Термин «утверждена» применительно к трудовой книжке используется не совсем корректно с юридической точки зрения. Правильнее говорить о выдаче, оформлении и заверении этого документа. Процесс регулируется Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения трудовых книжек. Кто именно выполняет эти действия, зависит от типа книжки (бумажной или электронной) и даты приема на работу.
Ключевой принцип: Работодатель — главный субъект
Согласно законодательству РФ, обязанность по оформлению, ведению и хранению трудовых книжек лежит на работодателе (организации или индивидуальном предпринимателе). Именно он несет ответственность за достоверность и правильность записей.
Для бумажной трудовой книжки (для работников, принятых до 1 января 2021 года)
Для сотрудников, уже имеющих бумажную книжку на 1 января 2021 года или принятых на работу до этой даты, сохраняется классический порядок:
- Кто выдает книжку при приеме на работу? Работодатель. Если у работника уже есть своя бумажная книжка, он обязан предъявить ее новому работодателю (за исключением случаев первого трудоустройства или совместительства, см. ниже).
- Кто делает записи? Записи о приеме, переводах и увольнении вносятся работодателем (или уполномоченным им лицом) на основании соответствующих приказов и документов.
- Кто заверяет записи? Каждая запись в бумажной книжке обязательно заверяется:
- Подписью работодателя (руководителя организации или ИП) или
- Подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек на данном предприятии (например, начальника отдела кадров, специалиста по кадрам), которое должно быть назначено приказом работодателя.
- Кем ставится печать? Записи также заверяются печатью работодателя (или его представителя, если печать находится у ответственного за кадры).
- Кто хранит книжку? В период работы сотрудника бумажная трудовая книжка хранится у работодателя (в кадровом отделе). Работнику она выдается только при увольнении.
Для электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года для граждан, устраивающихся на работу впервые, ведется только электронная трудовая книжка. Для остальных работников с 2021 года возможен вариант бумажной, электронной или обеих одновременно (если работник не отказался от бумажного носителя).
- Кто «выдает» ЭТК? Электронная трудовая книжка не является физическим документом. Она формируется в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). Фактически «выдачей» считается информация от работодателя в СФР.
- Кто вносит сведения? Работодатель обязан в установленные законом сроки (не позднее следующего рабочего дня после издания акта) передать в СФР сведения о каждом работнике:
- о приеме на работу,
- об увольнении,
- о переводах,
- об иных сведениях, предусмотренных ТК РФ (награждения и т.д.).
- Кто их «утверждает»? Сведения вносятся на основании внутренних документов работодателя (приказов). Их достоверность и своевременность подтверждается подписью руководителя или иного уполномоченного лица работодателя при передаче данных в СФР (в рамках электронного документооборота).
- Кто хранит «книжку»? Электронная трудовая книжка хранится в информационной системе СФР. Работник может в любой момент получить выписку из нее (электронную или бумажную) через личный кабинет на сайте Госуслуг или ПФР, через своего работодателя или в отделении ПФР.
Важные исключения и нюансы
- Первое трудоустройство после : Гражданин, устраивающийся на работу впервые, не имеет и не может иметь бумажную трудовую книжку. У него сразу формируется только ЭТК в СФР. Работодатель не выдает ему бумажный документ.
- Работа по совместительству: При заключении трудового договора на условиях совместительства работник не обязан предъявлять трудовую книжку (ни бумажную, ни сведения об ЭТК). Запись о таком приеме вносится в ту книжку (бумажную или электронную), которая уже ведется по основному месту работы.
- Отказ от бумажной книжки: Работник, имеющий на 1 января 2021 года бумажную книжку, может подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (т.е. об отказе от бумажного носителя). В этом случае работодатель:
- Выдает работнику на руки имеющуюся бумажную книжку с последней записью.
- Освобождается от обязанности по ее дальнейшему ведению и хранению.
- Дальнейшие сведения передает только в СФР для ведения ЭТК.
- Дублирование: На период перехода у работника может одновременно существовать и бумажная, и электронная книжка. Сведения должны быть идентичными. Работодатель обязан обеспечивать их синхронизацию.
Краткий итог: кто что делает?
| Действие | Бумажная трудовая книжка (до ) | Электронная трудовая книжка (с и далее) |
|---|---|---|
| Выдает при приеме | Работодатель (если у работника ее нет, оформляет новую) | Не выдается. Сведения передаются в СФР. |
| Вносит записи | Работодатель / ответственное лицо | Работодатель передает данные в СФР |
| Заверяет записи | Подпись работодателя или ответственного лица + печать | Электронная подпись работодателя при передаче данных в СФР |
| Хранит | У работодателя (в кадровом архиве) | В информационной системе СФР |
| Выдает при увольнении | Обязательно выдает с внесенной записью об увольнении | Не выдает физический документ. Работник может получить выписку из ЭТК. |
Ответ на главный вопрос
Таким образом, утверждает (оформляет и заверяет) трудовую книжку работодатель через своего руководителя или назначенное ответственное лицо. В случае с электронной книжкой «утверждением» можно считать акт передачи достоверных сведений в Пенсионный фонд России (СФР), который является официальным хранителем этих данных.
Важно: Все записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) должны быть точными, соответствовать законодательству и основываться на документальных основаниях (приказы о приеме, переводе, увольнении и др.). Работник имеет право требовать внесения корректных записей и получать выписки из своей электронной трудовой книжки.
Источники: Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1), Постановление Правительства РФ от № 610 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек», информация Пенсионного фонда РФ (СФР).