Трудовая книжка (или трудовая книжка в электронном виде) – обязательный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Однако существуют случаи, когда она не выдается или выдается с особыми условиями. В статье рассмотрены:
- кто не получает трудовую книжку;
- какие нормы ТК РФ регулируют этот вопрос;
- какие действия предпринимают работник и работодатель;
- как оформить электронную форму;
- какие риски возникнут при нарушении процедуры.
Кто может не получить трудовую книжку?
Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день окончания трудового договора. Однако выдача может быть отложена или не произведена в следующих ситуациях:
- Отсутствие работника в день окончания договора – работник ушел в отпуск, находится в больнице или иначе недоступен.
- Отказ работника от получения книжки – он может не захотеть её брать, но тогда работодатель обязан оформить заявление о переходе на электронный вариант.
- Необходимость оформить новую книжку – если прежняя потеряна, повреждена или требуется замена.
- Переход на электронную форму – с 2021 г. для новых сотрудников вводятся электронные трудовые книжки.
Отказ от получения бумажной книжки
Работник, не предоставивший трудовую книжку при приёме на работу, не теряет права на её оформление. По мнению экспертов ГАРАНТ.РУ, в такой ситуации работодатель обязан оформить новую книжку или вести сведения в электронном виде.
Как оформить трудовую книжку, если её не выдали?
Если по какой‑либо причине книжка не была передана, работник имеет право:
- подать письменное заявление о выдаче книжки;
- требовать выдачи заверенной копии (если полная книжка недоступна);
- попросить оформить электронную трудовую книжку через ПФР.
Работодатель обязан удовлетворить запрос в течение трёх рабочих дней (п. VII, КонсультантПлюс). При несоблюдении срока он обязан возместить работнику заработную плату за время задержки (ст. 394 ТК РФ).
Электронная трудовая книжка: особенности и преимущества
С 2021 г. для новых сотрудников вводится электронная трудовая книжка. Её основные характеристики:
- Хранится в лицевом счёте Пенсионного фонда (ПФР).
- Формируется на основании данных, предоставляемых работодателем в форме СЗВ‑ТД.
- Для доступа к ней требуется ЭЦП (электронная подпись) работодателя.
- При увольнении выдаётся выписка из электронной книги – документ, подтверждающий период работы.
Если у работника нет ЭЦП, он может получить бумажный дубликат только в случае потери оригинала; иной бумажный дубликат оформить нельзя.
Что делать работодателю, если он не может выдать книжку?
В случае невозможности выдачи (отсутствие работника, его отказ и т.п.) работодатель обязан:
- Направить уведомление о необходимости явки за книжкой (ст. 66.1 ТК РФ).
- При отсутствии возможности выдачи в течение установленного срока – оформить электронную форму сведений о трудовой деятельности.
- При задержке выдачи по своей вине возместить работнику заработок за каждый день задержки (ст. 394 ТК РФ).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли работать без трудовой книжки?
Да. Отсутствие книжки не является препятствием для заключения трудового договора. Однако без неё невозможно подтвердить период работы, что может сказаться на расчёте пенсии и иных соцвыплатах.
Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?
С 2021 г. для новых сотрудников выдаются электронные книжки. Проверить их наличие можно:
- в запросе к работодателю;
- в личном кабинете ПФР (после входа через СМЭВ);
- в справке, выданной работодателем.
Что делать, если я потерял бумажную книжку?
Потерянную книжку заменить нельзя, но можно оформить заявление о выдаче заверенной копии или перейти на электронный вариант. Для этого необходимо обратится в отдел кадров с просьбой оформить новую запись в ПФР.
Трудовая книжка – обязательный документ, но её выдача может быть отложена или заменена на электронный аналог. Ключевые моменты:
- Работодатель обязан выдать книжку в день окончания договора, если сотрудник её запрашивает.
- Отсутствие или отказ от получения книжки не отменяет возможности её оформить позже.
- Электронная форма – современный способ ведения трудовой истории, требующий ЭЦП.
- При нарушении сроков выдачи работодатель обязан возместить заработок работнику.
Понимание правовых норм и правильных процедур помогает избежать конфликтов и гарантирует защиту интересов как работодателя, так и работника.