Трудовая книжка долгие годы оставалась главным документом, подтверждающим стаж и опыт работника. Однако трудовое законодательство не стоит на месте, и сегодня существует целый ряд ситуаций, когда работодатель не обязан вести трудовые книжки на своих сотрудников. Более того, в некоторых случаях бумажная книжка вообще не требуется по закону. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях наниматель освобожден от этой обязанности, как работает электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и какие нюансы возникают при увольнении и приеме на работу.

Исторический контекст: почему с 2020 года запись стала не обязательной?

С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в системе персонифицированного учета). С этого момента запись в бумажную трудовую книжку перестала быть строго обязательной для всех категорий работников; Граждане получили право выбрать: продолжать вести бумажный вариант или перейти полностью на электронный учет. Если сотрудник выбрал электронный формат, работодатель освобождается от обязанности дублировать информацию на бумаге.

В каких случаях работодатель не обязан вести бумажную трудовую книжку?

Законодательство четко определяет ситуации, когда ведение бумажного бланка не требуется:

• Переход сотрудника на электронный формат: Если работник до конца 2020 года подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель прекращает внесение записей в бумажный бланк.
• Впервые устраивающиеся на работу: На тех, кто впервые заключает трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка вообще не заводится. Вся информация о их стаже формируется только в электронном виде в Пенсионном фонде (СФР).
• Работа по договору ГПХ: Гражданско-правовые договоры (подряда, оказания услуг) не порождают трудовых отношений, следовательно, записи в трудовую книжку не вносятся.
• Работа у физического лица (не ИП): Если работодателем выступает обычное физическое лицо (не зарегистрированное как индивидуальный предприниматель), например, няня или домработница, он не имеет права вести трудовые книжки.

Если работник отказывается предоставлять трудовую книжку

Часто на собеседовании кандидат сообщает, что бумажная трудовая утеряна, повреждена или он просто не хочет ее приносить, предоставляя лишь электронные сведения о трудовой деятельности. Как действовать работодателю?

Согласно ст. 65 ТК РФ, отсутствие у физлица трудовой книжки не может быть причиной отказа в заключении трудового договора. Если соискатель отказывается предоставлять бумажный бланк, но подтверждает свой стаж электронными выписками, работодатель имеет право принять его на работу без старой трудовой книжки.

При этом, если работник потерял документ или он пришел в негодность, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Важно помнить: если на работника в принципе не велась трудовая книжка (например, он из числа впервые поступающих на работу или выбрал электронный формат), работодатель не обязан заводить для него бумажный бланк.

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

Несмотря на то, что ведение бумажной книжки постепенно уходит в прошлое, для тех сотрудников, на которых она все еще ведется, работодатель несет строгую ответственность.

Обязанность выдать в срок

При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности в день увольнения. Если же на работника трудовая книжка не велась, то по его письменному обращению наниматель обязан выдать документы (или заверенные выписки из ЕФС-1) не позднее трех рабочих дней со дня обращения.

Компенсация за задержку

Прокуратура разъясняет: при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, а также при внесении неправильной или не соответствующей закону формулировки причины увольнения, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время заработок.

Важный нюанс судебной практики: чтобы взыскать с работодателя средний заработок за время вынужденного прогула из-за задержки книжки, работнику придется доказать, что именно отсутствие этого документа не позволило ему трудоустроиться на новую работу и получать доход. Если работник не сможет этого доказать, суд может отказать в выплатах.

Когда работодатель не отвечает за невыдачу или утрату документа?

Бывают ситуации, когда вина за отсутствие трудовой книжки лежит не на работодателе. Судебная практика и разъяснения профильных ресурсов (таких как БУХ.1С) подтверждают следующие положения:

1. Утрата по вине работника: То обстоятельство, что работодатель не проследил за возвратом трудовой книжки в отдел кадров (например, сотрудник забрал ее для каких-то целей и потерял), не свидетельствует о том, что он должен нести ответственность за ее утрату.
2. Отсутствие бланка: Работодатель не обязан возвращать работнику отсутствующую и потерянную по его же собственной вине трудовую книжку. В таком случае сотруднику необходимо писать заявление на оформление дубликата.
3. Уклонение работника от получения: Если в день увольнения работник отказывается забрать трудовую книжку (например, не явился за расчетом), работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на пересылку по почте. Со дня отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Подмена трудового договора: незаконная работа без записи

В таких ситуациях работодатель должен понимать, что за подобную договоренность ему грозит административная и даже уголовная ответственность. Трудовой кодекс РФ четко устанавливает: обязанность ведения трудовой книжки лежит на работодателе, который должен вносить соответствующие записи при фактическом допуске сотрудника к работе.

Утверждение «работодатель не обязан вести трудовые книжки» верно лишь в контексте современных реалий цифровизации и перехода на электронный формат. На сотрудников, выбравших электронный учет, и тех, кто впервые устраивается на работу после 2020 года, бумажные бланки действительно не заводятся. Однако во всех остальных случаях уклонение от ведения или выдачи трудовой книжки влечет серьезные правовые последствия для работодателя, вплоть до выплаты компенсации за весь период вынужденного простоя работника.