Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Любая неточность или ошибка в формулировках может привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа. Именно поэтому кадровикам и работодателям так важно использовать корректные формулировки для трудовой книжки, актуальные на 2026 год и соответствующие Приказу Минтруда РФ.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме, увольнении и других событиях, и приведем готовые образцы формулировок.

Общие правила внесения записей

Независимо от того, какую запись вы делаете, следует соблюдать ряд базовых принципов:

• Все даты вносятся арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, ).
• Записи производятся без сокращений (нельзя писать «пр.», «расп.», «пер.», «ТК РФ» вместо полного названия).
• Глаголы в записях должны согласовываться с полом работника. Если трудовая книжка принадлежит женщине, пишется «принята», «назначена», «уволена». Если мужчине — «принят», «назначен», «уволен».
• Недопустимо использовать формулировку «зачислен на должность» — это грубая ошибка. Правильно: «принят» или «назначен».

Формулировки при приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе». В ней обязательно должна содержаться информация о том, куда и на какую должность принят сотрудник.

Примеры формулировок о приеме:

• Принят в отдел продаж на должность менеджера.
• Принят на работу по совместительству на должность дизайнера.
• Назначен на должность директора.
• Принят на работу на 0,5 ставки на должность кладовщика.
• Принят в порядке перевода из ООО «Ромашка» на должность инженера.

Формулировки при увольнении: как не ошибиться

Именно при увольнении кадровики допускают больше всего ошибок. Чаще всего проблемы возникают с выбором начального глагола и правильной ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

С чего начать запись об увольнении?

Согласно актуальным правилам 2026 года, запись об увольнении может начинаться с одного из трех слов:

1. Уволен (наиболее частый вариант, например: Уволен по собственному желанию…)
2. Трудовой договор расторгнут (например: Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя…)
3. Трудовой договор прекращен (например: Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока…)

Выбор слова зависит от основания, однако на практике чаще всего используется слово «Уволен».

Самое важное: правильная ссылка на ТК РФ

Лидером среди ошибок является увольнение по собственному желанию. Многие по привычке пишут «статья 80 ТК РФ», что является нарушением. В трудовой книжке всегда нужно ссылаться на пункт, часть и статью статьи 77 ТК РФ.

Образцы формулировок при увольнении:

• По собственному желанию: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• По соглашению сторон: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• В связи с истечением срока трудового договора: Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• По инициативе работодателя (сокращение): Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Другие важные формулировки

Помимо приема и увольнения, в трудовую книжку вноутся и другие сведения.

Перевод на другую работу

Формулировка должна точно отражать суть перевода:

• Переведен в бухгалтерию на должность главного бухгалтера.
• Переведен на должность старшего инженера без изменения структурного подразделения.

Изменение фамилии

На титульном листе трудовой книжки старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая пишется рядом. Внутри обложки (или на первой странице) обязательно делается ссылка на документ-основание:

• Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о браке серии I-АБ номер 123456, выданного ЗАГСом г. Москвы .

Запись об образовании

На титульном листе указывается уровень образования (например, «Высшее», «Среднее профессиональное»). Если сотрудник получил новое образование в период работы, старая запись зачеркивается и вносится новая. В строке «Профессия, специальность» указывается направление:

• Высшее — бакалавриат, направление «Экономика»

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

В связи с массовым переходом на ЭТК важно помнить: если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан внести в бумажную бланк соответствующую запись.

Пример записи:

• Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

После этого бумажная трудовая книжка выдается на руки работнику, и работодатель освобождается от ответственности за ее дальнейшее ведение.

Формулировка для трудовой книжки требует максимальной точности и полного соответствия Трудовому кодексу РФ. Использование правильных глаголов, полных названий документов и корректных ссылок на пункты и статьи закона — залог того, что у работника не возникнет проблем с подтверждением своего стажа, а работодатель избежит штрафов от трудовой инспекции. Всегда сверяйтесь с актуальными образцами и инструкциями Минтруда!