Вопрос о том, следует ли вносить сведения о работе, заключённой по различным типам договоров, в трудовую книжку, часто вызывает сомнения у работодателей и кадровых специалистов. Ниже приведён разбор всех ключевых моментов, которые помогут понять, когда запись обязательна, а когда – нет.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, квалификацию и достижения. В соответствии с статьей 66 Трудового кодекса РФ, запись в трудовую книжку обязана производиться работодателем по факту заключения трудового договора, а также при его прекращении, переводе, повышении квалификации и т.п.

Основные типы договоров и их статус в ТК РФ

• Трудовой договор (срочный или бессрочный) – основной тип, который обязательно фиксируется в трудовой книжке.
• Гражданско‑правовой договор (ГПХ) – не считается трудовым, поэтому запись в трудовую книжку не требуется.
• Договор оказания услуг – может быть признан трудовым, если в нём присутствуют признаки трудовых отношений (управление, надзор, субординация).
• Договор о совместительстве – в случае, если работник имеет основное место работы, запись ведётся в основной трудовой книжке.
• Договор с мобилизованным работником – в отношении записи в трудовую книжку существует разногласие среди экспертов.

Когда запись в трудовую книжку обязательна?

Обязательность записи определяется следующим образом:

1. При заключении трудового договора – в разделе «Сведения о работе» фиксируется дата приема, должность, место работы и т.д. Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа.
2. При прекращении трудового договора – запись об увольнении вносится в день увольнения. В разделе «Основания прекращения трудового договора» указывается причина (сокращение штата, истечение срока и т.д.).
3. При переводе работника на другое место работы – в разделе «Перевод» фиксируется дата и новое место.
4. При повышении квалификации, награждениях, премиях – в разделе «Награждения и премии» фиксируются соответствующие сведения.

Когда запись не требуется?

• Гражданско‑правовой договор (ГПХ) – в трудовой книжке не вносится. Если работник хочет, чтобы сведения о работе были зафиксированы, он может самостоятельно добавить запись, но это не является обязательным.
• Договор оказания услуг, признанный не трудовым – аналогично ГПХ.
• Сотрудник, работающий по совместительству – запись ведётся только в основной трудовой книжке, если работник имеет основное место работы. Если основной работы нет, запись может быть не обязательной.
• Мобилизованный работник – среди специалистов нет единого мнения. Некоторые считают, что запись не нужна, а другие – что она обязательна. В большинстве случаев запись в трудовую книжку не вносится, но при желании работника может быть сделана.
• Работодатель, не зарегистрированный как ИП – физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя не имеет права заводить трудовые книжки и вносить записи в уже имеющиеся.

Особенности записи при срочном трудовом договоре

Срочный трудовой договор считается трудовым, и запись в трудовую книжку производится по общим правилам. Важно, чтобы в записи указаны:

• Дата начала и окончания договора;
• Должность и место работы;
• Основание заключения договора (например, выполнение конкретного проекта).

При истечении срока договора запись об увольнении вносится в день увольнения.

Как правильно оформить запись в трудовую книжку?

Ниже приведён пример типичной записи о приёме на работу по срочному трудовому договору:

Приём на работу
 г. – г.
 Должность: Инженер по проектированию
 Место работы: ООО «ТехноПроект»
 Основание: Срочный трудовой договор № 12/2026

Аналогично оформляется запись об увольнении:

Увольнение
 г.
 Основание: Истечение срока срочного трудового договора

Что делать, если запись пропущена?

Если запись о приёме или увольнении была пропущена, её можно исправить в течение 5 рабочих дней с момента обнаружения ошибки. Для этого необходимо:

1. Составить приказ о внесении исправления;
2. Внести исправление в трудовую книжку и подписать его;
3. Сохранить копию исправления для кадрового учёта.

• Трудовой договор (срочный или бессрочный) – запись обязательна.
• ГПХ и договоры оказания услуг, которые не признаны трудовыми – запись не обязательна.
• Мобилизованный работник – запись по решению работника, но обычно не требуется.
• Физическое лицо без статуса ИП – не может вести трудовые книжки.
• Запись о приостановлении действия трудового договора и его возобновлении не предусмотрена.
• При любом изменении трудового статуса (перевод, повышение квалификации, увольнение) запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней;

Таким образом, ключевым моментом является определение статуса договора. Если договор считается трудовым, запись в трудовую книжку обязательна. Если же договор – гражданско‑правовой, запись не требуется, но может быть сделана по желанию работника. В любом случае, правильное ведение трудовой книжки обеспечивает законность трудовых отношений и защиту прав работника.