: Если работник не вернет документ в установленный срок, работодатель имеет право задержать выплату зарплаты или уволить работника за прогул? Нет, это незаконно. Но работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости вернуть документ и зафиксировать этот факт.
Можно ли дать трудовую книжку для получения кредита?
Часто банки просят предоставить оригинал трудовой книжки для подтверждения занятости при оформлении кредита или ипотеки.
Ответ: Нет, это незаконно. Работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки для банка. Выдача документа по такому основанию прямо нарушает правила хранения.
Что делать банку и работнику?
Вместо оригинала работодатель обязан по письменному заявлению работника (поданному не позднее 3 рабочих дней) выдать заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее.
Правила заверения копии для банка:
- Копия должна быть заверена подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
- На каждом листе ставится отметка: «Копия верна», подпись, расшифровка подписи и дата.
- На последнем листе копии делается запись: «Работает по настоящее время».
- Допускается прошить копию и проставить заверительную надпись на обороте последнего листа с указанием количества листов.
Ответственность за незаконную выдачу
Если работодатель по просьбе сотрудника выдаст ему оригинал трудовой книжки для личных нужд (например, для автошколы, банка или МФЦ), он нарушит закон. В случае утери документа работником, восстанавливать его придется работодателю.
За нарушение правил хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Что делать, если работник потерял выданную трудовую книжку?
Если документ был выдан незаконно (по просьбе работника) и утерян, работник должен написать заявление о выдаче дубликата. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней с момента подачи заявления.
Если же документ был утерян по вине работодателя (например, при переезде офиса или из-за халатности кадровика), работодатель полностью берет на себя ответственность по восстановлению всех записей, собирая справки с предыдущих мест работы работника.
Краткие итоги
- При увольнении — Да, это обязанность работодателя.
- Для оформления пенсии — Да, по заявлению работника на срок до 3 дней после возврата из ПФР.
- Для банка, МФЦ, автошколы и других нужд, Нет, запрещено. Выдается только заверенная копия или выписка.
Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от штрафов, а работника — от потери стажа и нервотрепки при восстановлении важного документа.