Вопрос о том, кто и в какой момент должен обеспечить сотрудника трудовой книжкой, часто вызывает споры как у работников, так и у работодателей. Ниже разберём правовые нормы, практические рекомендации и особенности оформления трудовой книжки в 2026 году.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданы: местах работы, сроках, должностях, а также сведениях о трудовом стаже. Она используется для расчёта пенсии, подтверждения трудового опыта и иных целей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и другими федеральными законами.
Виды трудовой книжки
- Бумажная — традиционный вариант, хранящийся в виде физического документа.
- Электронная — вводится в 2024‑2025 годах в рамках цифровой трансформации труда; оформляется в личном кабинете на портале mywork.ru.
Кто обязан оформить трудовую книжку?
Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с даты начала работы, если она не была передана ранее. При этом:
- Оформление осуществляется безвозмездно для работника.
- Работодатель может использовать как бумажный, так и электронный вариант.
- Если работник уже имеет трудовую книжку, её нужно просто продублировать в новой организации.
Обязанность работодателя «покупать» трудовую книжку
Термин «покупать» в законодательстве не используется. Вместо этого говорится о обеспечении (выдаче) работнику трудовой книжки. Это значит, что работодатель:
- Заказывает (при необходимости) печатную форму у лицензированных поставщиков.
- Обеспечивает электронный доступ к книжке через корпоративный портал.
- Вносит необходимые сведения в систему учёта труда.
Когда требуется «новое» оформление?
Согласно новому пункту п. 3 ст. 65 ТК РФ (введён в 2025 году), работодатель обязан до 30 июня уведомить сотрудников о возможности выбора бумажной или электронной формы трудовой книжки, а также сообщить об изменениях в порядке её оформления. Это требование вступило в силу с 1 июля 2025 года.
Что делать, если работодатель не выдаёт трудовую книжку?
Если в течение установленного срока (три рабочих дня) работник не получил книжку, он имеет право:
- Подать запрос в отдел кадров/HR.
- Обратиться в Гражданин обратился в суд с иском к бывшему работодателю о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки — пример из практики судов.
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда.
Как правильно оформить трудовую книжку?
Оформление включает несколько обязательных полей:
- Ф.И.О. работника.
- Дата рождения.
- Паспортные данные.
- Сведения о месте и дате заключения трудового договора.
- Данные о предыдущих местах работы (если они есть).
- Сведения о полученных должностях, сроках работы и причинах увольнения.
- Отметки о профсоюзном членстве (при наличии).
Пример заполнения (бумажный вариант)
------------------------------------------------- | Трудовая книжка № 12345 | | Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович | | Дата рождения: | | Паспорт: 45 12 345678 90 | | Место работы: ООО «Пример» | | Должность: Менеджер по продажам | | Срок работы: – по настоящее время | | Примечание: Выдано | -------------------------------------------------
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки?, Нет. Отказ противоречит ТК РФ.
- Нужна ли подпись работодателя в книжке? — Да, подпись обязательна в полях «Подпись руководителя» и «Подпись работника».
- Как хранить электронную трудовую книжку?, Доступ к ней защищён паролем, хранится в личном кабинете на официальном портале.
- Что делать, если в книжке допущена ошибка? — Ошибку необходимо исправить в течение 5 рабочих дней, о чём делается соответствующая записка в журнале.
Работодатель не обязан «покупать» трудовую книжку в смысле приобретения её в магазине, а обязан обеспечить работнику её выдачу в установленный срок и в требуемом виде (бумажный или электронный). Нарушение этого требования может привести к административной ответственности и гражданским искам.
Для получения более подробной информации рекомендуется обратиться к официальным ресурсам:
- Официальный портал Министерства труда и социальной защиты РФ
- Электронный сервис оформления трудовой книжки
- Консультация с юристом по трудовому праву.
Дата публикации: 15:38:50 ()