Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При её заполнении часто возникает вопрос: нужно ли указывать название отдела (службы, подразделения) в разделе «Сведения о работе». Ниже подробно рассмотрим, когда отдел указывается обязательно, когда его можно опустить, и как правильно оформить такие записи, опираясь на актуальные нормы и примеры из практики (данные на ).

Когда отдел указывается обязательно

• При приёме на работу. Если в трудовом договоре прямо прописано подразделение (например, «отдел продаж», «бухгалтерия»), эту информацию заносят в графу 3 раздела «Сведения о работе».
• При переводе в другой отдел внутри одной организации. Любое изменение структурного подразделения считается переводом и должно быть зафиксировано.
• При переименовании отдела. Если отдел меняет название (например, «отдел маркетинга» → «департамент бренд‑коммуникаций»), запись о переименовании вносится аналогично изменению названия организации.
• При совместительстве, когда работа ведётся в разных подразделениях одной компании. Каждое место совместительства указывается отдельной строкой с указанием отдела.

Когда отдел можно не указывать

• Если в трудовом договоре и штатном расписании отсутствует чёткое привязывание сотрудника к конкретному отделу (например, должность «менеджер по проектам» без указания подразделения).
• При внешнем совместительстве, когда работа выполняется у другого работодателя – здесь важен только название организации, а не её внутреннее подразделение.

Как оформить запись о переводе в другой отдел

1. Проставьте следующий порядковый номер записи в колонке «№ п/п».
2. В колонке «Дата» укажите дату перевода (день, месяц, год).
3. В графе 3 («Сведения о работе») запишите:
   • Наименование организации (если оно не меняется).
   • Через запятую – новое структурное подразделение (отдел, служба, отдел‑дирекция и т.п.).
   • Должность, на которую переведён сотрудник.

   Пример: ООО «Консалтинговая компания Премьер», отдел продаж, менеджер по работе с ключевыми клиентами.

4. В графе 4 («Документ, основание для внесения записи») укажите номер и дату приказа о переводе (или иного внутреннего документа).

Особенности при переименовании отдела

Если отдел меняет своё наименование, но сотрудник остаётся на той же должности и в той же организации, запись оформляется так же, как при изменении названия работодателя:

• Графа 3: Наименование организации, старое название отдела переименовано в новое название отдела.
• Графа 4: реквизиты приказа о переименовании структурного подразделения (номер, дата).

Пример записи:

ООО «Консалтинговая компания Премьер», отдел маркетинга переименован в департамент бренд‑коммуникаций.

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» (2026 г.)


№ п/п
Дата
Сведения о работе
Документ, основание для внесения записи


1
ООО «Премьер‑Консалт», отдел аналитики, аналитик
Приказ № 12 от 


2
ООО «Консалтинговая компания Премьер», отдел продаж, старший менеджер
Приказ № 45 от 


3
ООО «Консалтинговая компания Премьер», отдел продаж переименован в отдел развития клиентских отношений, старший менеджер
Приказ № 07 от 


Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие указания отдела при переводе. Это приводит к неполноте трудовой книжки и может вызвать вопросы при приёме на новую работу. Решение: всегда фиксировать изменение структурного подразделения.
Смешивание названия отдела и должности. В графе 3 должно быть чётко: организация → отдел → должность. Не пишите «менеджер отдела продаж» как одну строку без разделения.
Не указание основания документа. Без приказа или иного внутреннего акта запись считается незавершённой. Сохраняйте копию приказа в личном деле сотрудника.
Использование сокращений без расшифровки. Например, «ОТК» вместо «отдел технического контроля». При первом упоминании давайте полное название, а в дальнейшем можно использовать принятые в организации сокращения, но только если они общеприняты и не вызывают двусмысленности.

Рекомендации по ведению трудовой книжки в 2026 году

Сверяйтесь с актуальной редакцией Федерального закона № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ от № 225 (с последними изменениями).
Ведите электронный журнал кадровых изменений; при каждом приказе о переводе или переименовании сразу формируйте запись для трудовой книжки.
При переходе на электронные трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ) сохраняйте бумажный дубликат до момента полного перехода всех сотрудников на электронный формат.
Проводите ежегодный аудит заполненных трудовых книжек на предмет отсутствия записей об отделах при переводах и переименованиях.
Обучайте сотрудников отдела кадров правилам заполнения граф 3 и 4, используя практические примеры и шаблоны;

Указание отдела в трудовой книжке обязательно при приёме, переводе внутри организации, переименовании подразделения и совместительстве в разных отделах. Это обеспечивает полноту и достоверность сведения о трудовой деятельности, облегчает проверку стажа и квалификации при приёме на новую работу или при назначении пенсии. Следуя приведённым рекомендациям и используя образцы записей, вы сможете избежать типичных ошибок и вести трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуальной нормативной базы на 21 мая 2026 года.