Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. С 2020‑го года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), однако в ряде ситуаций по‑прежнему требуется оформление бумажного варианта. В статье рассмотрим, какие категории работников обязаны получать новую трудовую книжку, какие случаи позволяют обойтись без неё, а также порядок действий работодателя.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66.1 регулирует оформление трудовых книжек и их электронных аналогов.
• Приказ Минтруда России от № 442н «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца».
• Постановление Правительства РФ от № 2255 «Об электронных трудовых книжках».

С 1 января 2021 года в России прекращено оформление новых бумажных трудовых книжек для работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года. Вместо них создаётся электронный документ в системе СФР. Однако в некоторых случаях закон допускает выдачу бумажного варианта.

Когда необходимо завести новую трудовую книжку

Первый трудовой опыт

Если человек устраивается на работу впервые в жизни, ему оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный документ в этом случае не заводится.

Утрата, повреждение или износ старой книжки

Работник, у которого была бумажная трудовая книжка, но она утеряна, повреждена, изношена (например, полностью разрушена), имеет право получить новую. Работодатель обязан оформить новую книжку нового образца и внести в неё сведения о предыдущих местах работы, если они известны.

Смена фамилии, имени, отчества

При официальном изменении ФИО (браке, решении суда и т.п.) требуется оформить новую книжку, в которой будут отражены новые данные. В старой книжке делается запись о смене ФИО, но часто предпочтительнее выдать новую книгу.

Переход на другую форму организации

Если работник переходит из организации, где велась бумажная трудовая книжка, в организацию, где используется только электронный формат (или наоборот), может потребоваться выдача новой книги. При переходе в электронный формат старую книжку закрывают записью об увольнении, а в системе СФР открывают новую запись.

Требования работника

Согласно Гарант.ру, если работник отказывается от ведения бумажной трудовой книжки (по желанию, из-за неудобств), работодатель может оформить только электронный вариант. Но если работник настоятельно требует бумажный документ, работодатель обязан выдать новую книжку, если это не противоречит законодательству.

Особые категории работников

• Сотрудники, работающие удалённо (фрилансеры, удалённые сотрудники) – в большинстве случаев используют ЭТК, но при необходимости (например, для получения государственных льгот) могут запросить бумажный вариант.
• Работники, подлежащие обязательному пенсионному страхованию в рамках государственных программ, где требуется бумажный документ;

Когда новая трудовая книжка НЕ требуется

• У работника уже есть действующая бумажная трудовая книжка нового образца с актуальными записями.
• Работник впервые устраивается после 31 декабря 2020 года – в этом случае оформляется только электронная трудовая книжка.
• Работник имеет электронную трудовую книжку и не требует бумажного аналога.
• Сотрудник, который был уволен и получил запись об увольнении в своей текущей книжке, может продолжить работу в новой организации без выдачи новой книги – в этом случае в старой книжке делается запись о переводе.

Пошаговый порядок действий работодателя

1. Определить необходимость новой книжки – проверить, есть ли у работника действующая книжка, её состояние и формат.
2. Подготовить приказ (распоряжение) о приёме на работу и, при необходимости, о выдаче новой трудовой книжки.
3. Внести сведения о работнике в СФР (для ЭТК) не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.
4. Если требуется бумажный документ:
   • Заказать бланк нового образца (образец утверждён Приказом Минтруда № 442н).
   • Заполнить книжку: ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, сведения о предыдущих местах работы (если известны).
   • Поставить подпись и печать работодателя.
5. Вручить работнику книжку и оформить акт приёма‑передачи.
6. При увольнении сделать запись об увольнении в день увольнения и, при необходимости, оформить справку о трудовой деятельности.

Важно помнить, что записи о выполненной работе, переводе, квалификации и награждениях вносятся на основании приказа работодателя и должны быть сделаны не позднее 5 рабочих дней со дня их издания.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я впервые устраиваюсь после 2020 года?

Нет. По действующему законодательству при первом трудоустройстве после 31 декабря 2020 года оформляется только электронная трудовая книжка.

Что делать, если моя бумажная трудовая книжка полностью уничтожена пожаром?

Работодатель обязан оформить новую книжку нового образца. В ней вносятся сведения о предыдущих местах работы, если они известны (по справкам, выпискам из СФР).

Нужно ли заводить новую книжку, если я меняю фамилию после брака?

Да, в большинстве случаев выдают новую книжку с новыми данными. В старой делается запись о смене ФИО, но для удобства часто предпочтительнее оформить новую.

Как оформить трудовую книжку удалённому сотруднику, который работает из другой страны?

Для удалённого сотрудника предпочтительно использовать электронную трудовую книжку. Бумажный вариант может быть выдан только по запросу работника и при условии, что работодатель может обеспечить её доставку.

Могу ли я отказаться от бумажной трудовой книжки, если у меня уже есть электронная?

Да. По желанию работника можно вести только электронный вариант. Работодатель обязан оформить соответствующее распоряжение и внести данные в СФР.

Заведение новой трудовой книжки – процесс, регулируемый Трудовым кодексом и рядом подзаконных актов. В 2026 году бумажные трудовые книжки выдаются только в исключительных случаях:

• Утрата, повреждение или износ старой книжки;
• Смена ФИО;
• Переход между форматами (бумажный ↔ электронный) при желании работника;
• Особые требования государственных программ.

Для большинства новых сотрудников, пришедших в трудовую деятельность после 2020 года, применяется только электронный формат. Работодателю важно своевременно оформить приказ, внести данные в СФР и, при необходимости, подготовить бумажный документ в соответствии с новым образцом.

Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и упрощает процесс учета трудового стажа как для работников, так и для работодателей.

Дата актуализации:  г.