Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Ведение, хранение и выдача этого документа строго регламентированы трудовым законодательством․ Ошибки в оформлении трудовой книжки могут привести к серьезным последствиям как для работника, так и для работодателя․ Поэтому крайне важно понимать, кто именно имеет право выдавать трудовую книжку на различных этапах трудовых отношений․
Правовые основы
Основными нормативными актами, регулирующими данный вопрос, являются:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Поступлением Минтруда РФ № 69)․
Выдача трудовой книжки при приеме на работу
Согласно российскому законодательству, работодатель обязан завести новую трудовую книжку или внести запись в уже существующую, если сотрудник проработал у него более 5 дней и эта работа является для него основной․
Кто имеет право заводить новую трудовую книжку?
Право выдавать (заводить) новую трудовую книжку имеет работодатель по основному месту работы; Если сотрудник устраивается на работу впервые, именно этот работодатель несет ответственность за оформление документа․
Кто имеет право подписывать ьный лист?
Заполнение ьного листа и выдача книжки сотруднику, это сфера ответственности конкретных должностных лиц на предприятии:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор и т․д․) — имеет безусловное право подписывать и выдавать документ․
- Уполномоченное должностное лицо — как правило, это специалист отдела кадров или бухгалтер, на которого приказом руководителя возложена обязанность по ведению трудовых книжек․
Важно: Если в организации нет отдельного специалиста по кадрам, руководитель приказом назначает ответственного за ведение трудовых книжек (часто это сам руководитель или главный бухгалтер)․
Выдача трудовой книжки при увольнении
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку․
Кто выдает документ при увольнении?
Аналогично ситуации с приемом на работу, право выдавать трудовую книжку при увольнении имеют:
- Работодатель (руководитель);
- Уполномоченное лицо (инспектор по кадрам, бухгалтер), назначенное приказом․
Особые случаи при увольнении
- Если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения или отказывается от получения книжки, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
- Выдача по доверенности: Если уволенный сотрудник не может забрать документ лично, он может оформить нотариальную доверенность на любое лицо․ Уполномоченное лицо работодателя имеет право выдать трудовую книжку представителю по доверенности․
Выдача дубликата трудовой книжки
В случае утери, порчи трудовой книжки или внесения в нее записи об увольнении, признанной впоследствии недействительной, выдается дубликат․
Право выдавать дубликат также принадлежит работодателю по последнему месту работы․ Даже если документ был утерян работником спустя годы после увольнения, именно последний работодатель обязан оформить дубликат на основании предоставленных работником документов (справок, выписок из архивов и т․д․)․
Кто НЕ имеет права выдавать трудовую книжку
Существует ряд лиц и ситуаций, когда выдача документа незаконна:
- Работодатель по совместительству: По основному месту работы в трудовую книжку вносятся сведения о работе по совместительству, но выдавать саму книжку работнику для этих целей работодатель по основному месту работы не должен (работник просто предоставляет справку с места совместительства)․
- Лица, не назначенные приказом: Любой другой сотрудник компании (например, секретарь, офис-менеджер, рядовой бухгалтер), не назначенный приказом руководителя, не имеет права вносить записи и выдавать трудовую книжку․
- Физическое лицо, не являющееся ИП: Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не имеют права вести и выдавать трудовые книжки․ В этом случае стаж подтверждается трудовым договором․
Ответственность за нарушение правил
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении или незаконный отказ в ее выдаче влечет за собой серьезную ответственность для работодателя:
- Материальная ответственность: Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст․ 234 ТК РФ)․
- Административная ответственность: Нарушение трудового законодательства грозит штрафом по ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ (для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей)․
Право выдавать трудовую книжку — это прерогатива работодателя, которая делегируется конкретным должностным лицам․ Строгое соблюдение процедуры выдачи, правильное оформление записей и назначение ответственных лиц приказом по организации, залог того, что права работника будут защищены, а работодатель избежит штрафов и судебных исков․