Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще имеет юридическую силу для определенных категорий граждан и ситуаций. Если вы потеряли документ, он пришел в негодность или вы устраиваетесь на работу впервые, важно знать актуальные правила 2026 года.
В каких случаях необходимо заводить новую трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству РФ, новая бумажная трудовая книжка заводится в следующих основных случаях:
- Первое трудоустройство. Если гражданин устраивается на работу впервые и не имеет бумажной трудовой книжки, а также не переходил на электронный формат ранее (что в 2026 году актуально для молодежи).
- Утрата документа. Если трудовая книжка потеряна работником или работодателем, и восстановить ее невозможно.
- Порча документа. Если книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, залита жидкостью, записи неразборчивы), она признается недействительной, и требуется выдача дубликата или новой книжки.
- Отсутствие вкладыша. Если в старой книжке закончились страницы для записей, а вкладыш отсутствует или также утерян.
Кто обязан заводить новую книжку?
Важно помнить о разделении ответственности в зависимости от даты начала трудовой деятельности:
- Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2021 года. Они имеют право выбрать: вести только электронную трудовую или сохранить бумажную. Если они выбрали бумажный вариант, то при утере или порче им заводится новая бумажная трудовая книжка.
- Работники, устроившиеся на работу впервые после 1 января 2021 года. Для них бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация об их стаже ведется исключительно в электронном виде. Заводить бумажный документ им не нужно и негде.
Процедура оформления: пошаговая инструкция
Если ситуация требует заведения нового бланка, процесс выглядит следующим образом:
Шаг 1. Подача заявления
Работник пишет заявление на имя работодателя с просьбой выдать новую трудовую книжку в связи с утратой, порчей или первым трудоустройством. В заявлении обязательно указывается причина.
Шаг 2. Оплата стоимости бланка
Стоимость бланка новой трудовой книжки оплачивает работник. Работодатель вправе удержать эту сумму из заработной платы сотрудника или принять наличные средства. В 2026 году цена бланка может варьироваться, поэтому точную сумму следует уточнить в отделе кадров или бухгалтерии.
Шаг 3. Внесение записи
Работодатель заполняет титульный лист новой трудовой книжки. В раздел «Сведения о работе» вносится первая запись:
- Указывается дата выдачи новой книжки.
- Делается запись: «Выдана взамен утраченной» или «Выдана взамен испорченной» со ссылкой на соответствующее заявление работника.
Важно: Все записи в новой книжке должны быть заверены подписью работодателя и печатью организации (если она используется).
Что делать со старой (утраченной или испорченной) книжкой?
Если трудовая книжка была испорчена, но физически находится на руках, она не выбрасывается. Ее подшивают к личной карточке работника или хранят в архе организации в течение 50 лет (для документов после 2021 года сроки хранения могут регулироваться новыми нормативами, но принцип сохранения оригинала остается). Если книжка утеряна самим работником, он должен указать это в заявлении, взяв на себя ответственность за отсутствие предыдущих записей.
Восстановление стажа
Новая трудовая книжка начинается «с чистого листа». Чтобы в нее попали записи о предыдущем опыте работы, работнику необходимо самостоятельно собрать документы, подтверждающие стаж (справки от бывших работодателей, архивные выписки, копии приказов). На основании этих документов в новую трудовую книжку вносятся соответствующие записи со ссылкой на документы-основания.
Электронная трудовая книжка: нужно ли беспокоиться?
Даже если вы завели новую бумажную трудовую книжку в 2026 году, работодатель обязан параллельно передавать сведения о вашем приеме на работу, переводах и увольнениях в Пенсионный фонд России (СФР) для ведения электронного реестра. Электронная версия является приоритетной для формирования пенсии.
Помните: правильное оформление трудовой книжки — это гарантия сохранения вашего стажа для будущей пенсии и социальных выплат. Не игнорируйте необходимость своевременной замены поврежденного документа.