Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. При прекращении трудового договора (по инициативе работника или работодателя) возникает вопрос: кому и в какие сроки следует передать трудовую книжку. В статье рассмотрим нормативную базу, варианты передачи и практические рекомендации.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ):

• Статья 66.1 – работодатель обязан в последний день работы выдать работнику трудовую книжку с внесённой записью об увольнении.
• Статья 84.1 (часть 5) – запись об основании и причине прекращения трудового договора должна соответствовать формулировкам ТК РФ.
• Статья 80 – порядок расторжения договора по инициативе работника (по собственному желанию).

Эти нормы одинаково применимы к бумажной и электронной версии трудовой книжки.

Кому можно (и нужно) отдать трудовую книжку

Самому работнику (основной получатель)

В большинстве случаев трудовая книжка передаётся непосредственно работнику. Это обязательный вариант, предусмотренный ст. 66.1 ТК РФ.

Новому работодателю

Работник может передать трудовую книжку новому работодателю в момент оформления на новую работу. При этом:

1. Запись об увольнении в предыдущей организации уже внесена.
2. Новый работодатель вносит запись о приёме на работу в следующей строке.
3. Если работник не желает передавать книжку, он может предоставить копию записей (см. п. 2.4).

Государственным органам

Трудовую книжку могут получить:

• Органом Пенсионного фонда РФ – при оформлении пенсии (для подтверждения страхового стажа).
• Трудовой инспекции – в случае проверки или судебного разбирательства.
• Военкомату – если требуется подтверждение трудового стажа для воинской службы.

Копия трудовой книжки

Если работник не желает отдавать оригинал (например, сохраняет его в качестве личного архива), он может предоставить:

• Копию записей, заверенную работодателем (подпись + печать).
• Электронную копию из Электронной трудовой книжки (ЭТК), если она используется.

Копия признаётся в большинстве случаев, однако оригинал остаётся главным документом.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

При наличии ЭТК процесс передачи выглядит иначе:

1. Работодатель вносит запись в электронный реестр.
2. Работнику предоставляется доступ к своему профилю в системе Госуслуги или Личный кабинет Фонда труда.
3. При необходимости работник может предоставить работодателю или государственному органу скриншот или PDF‑отчёт из системы.

Работодатель не может «отказать» в выдаче доступа к ЭТК, но обязан своевременно оформить запись об увольнении.

Кому нельзя отдавать трудовую книжку

• Третьим лицам, не имеющим законных оснований (например, соседям, друзьям).
• Коллективным организациям без согласия работника.
• Неправительственным организациям, если они не участвуют в проверке или оформлении пенсии.

Передача трудовой книжки лицам, не имеющим правового основания, может привести к утрате документа и осложнить подтверждение стажа.

Пошаговый алгоритм передачи трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка к увольнению

Работник подаёт заявление об увольнении (по собственному желанию или по инициативе работодателя). Работодатель готовит приказ об увольнении.

Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в соответствии с формулировками ТК РФ. Пример записи:

Дата увольнения: 
Причина увольнения: Уволен по собственному желанию, пункт 2 статьи 81 ТК РФ
Дата и номер приказа: № 123

Шаг 3. Подписание и печать

Запись заверяется подписью ответственного лица (начальника отдела кадров) и печатью организации.

Шаг 4. Выдача оригинала работнику

В последний рабочий день работодатель обязан вручить трудовую книжку работнику. При передаче оформляется акт приёма‑передачи (необязательно, но рекомендуется).

Шаг 5. При необходимости – передача копии/ЭТК

Если работник переходит к новому работодателю, он может:

• Передать оригинал.
• Предоставить заверенную копию.
• Открыть доступ к ЭТК.

Шаг 6. Сдача формы ЕФС‑1 (для электронных книжек)

Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (раздел 1.1) в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Практические рекомендации

• Проверяйте запись сразу после её внесения – ошибки в датах и формулировках могут потребовать исправления.
• Сохраняйте копию приказа об увольнении и акт выдачи трудовой книжки – они могут понадобиться при спорах.
• Если вы используете ЭТК, убедитесь, что ваш профиль в системе актуален и доступен.
• При передаче оригинала новому работодателю попросите подписать квитанцию о получении книжки.
• В случае утери оригинала работник может запросить дубликат в отделе кадров прежнего работодателя (при наличии подтверждающих документов).

Часто задаваемые вопросы

Кому можно отдать трудовую книжку, если я увольняюсь и планирую открыть ИП?

В этом случае вы сохраняете оригинал у себя. При необходимости в ИП можно предоставить копию записей, заверенную работодателем, либо использовать электронную версию.

Можно ли отдать трудовую книжку в пенсионный фонд?

Только в случае оформления пенсии. Обычно пенсионный фонд запрашивает выписку из трудовой книжки, а не сам оригинал. Оригинал остаётся у работника.

Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, отказ является нарушением закона. Вы можете:

1. Обратиться к руководителю организации.
2. Подать жалобу в Трудовую инспекцию.
3. В крайнем случае – обратиться в суд с иском о принудительном выдаче книги.

Трудовая книжка – важный документ, который в большинстве случаев должен быть передан непосредственно работнику. При этом возможна передача оригинала новому работодателю, государственным органам (пенсионный фонд, трудовая инспекция) или предоставление заверенной копии. Электронная трудовая книжка упрощает процесс, но также требует своевременного внесения записей и предоставления доступа работнику.

Соблюдение законодательных требований и правильное оформление всех документов поможет избежать трудовых споров и гарантировать сохранность вашего трудового стажа.

Дата публикации: