Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина, его профессиональный путь и право на социальные гарантии. В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных форм учета, вопросы ведения бумажных трудовых книжек и внесения в них записей по-прежнему актуальны. В данной статье подробно разберем, при каких условиях, как и на основании каких документов вносится запись о работе по трудовому договору.
Когда вносится запись в трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о переводах на другую постоянную работу;
- об увольнении;
- о награждениях за успехи в работе.
Запись вносится только при наличии трудового договора. Работа по гражданско-правовым договорам (ГПД, ГПХ), таким как договор возмездного оказания услуг или подряда, не отражается в трудовой книжке, поскольку такие отношения не являются трудовыми.
Срочный и бессрочный трудовой договор: есть ли разница?
Многие ошибочно полагают, что при заключении срочного трудового договора запись в трудовую книжку не вносится или вносится с особыми отметками. Это не так.
Запись в трудовую книжку при срочном договоре вносится по тем же правилам, что и при бессрочном. Единственное отличие может касаться формулировки основания увольнения, где указывается соответствующая статья ТК РФ (например, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ – истечение срока договора).
Важно: если работа является для сотрудника основной, запись вносится независимо от срока действия договора. Если же речь идет о работе по совместительству, запись вносится только по желанию работника и при предоставлении им соответствующих документов.
Какие документы нужны для внесения записи?
При приеме на работу гражданин обязан предоставить работодателю:
- Трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде);
- Или сведения о трудовой деятельности (если работник перешел на электронную трудовую книжку).
Если трудовая книжка ведется в бумажной форме, запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя. В графе 4 раздела «Сведения о работе» обязательно указываются:
- наименование документа (приказ);
- его дата;
- номер.
Электронная трудовая книжка: как быть?
С 2020 года в России запущен проект перехода на электронные трудовые книжки. С этого момента все вновь принимаемые работники могут выбрать формат ведения своей трудовой: бумажный или электронный.
Если у работника электронная трудовая книжка, работодатель не вносит записи в бумажный документ, а передает сведения в Пенсионный фонд РФ (теперь – Социальный фонд России) через форму СЗВ-ТД. Эти данные автоматически отражаются в электронном реестре и доступны работнику через портал Госуслуг.
Однако, если работник ранее вел бумажную трудовую и не отказался от нее, работодатель обязан продолжать вносить записи в нее на общих основаниях.
Ошибки при заполнении: как избежать?
Некорректное заполнение трудовой книжки может привести к проблемам при подтверждении стажа для пенсии, больничных или пособий. Основные ошибки:
- внесение записей о работе по ГПД;
- отсутствие ссылки на приказ;
- неверная формулировка должности или основания увольнения;
- внесение записей карандашом или с исправлениями без надлежащего оформления.
Все записи должны быть сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений, с указанием дат в формате «число, месяц, год».
Как подтвердить стаж, если трудовая утеряна?
В случае утраты или порчи трудовой книжки, стаж можно подтвердить:
- копиями приказов о приеме и увольнении;
- справками от работодателей;
- выписками из лицевого счета в Социальном фонде;
- сведениями из электронной трудовой книжки.
Периоды работы, подтвержденные этими документами, учитываются при расчете пенсии и социальных выплат.
Внесение записи в трудовую книжку – обязанность работодателя при заключении трудового договора, независимо от его срока. Важно помнить, что записи вносятся только на основании трудовых, а не гражданско-правовых отношений. В условиях перехода на электронный формат учета, работодатели должны внимательно отслеживать формат трудовой книжки каждого сотрудника и соблюдать актуальные требования законодательства.
Правильное ведение трудовой книжки – это гарантия защиты прав работника и минимизация рисков для работодателя.