Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и право на социальные выплаты. В разных ситуациях работодатель имеет право потребовать её предъявление. В статье подробно рассматриваются:
- правовые основания требования трудовой книжки;
- когда и как работодатель может потребовать оригинал или сведения из ЭТК;
- права работника при отказе;
- пошаговая инструкция по оформлению и передаче документа;
- образцы заявлений и уведомлений.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок выдачи, хранения и предъявления трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 62, 66‑66.1, 137, 138.
- Постановление Правительства РФ от № 1652 «Об электронной трудовой книжке».
- Приказ Минтруда России № 338н от «Об утверждении формы СТД‑Р, СТД‑СФР и СТД‑ПФР».
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования» (в части передачи сведений в ПФР).
Статья 62 ТК РФ
По письменному заявлению работника работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать оригинал трудовой книжки (или её копию, если работник согласен). При этом работодатель может потребовать её предъявить в следующих случаях:
- при заключении нового трудового договора;
- при переводе, перемещении, изменении условий труда;
- при проверке соблюдения трудового законодательства (инспекция труда, суд и др.);
- при увольнении – для внесения окончательной записи и выдачи оригинала.
Статья 66‑66.1 ТК РФ
Работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. При выборе электронного варианта работник подаёт заявление о переходе, а работодатель обязан передать сведения в ПФР. При этом работодатель может потребовать предъявление бумажного оригинала только в случаях, предусмотренных ст. 62 (например, при увольнении).
Когда работодатель вправе требовать трудовую книжку
При приёме на работу
Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) является обязательным документом при оформлении нового трудового договора. Работодатель может потребовать:
- бумажный оригинал с закрывающей записью;
- справку СТД‑Р (выданную предыдущим работодателем) либо СТД‑ПФР (полученную через портал Госуслуг), если у работника нет бумажной книжки.
При переводе, перемещении, изменении условий труда
Если меняются подразделения, должность, место работы, работодатель обязан внести соответствующие записи в трудовую книжку. Для этого он может потребовать её предъявление в оригинале.
При увольнении
Согласно ст. 62 ТК РФ, при увольнении работодатель обязан оформить запись об увольнении и выдать оригинал трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления работника.
При проверке со стороны контролирующих органов
Инспекция труда, суд, органы Фонда социального страхования могут потребовать предъявление трудовой книжки в оригинале или копии в рамках проверки.
Права работника при требовании трудовой книжки
- Отказ от бумажной книжки – работник может в письменной форме отказаться от бумажного варианта и перейти на электронный (ст. 66.1 ТК РФ). В этом случае работодатель может требовать только справку СТД‑Р/СТД‑ПФР.
- Сроки выдачи – работодатель обязан выдать оригинал в течение трёх рабочих дней после подачи письменного заявления.
- Отказ от предоставления без законных оснований – если работодатель требует книжку без указанных в законе оснований, работник имеет право отказаться и потребовать письменное объяснение.
- Защита персональных данных – работодатель обязан обрабатывать данные в соответствии с ФЗ 152 «О персональных данных».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Как оформить ЭТК
- Работник подаёт заявление о переходе на электронную форму (образец заявления ниже).
- Работодатель в течение 5 дней передаёт сведения в ПФР через портал «Госуслуги» или СЭД.
- ПФР формирует электронный реестр и присваивает уникальный номер.
- Работник получает справку СТД‑ПФР (форма СТД‑ПФР) на электронную почту.
Когда работодатель может потребовать оригинал ЭТК
ЭТК считается полноценным документом, однако в некоторых случаях (например, при увольнении) работодатель может потребовать справку СТД‑ПФР вместо оригинала. Требовать бумажный оригинал в такой ситуации нельзя, если работник не отказывался от ЭТК.
Пошаговая инструкция: как правильно предъявить трудовую книжку (бумажную или электронную)
При приёме на работу
- Подготовьте паспорт и трудовую книжку (или справку СТД‑Р/СТД‑ПФР, если книжка отсутствует).
- Заполните заявление «О предоставлении сведений о трудовой деятельности» (форма СТД‑Р).
- Передайте оригинал книжки в кадровый отдел. Если книжка уже в электронном виде – передайте справку СТД‑ПФР.
- Работодатель вносит запись о приёме, ставит печать и подпись.
При переводе/перемещении
- Уведомьте кадровый отдел о предстоящем переводе.
- Предъявите книжку (или справку) за 5 рабочих дней до даты перевода.
- Работодатель вносит новые записи и ставит печать.
При увольнении
- Подайте письменное заявление о выдаче трудовой книжки (образец ниже).
- Работодатель в течение 3 рабочих дней оформляет запись об увольнении.
- Получите оригинал книжки (или справку СТД‑ПФР, если у вас ЭТК).
При проверке контролирующими органами
- Получите официальное требование (письмо, повестка).
- Предъявите оригинал книжки или электронную справку в указанный срок.
- Сохраните копию полученного документа о проверке.
Образцы документов
Заявление работника о выдаче трудовой книжки
Заявление «О выдаче трудовой книжки» Я, ______________________ (ФИО), паспорт: серия ___ номер ___, выдан ________________, трудовой договор № ___ от ____________, прошу выдать мне оригинал трудовой книжки (или справку СТД‑ПФР) в течение трех рабочих дней.
Уведомление работодателя о необходимости предоставить трудовую книжку
Уведомление «О необходимости предъявления трудовой книжки» В соответствии со ст. 62 ТК РФ, прошу вас предъявить оригинал (или электронную справку) трудовой книжки в связи с: - заключением нового трудового договора; - переводом на другую должность; - проверкой со стороны инспекции труда.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление «О переходе на электронную трудовую книжку» Я, ______________________ (ФИО), паспорт: серия ___ номер ___, прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный формат (ЭТК) и передать их в Пенсионный фонд РФ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от предъявления бумажной книжки, если у меня есть ЭТК?
Да. По ст. 66.1 ТК РФ работник имеет право отказаться от бумажного варианта и использовать только электронную трудовую книжку. В этом случае работодатель может требовать только справку СТД‑ПФР.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Необходимо оформить заявление о выдаче дубликата в отделе кадров прежнего работодателя и получить справку СТД‑Р/СТД‑ПФР. При отсутствии возможности получить дубликат – обратиться в ПФР за восстановлением сведений.
Сколько времени у меня есть, чтобы предъявить книжку при проверке?
Контролирующий орган указывает срок в требовании (обычно 5‑10 рабочих дней). Если срок не указан, разумным считается срок до 10 рабочих дней.
Может ли работодатель удержать трудовую книжку без моего согласия?
Трудовая книжка является личным документом работника. Работодатель может удерживать её только до момента оформления записи (например, при увольнении) и обязан вернуть в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления.
Трудовая книжка – важный документ, регулируемый чётким набором правовых норм. Работодатель может требовать её предъявление только в строго определённых случаях, а работник имеет законные инструменты для защиты своих прав. Переход на электронную форму упрощает процесс, но не отменяет обязанности предоставлять справки СТД‑Р/СТД‑ПФР при необходимости.
Соблюдая указанные правила и используя образцы заявлений, вы сможете быстро и без конфликтов решить любые вопросы, связанные с предъявлением трудовой книжки.
Дата актуализации: 22 мая 2026 г.