Одним из самых важных вопросов‚ возникающих у работников и работодателей‚ является: за счет кого приобретается трудовая книжка? Ответ на этот вопрос напрямую связан с законодательством Российской Федерации‚ в частности с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и последними изменениями‚ вступившими в силу с 2020 года и актуальными на 2026 год.

Кто обязан обеспечить сотрудника трудовой книжкой?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка является документом‚ который выдается работнику работодателем. Это означает‚ что:

• Работодатель обязан бесплатно предоставить трудовую книжку сотруднику‚ который принимается на работу впервые (если у него ранее не было трудовой книжки).
• Затраты на приобретение трудовой книжки ложатся исключительно на работодателя — ни в коем случае не на сотрудника.
• Сотрудник не должен оплачивать ни стоимость самой книжки‚ ни ее оформление‚ ни внесение записей.

Формы трудовой книжки: бумажная и электронная

С 1 января 2020 года в России введена возможность ведения трудовой книжки в электронной форме. На 2026 год действует следующая система:

Бумажная трудовая книжка

• Выдается работнику при первом трудоустройстве‚ если он не оформил электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Приобретается работодателем за счет собственных средств (из расходов на ведение кадрового учета).
• Форма строго регламентирована Правительством РФ (утверждена Постановлением Правительства РФ от № 622).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• С 2026 года все новые сотрудники‚ принятые на работу впервые‚ получают только электронную трудовую книжку — бумажная форма им не выдается‚ если они не подали заявление об обратном.
• ЭТК хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР).
• Сведения в ЭТК вносятся работодателем в форме электронного документа (форма ЕФС-1) — это также бесплатно для работника.
• Работодатель не покупает «электронную книжку» — он лишь передает данные в СФР через специализированные каналы связи (например‚ через ЭДО или портал Госуслуг).

Кто оплачивает расходы на трудовую книжку?

Однозначный ответ: работодатель.

Это закреплено в нескольких нормативных актах:

1. Статья 66 ТК РФ — трудовая книжка выдается работнику работодателем.
2. Статья 22 ТК РФ — работодатель обязан создавать условия для выполнения трудовых функций‚ включая предоставление необходимых документов.
3. Письмо Роструда от № ПГ/11588-6-1 — подтверждает‚ что расходы на приобретение бумажных трудовых книжек и их ведение относятся на затраты работодателя.
4. Федеральный закон № 439-ФЗ от — вводит электронную трудовую книжку и обязывает работодателей передавать сведения в СФР без дополнительной оплаты со стороны работника.

Таким образом‚ даже если работодатель использует бумажные бланки‚ он должен приобретать их за свой счет — никаких платежей от сотрудника не допускается. Попытка взыскать стоимость книжки с работника является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что делать‚ если работодатель требует оплатить трудовую книжку?

Если вам при трудоустройстве предлагают:

• Купить трудовую книжку самостоятельно‚
• Внести денежную сумму за ее оформление‚
• Списать стоимость с зарплаты‚

это незаконно. В таких случаях рекомендуется:

1. Попросить письменное объяснение от работодателя (в виде служебной записки или письма).
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) с жалобой.
3. Подать заявление в прокуратуру или суд — взыскать неустойку и компенсацию морального вреда.

Работник имеет право на защиту своих трудовых прав без оплаты, это гарантируется Конституцией РФ и ТК РФ.

Электронная трудовая книжка: кто платит за хранение?

Важно понимать: хранение данных в СФР — бесплатное для работника. Ни за регистрацию‚ ни за доступ к личному кабинету на портале Госуслуг‚ ни за получение выписки из ЭТК — никаких платежей не предусмотрено.

Работодатель также не платит за хранение — он лишь передает данные в рамках своих обязательств по кадровому учету. Все расходы на техническую инфраструктуру (системы ЭДО‚ подключение к СФР) — это внутренние издержки компании.

• Трудовая книжка (бумажная или электронная) приобретается и выдается работнику исключительно за счет работодателя.
• Сотрудник не должен ничего платить за получение‚ оформление или ведение трудовой книжки.
• С 2026 года новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку‚ если не подали заявление об обратном.
• Все сведения в ЭТК передаются работодателем в СФР бесплатно и в установленные сроки.
• Любые требования оплатить трудовую книжку — нарушение закона и повод для обращения в Роструд.

Помните: трудовая книжка — это не просто документ‚ а история вашей профессиональной жизни; Ее надежность‚ сохранность и бесплатность, гарантии государства и работодателя. Не позволяйте нарушать ваши трудовые права!

Если вы сомневаетесь в правомерности действий работодателя — всегда обращайтесь за консультацией в Роструд или к юристу по трудовому праву. Ваше время‚ труд и права — бесценны.