С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), но это не означает, что бумажные трудовые книжки утратили свою значимость․ Многие работники до сих пор имеют бумажные документы, и важно чётко понимать: кто хранит трудовую книжку, когда и зачем она передаётся работодателю․
Почему трудовая книжка передаётся работодателю?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Она ведётся и хранится исключительно работодателем — то есть организацией, с которой заключён трудовой договор․
Это значит:
- При трудоустройстве работник предоставляет трудовую книжку работодателю для внесения записи о приёме на работу․
- Работодатель обязан хранить трудовую книжку на весь период работы сотрудника․
- При увольнении работодатель выдаёт трудовую книжку обратно сотруднику с последней записью об увольнении․
Кто имеет право хранить трудовую книжку?
Только работодатель, с которым у сотрудника действует трудовой договор․ Ни работники, ни третьи лица (включая бывших работодателей) не имеют права хранить трудовую книжку․
Исключение — только случаи, когда:
- Работник уволился и не забрал трудовую книжку в течение 3 дней — тогда работодатель обязан уведомить его о необходимости получения документа (ст․ 84․1 ТК РФ)․
- Работник уволился, но не явился за трудовой книжкой — работодатель отправляет уведомление заказным письмом; Если работник не забирает книжку в течение 3 месяцев, документ передаётся на хранение в архив организации․
Что происходит с трудовой книжкой при смене работы?
При увольнении работник получает трудовую книжку в день увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․ При устройстве на новое место работы он снова передаёт её новому работодателю․
Важно: никогда не передавайте трудовую книжку «на руки» третьим лицам — например, агентам по подбору персонала, кадровым агентствам или «посредникам»․ Это нарушение закона и повышает риск потери или подделки документа․
Пример из практики:
Иван уволился с работы в ООО «Свет» 15 марта 2026 года․ В этот же день ему выдали трудовую книжку с записью об увольнении․ 18 марта он устроился в ООО «Заря»․ В день приёма на работу (18 марта) он передал трудовую книжку кадровику «Зари»․ Кадровик внес запись о новом месте работы, и с этого момента трудовая книжка снова находится на хранении у нового работодателя, до следующего увольнения․
Что делать, если работодатель отказывается принимать трудовую книжку?
Такая ситуация — нарушение закона․ Если новый работодатель отказывается принять трудовую книжку, вы можете:
- Потребовать письменный отказ с указанием причины․
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой․
- Подать иск в суд — суды в России однозначно встают на сторону работника (см․ Постановление Верховного Суда РФ от )․
Верховный Суд РФ в своём разъяснении от декабря 2025 года подтвердил: отказ в приёме на работу из-за нежелания принять трудовую книжку является незаконным и влечёт взыскание с работодателя не только заработка за время вынужденного прогула, но и морального вреда․
Электронная трудовая книжка: что изменилось в 2026 году?
С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки не отменены, но:
- Все новые работники (начиная с 2020 года) могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку․
- С 2026 года все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа только в электронном виде — даже если сотрудник имеет бумажную книжку, информация о нём автоматически передаётся в Пенсионный фонд РФ (ПФР)․
- Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде России и доступна через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
Если вы выбрали электронную трудовую книжку — бумажную не нужно передавать работодателю․ Однако работодатель всё равно обязан вести учёт в Единой информационной системе (ЕИС) и передавать данные в ПФР․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан:
- Выдать вам дубликат трудовой книжки на основании документов (справки с предыдущих мест работы, трудовых договоров, приказов, выписок из лицевых счётов)․
- Восстановить запись о трудовом стаже на основании архивных данных․
Срок выдачи дубликата, не более 15 рабочих дней с момента подачи заявления․
Важные советы для работников
- Никогда не передавайте трудовую книжку «на время» — даже если вас просят «на пару дней» для оформления кредита или визы․ Это рискованно․
- При получении трудовой книжки всегда проверяйте: есть ли запись о приёме, увольнении, повышении, наградах, и правильно ли указаны даты․
- Если вы работаете по совместительству — трудовая книжка хранится только у основного работодателя․
- Если вы уволились и не забрали книжку — требуйте её в письменной форме․ Работодатель обязан выдать её в течение 3 дней после вашего запроса․
Трудовая книжка — это не просто бумажка․ Это ваша история трудовой жизни, от которой зависит размер пенсии, возможность получения льгот и даже трудоустройство в будущем․ Она всегда должна находиться у работодателя, с которым вы заключили трудовой договор․ Передавать её нужно только при приёме на работу, и только в руки официального представителя организации (кадровика, бухгалтера)․
С 2026 года переход на электронные трудовые книжки упрощает учёт, но не отменяет ответственности работодателя․ Если вы столкнулись с нарушением, не молчите․ Знайте свои права, требуйте соблюдения закона и защищайте свой трудовой стаж․
Помните: ваша трудовая книжка, ваша история․ Храните её в безопасности, и пусть работодатель несёт за неё ответственность, как того требует закон․